A área da saúde vem sofrendo mudanças significativas com a transformação digital. A tecnologia está presente em qualquer estabelecimento do setor, desde uma pequena clínica até os grandes hospitais de referência. A ideia é complementar e otimizar o trabalho das equipes. É neste contexto que surge a automação laboratorial.
Nos processos de análises clínicas, as ferramentas e soluções tecnológicas também cumprem o importante papel de trazer mais eficiência e qualidade para as atividades. Por isso, mostramos o que é automação laboratorial, a importância de sua implementação, as vantagens para os empreendimentos que a adotam, e os riscos de não implementá-la. Confira!
O que é automação laboratorial?
Automação laboratorial é a instalação de um sistema automático de serviço no laboratório. Ela foi introduzida neste empreendimento para buscar eficiência e viabilidade para o negócio. Atualmente, ela está presente em todas as fases dos processos no laboratório clínico (pré-analítica, analítica e pós-analítica), com o objetivo de ter demandas de trabalho com maior velocidade de resposta e poucas chances de erros.
Sua implementação deve considerar o posicionamento estratégico do laboratório e sua forma de atuação. Isso porque cada negócio tem uma demanda. Existem diversos modelos de processos automatizados que atendem a especificidades. Conforme o volume de processamento, exames, capacidade de investimento, e outros fatores, a automação laboratorial é definida.
Por que é importante implementá-la?
A implementação de um modelo de automação laboratorial traz muitos benefícios para o empreendimento e para o público em geral, pois confere maior segurança na assistência à saúde. E são essas vantagens que demonstram a importância de se implementar esse processo no laboratório.
Para entregar o resultado de exame para um paciente, o laboratório depende de procedimentos de trabalho, reagentes, equipamentos e outros suprimentos para entregar um serviço de qualidade. Por meio da automação laboratorial, que adequa o negócio às mudanças do mercado de saúde, é possível aperfeiçoar todo esse processo, de modo a garantir um resultado mais preciso em menor tempo possível.
Em outras palavras, a automação laboratorial trouxe evolução aos laboratórios clínicos, aumentou a produtividade das equipes, provocou diminuição do tempo de atendimento e dos cursos operacionais, além de ter permitido um ganho substancial na qualidade dos resultados. É a melhor forma de induzir objetividade, confiança e credibilidade para seu negócio.
Quais são as vantagens de implementar a automação laboratorial?
A importância da automação laboratorial já apresenta uma boa ideia das vantagens de sua implementação. Ela pode beneficiar o laboratório em diversos aspectos, como dados, integração de setores, processos e muito mais. Confira a seguir!
Melhor manejo de dados e informações
O primeiro ponto positivo que a automação laboratorial traz para seu negócio é melhorar o manejo de dados e informações. Isso porque o volume físico de dados diminui drasticamente, exigindo menos espaço de armazenamento. Com a computação em nuvem, as informações são armazenadas em servidores de responsabilidade do fornecedor. Muitos softwares de gestão laboratorial adotam essa tecnologia inclusive.
E isso traz outra vantagem: além da capacidade de armazenamento sob demanda, os profissionais têm mais facilidade de encontrar os arquivos que desejam, pois estão todos centralizados em um só lugar. Bastam alguns cliques para acessá-los.
Como consequência dessa organização, o gestor e os profissionais podem contar com a rastreabilidade dos exames. Em poucos comandos, eles são numerados, armazenados e encontrados para serem entregues. A velocidade e a qualidade do serviço são muito maiores.
Maior integração entre as áreas da empresa
Os setores técnicos do seu laboratório estão integrados? O analista tem contato direto com o estoquista, deixando-o ciente sobre recebimentos e agendamentos de serviço? A integração entre as áreas do laboratório também é uma grande vantagem de se implementar a automação laboratorial.
Ela é uma grande aliada da comunicação entre os colaboradores, contribuindo para que todos sejam mais produtivos, obtenham melhores resultados e prestem serviços de qualidade.
Facilidade na elaboração de relatórios, laudos e pareceres
A elaboração de documentos laboratoriais deve ser minuciosa e deve considerar os detalhes do processo, seja ele um processo administrativo ou um exame. As equipes demorariam bastante tempo para elaborar um relatório, laudos e pareceres se não fosse a automação laboratorial. E mais: estariam sujeitas a erros, próprios das falhas humanas.
Ao automatizar seu negócio, além de emitir documentos sem erros, a tarefa é realizada quase que imediatamente. Poucos minutos bastam para ter em mãos um relatório sobre o desempenho dos profissionais da recepção. Em dois cliques é possível obter pareceres automáticos de amostras e registros, mesmo que eles tenham mais conteúdos.
Tudo isso também interfere na qualidade da entrega ao consumidor final. Quanto mais rápido sai o resultado, mais satisfeito ele fica. Como tudo é automatizado, ele ainda terá a possibilidade de consultar seu exame pela plataforma do laboratório.
Processos otimizados
A automação laboratorial é a principal responsável pela otimização dos processos internos do seu negócio. É o fim dos registros manuais em processos de análises clínicas. E é o início de uma gestão à vista, que permite ao responsável investigar desvios e tendências de processo.
Para realizar registros manuais sem automação, é necessário ter um grande número de pessoas, muitos equipamentos e muito tempo. A demora no serviço de coleta de dados, processamento e entrega é inimigo da lucratividade e da satisfação do cliente. A mínima possibilidade de falhas humanas, que sempre acontecerão, pode ser um baque para a credibilidade do seu empreendimento.
Diante desse cenário, é preciso pensar em maneiras de eliminar os erros nos processos. E a automação laboratorial é um ótimo caminho para erradicá-los. Diminuir papéis, demandar menos profissionais para os fluxos de trabalho, melhorar a qualidade dos serviços e aumentar a demanda (já que seu serviço atrai clientes) são algumas facetas da automação. E isso ocasionará mais rentabilidade ao laboratório.
E quanto à gestão à vista? Como apontamos anteriormente, o bom manejo de dados e informações centraliza tudo que o gestor precisa em um mesmo local. Isso facilita para o gestor na hora de investigar desvios e tendências de processo. Alguns gargalos no fluxo de trabalho podem ser identificados com a automação. Bem como desvios, frutos de fraudes e processos tendenciosos realizados por pessoas.
A automatização é uma aliada do gestor na correção destas falhas.
Controle automático de planos de amostragem e registro de amostras
Entregar um resultado errado pode gerar um grande problema para o laboratório. Afinal, os exames laboratoriais embasam muitos diagnósticos e decisões médicas. Quando eles contêm erros, um paciente pode ser prejudicado severamente em sua saúde, o que pode levar à ação judicial e outras medidas.
Por isso, a automação laboratorial propicia outra vantagem, que é o controle automático de planos de amostragem e registro de amostras. Isso torna o controle confiável e diminui drasticamente as chances de erros. Suas equipes não precisam perder tempo procurando resultados de amostras ou temendo a entrega de resultados.
Além de garantir a qualidade dos serviços, garante a tranquilidade no ambiente de trabalho.
Gestão de estoque eficiente
Controlar o estoque gera economia para qualquer negócio. A gestão de estoques organiza todos os recursos materiais de um negócio. Com práticas eficientes na rotina empresarial, é possível ver uma notável melhora na saúde financeira. Dentre essas práticas, estão:
- Padronizar o estoque e mantê-lo atualizado;
- Realizar inventários periodicamente;
- Monitorar entradas e saídas;
- Utilizar a tecnologia.
Perceba que a automação laboratorial entra em uma das práticas para uma gestão de estoque eficiente. As ferramentas tecnológicas podem substituir as antigas planilhas na hora de fazer o controle, o que evita falhas próprias do controle manual. Sem a automação, a busca por informações é lenta e nem sempre é efetiva. Erros de preenchimento de valores ou quantidades causam enorme transtorno e perdas financeiras consideráveis.
Ao adotar ferramentas, é possível realizar uma pesquisa detalhada de cada insumo do estoque, a quantidade de cada material e seu grupo, além da programação de compras (mesmo considerando a sazonalidade).
O resultado é satisfatório: economia de recursos financeiros a partir de estratégias mais eficazes.
Adequação do laboratório às normas do setor
O laboratório de análises clínicas está sujeito a muitas normas próprias do setor de saúde, como NBR ISO/IEC 17025, ANVISA, EPA, GLPs e outros. Sem a automação laboratorial, o gestor corre um grande risco em suas atividades, inclusive de multas que podem inviabilizar o negócio. Isso porque é muito complicado acompanhar as novidades legislativas de modo próximo. No entanto, as ferramentas tecnológicas aplicáveis ao setor são atualizadas frequentemente, facilitando o trabalho de gestão e adequação às normas.
Quais são os riscos de não implementar?
Você já viu algum laboratório que viveu um caos empresarial ao não implementar a automação laboratorial? Se ainda não viu, verá. O advento da tecnologia trouxe para esse tipo de negócio uma mudança quase obrigatória. Quem não se adequa às novas formas de relacionamento profissional não sobrevive. Quem não insere a tecnologia em seus processos também não mantém competitividade.
Ver a sustentabilidade do seu negócio por um fio é o maior risco de não implementar a automação. E por que isso acontece?
Em um laboratório de análises clínicas, é preciso ter absoluto controle sobre todas as etapas do processo. É a forma de garantir qualidade para o cliente, entregando resultados fidedignos. Isso compreende as fases pré-analítica, analítica e pós-analítica. Sem a automação, pode ocorrer erros no armazenamento das amostras, por exemplo. Ou na execução do teste propriamente dito, bem como nos processos de validação.
Basta um erro para que a credibilidade do laboratório seja contestada. O resultado é desastroso: perda de clientes, desconfiança do mercado e baixa lucratividade.
Exemplos práticos
Em cada setor do laboratório, existe uma demanda e um procedimento específico de serviços, certo? Imagine a área de hematologia, que tem demandas de hemogramas, um exame muito solicitado pelos médicos que avalia as células sanguíneas de um paciente. Com ele, é possível investigar inflamações variadas, anemias, infecções bacterianas e até mesmo leucemias. Há uma demanda por agilidade e precisão ao realizar esse procedimento.
Sem automação laboratorial, a chance de erro cresce vertiginosamente. Não à toa, nos dias de hoje, os laboratórios clínicos realizam esse exame em contadores automatizados em hematologia ou em equipamentos automatizados. São eles que garantem alta sensibilidade e precisão na contagem diferencial de leucócitos e na quantificação das células sanguíneas.
Se você não possui automação laboratorial, não conseguirá analisar uma grande quantidade de exames com segurança dos resultados. Ou seja, não poderá atender um número maior de pacientes.
Outro bom exemplo pode ser visto na bioquímica, que é o maior percentual de testes realizados em um laboratório de análises clínicas. O setor é o responsável pela maior parte da rotina do negócio. Por isso, é preciso ter evoluir os sistemas para dosagens bioquímicas. Quem ainda não realizou a automação laboratorial bioquímica, não será capaz de realizar até 800 testes por hora (índice atual para quem tem automação laboratorial no setor).
O laboratório que funciona com baixa velocidade em seus processos, além de aumentar seus custos, perde clientes por não conseguir absorver demanda.
E o que dizer da automação em microbiologia clínica? A ausência de automação neste setor impede que os profissionais identifiquem de forma precisa algumas centenas de micro-organismos que são impossíveis de serem identificados por métodos manuais. Além disso, não é possível liberar testes de sensibilidade aos antimicrobianos (TSA) por categorias (Sensível, Intermediário ou Resistente) e por CIM (Concentração Inibitória Mínima).
Esses são só alguns exemplos de como a falta de automação laboratorial interfere nas atividades dos diversos setores. Quando ela é implementada no setor de microbiologia, por exemplo, é possível usufruir de vantagens importantes, como monitoramento contínuo pelo sistema (leitura em minutos), criação de banco de dados dos microrganismos isolados e dados demográficos, menor risco de contaminação laboratorial, ou determinação do tempo para positividade de cada frasco, o que ajuda no diagnóstico de infecções relacionadas a cateter.
Em resumo, os riscos para quem não adota a automação laboratorial são evidentes, tais como:
- Grandes custos operacionais, já que as equipes não conseguem ter bom desempenho. Há baixa produtividade pessoal, uma vez que os colaboradores demandam muito tempo para exercer atividades de pouco valor;
- Menor segurança ao paciente, uma vez que há maior chances de erros e menos velocidade na entrega de resultados;
- Ausência de padronização de processos, o que prejudica a prestação de serviços de qualidade;
- Menor lucratividade, já que o laboratório não consegue absorver grandes demandas.
Implementar um modelo de automação laboratorial é importante para garantir a sustentabilidade de seu negócio. A inserção de um sistema automático de serviço gera boas vantagens para o laboratório, como a otimização de processos, maior integração entre as áreas, gestão de estoque eficiente, mas também garante segurança na assistência à saúde.
Ao apresentar resultados confiáveis, que dependem da padronização de fluxos de trabalho, o laboratório consegue se colocar como referência no mercado. Por isso, adotar a automação laboratorial, se ajustando às mudanças tecnológicas que apareceram no setor, aperfeiçoa o serviço prestado.
Se você ainda não começou sua automação laboratorial ou está revendo algumas soluções, pense que um bom software para laboratório clínico, como o Autolac, pode ser um ponto de virada para otimizar ainda mais sua gestão. Quer saber o que deve ser automatizado em seu negócio? Veja nosso post sobre o assunto!
