6 dicas para fazer uma boa gestão de dados no seu laboratório

6 dicas para fazer uma boa gestão de dados no seu laboratório

O setor de saúde está o tempo todo passando por transformações. Novas doenças, novos métodos e tratamentos são testados pelos profissionais da área simultaneamente – tudo isso, usando a tecnologia como grande aliada de todos os processos. No ambiente laboratorial, não é diferente: é indiscutível a importância da digitalização para otimizar processos e garantir uma boa gestão de dados.

Os serviços laboratoriais são fundamentais para a saúde, seja no monitoramento, quanto na recuperação de pacientes. As análises laboratoriais são responsáveis por revelar laudos clínicos para intervir, a tempo, na prevenção e tratamento de patologias e doenças, já que a preocupação das análises clínicas, acima de tudo, é reduzir e eliminar erros operacionais e garantir um bando de cadastro atualizado e prático.

Segurança, produtividade e estratégia é o primeiro passo para uma boa gestão de dados no laboratório. Informatizar de maneira correta traz um diferencial competitivo diante da concorrência, resultando em benefícios como otimização do tempo, aumento da produtividade, segurança na emissão de exames, maior qualidade técnica e não menos importante, na qualidade no atendimento dos pacientes.

Diante de um cenário de um banco de cadastro atualizado, além de definir com clareza o histórico do paciente e o seu perfil, permite que esse procedimento – demorado, em muitas situações – não precise ser realizado novamente, já que todas as informações estão armazenadas adequadamente. Com um sistema de rede estabelecido é possível que todos os profissionais da instituição, independente de setor, tenha acesso a todas as informações sobre os pacientes.

Devido a essa organização é possível priorizar o que deve ser levado em conta durante o atendimento, trazendo uma consulta com maior qualidade, segurança e agilidade para todos os usuários. Dentro desse contexto, o registro correto das informações do paciente, além das vantagens já citadas acima, traz outros pontos positivos para o laboratório, como por exemplo a busca de um contato do paciente para agendar um exame, histórico e patologias do paciente, além de padronizar todos os dados.

Com a organização de dados em rede, também é possível reduzir o espaço físico e otimizar o tempo que, anteriormente, era gasto em fichas de papel – que também poderiam ser facilmente perdidas ou danificadas por quaisquer motivos. Quando administrados de maneira correta, dados digitais garantem integridade, confidencialidade e inviolabilidade das informações médicas e pessoais que são registradas para os pacientes.

Uma boa gestão de dados também traz melhorias na experiência de atendimento aos pacientes, fortalecendo os laços de humanização e, consequentemente, fidelizando. Com os dados atualizados, o laboratório possibilita o acesso de resultados de exames pela internet, armazena todo o histórico clínico e avisa, em tempo real, datas, exames e remarcações de consultas.

Resultado da digitalização e acesso de informações online: redução do custo de entrega de exames físicos e menor concentração de pessoas na recepção – já que não há mais a necessidade que o paciente retorne ao laboratório. No fim das contas, os mais beneficiados pela tecnologia são os pacientes, diante de tanta facilidade e conforto que ela está proporcionando.

Sistemas de gestão também são beneficiados com uma boa gestão de dados no laboratório. Informações integradas permitem que o laboratório e os profissionais envolvidos no atendimento tenham as informações do paciente e possa proceder da melhor forma, o que possibilita identificar cada usuário, suas patologias e necessidades de tratamento, além de criar um relacionamento sólido entre laboratório e paciente.

Business Intelligence

Business Intelligence

Na rotina de empreendimentos, sem colocar o laboratório de análises clínicas de lado, o termo BI (Business Intelligence) está cada vez mais comum. Com o intuito de entender melhor a dinâmica do mercado, levantar informações assertivas para trazer uma melhor tomada de decisão e garantir uma atuação entrosada entre todos os setores de uma instituição.

Em suma, o Business Intelligence – ou inteligência dos negócios – é um conjunto de atividades que tem como objetivo utilizar os dados de todas plataformas, serviços e dispositivos. O processo é segmentado em três fases: coleta, organização e análise. Após passar pelos três passos, a ideia é que essa informação determine direcionamentos úteis e estratégicos para aprimorar todos os serviços da empresa.

Diante disso, o BI traz uma série de vantagens para os laboratórios, como gerenciamento de informações, centralização de dados, tomada de decisões mais assertiva, posicionamento no mercado, atendimento de usuários e o acompanhamento de métricas e resultados do negócio. Dentro deste cenário, listamos 6 dicas para fazer uma boa gestão de dados no seu laboratório. Vamos lá?

Métodos de gestão de dados

Uma das vantagens mais interessantes da utilização de BI dentro de laboratórios é a melhoria do gerenciamento de informação. Por meio dos métodos usados pelo Business Intelligence é possível transformar a visão da empresa sobre uso de dados, trazendo ferramentas úteis para gerar insights que poderão servir de base para otimizações – diferente da interpretação burocrática e estagnada sobre gestão de informação que algumas empresas ainda seguem.

Com o BI, a gestão de dados assume uma posição estratégica, onde registros de clientes, dados de procedimentos, avaliações e outras interações e informações no geral sejam cruciais para reduzir a carga de trabalho, diminuição de ocorrência de erros e melhorias na satisfação do usuário. A ferramenta, em si, trabalha como um mapa para dar um norte para a empresa, deixando de se basear em suposições e se apoiar em dados concretos e confiáveis.

Dados centralizados

Apesar de não ser um conceito muito atual, o Business Intelligence trabalha lado a lado com as ferramentas mais atualizadas de coleta e análise de dados. Nesse contexto, os softwares são essenciais para atingir resultados satisfatórios em BI, já que sistemas informatizados têm maior capacidade de trabalhar com o que chamamos de Big Data – ou grande volumes de informação – e trazer resultados precisos com velocidade.

Com a utilização de softwares, a centralização de dados é um dos grandes benefícios para laboratórios. Para que o negócio consiga obter os melhores insights é fundamental que as informações estejam centralizadas. Esse procedimento pode ser bem desenvolvido por softwares de gestão e outros sistemas que, integrados, trazem informações úteis e de maneira simplificada.

Direcionamento para tomada de decisões

Direcionamento para tomada de decisões

Apesar de todos os outros benefícios e vantagens já citados nesse post, a tomada de decisões é o principal fator que leva o gestor de laboratórios de análises clínicas a adotar o Business Intelligence nas operações. Se decidir com precisão e agilidade, responder anseios e demandas do mercado é uma tarefa fundamental para o sucesso de uma entidade.

A coleta, armazenamento e interpretação de todas as informações do laboratório – que envolve registro de cliente, históricos, queixas, contatos, entre outros – líderes e outros colaboradores responsáveis pelas tomadas de decisão possuem um suporte robusto e palpável, que garante uma segurança muito maior no momento de decidir mudanças e aprimoramentos na parte operacional do negócio.

Por exemplo: a coleta e análise de dados servem como norte para decisões de investimentos em novos equipamentos, no aumento da quantidade de colaboradores e mudanças, de modo geral, que visem manter a qualidade e competitividade do laboratório.

Estratégias de mercado

O Business Intelligence também possui um papel importante para melhorar o posicionamento de um laboratório de análises clínicas no mercado. O BI, acima de tudo, auxilia gestores e líderes a entender diversos aspectos do cenário médico e empresarial dentro de dados e informações fornecidos pela concorrência e de usuários para ter uma compreensão apurada de como cada laboratório atua, como ele é visto por pacientes e como está o alinhamento com padrões e demandas mais comuns do mercado.

É uma oportunidade única de planejar mudanças de forma assertiva e mais econômica, observando o que é realizado no mercado e otimizando exatamente o que é necessário para o negócio.

Atendimento inteligente

Usar dados de maneira inteligente impacta diretamente na forma que um laboratório atende seus pacientes. Com uma análise interna, por exemplo, é possível saber qual é o perfil dos usuários do laboratório, quais são os procedimentos mais demandados, tempo médio de execução e outros aspectos que podem ajudar o negócio a aprimorar o atendimento. Essa organização interfere diretamente no nível de satisfação e fidelização dos clientes.

Dentro da nova economia, as empresas que atuam na área de saúde precisam fugir do básico e buscar diferenciais e, a moeda do momento, é a confiança. Por isso, melhorar o atendimento e tratar o consumidor como um parceiro é um dos métodos mais interessantes para garantir uma atuação rentável e clientes fidelizados ao laboratório.

Análise de métricas

Análise de métricas

As ferramentas do Business Intelligence também são um grande parceiro de atividades mais burocráticas, como a gestão financeira e acompanhamento de resultados do negócio. Controle de gastos, receitas, faturamentos, entre outros, podem ser definidos de acordo com a análise de dados financeiros. Com estatísticas precisas do comportamento da empresa nos últimos meses é possível projetar resultados financeiros do futuro.

Quando integrado a softwares de gestão, o BI serve de base para acompanhar métricas que ajudarão líderes e colaboradores a ter um briefing de todos os setores do laboratório e, a partir disso, auxiliar na tomada de decisões para manter ou melhorar os resultados do negócio, com um controle do empreendimento muito mais profundo e sistêmico.

A importância da gestão de dados

Investir na gestão de dados deve ser uma das prioridades de um laboratório de análises clínicas. Com a grande quantidade de informações que são fornecidas diariamente  que fazem parte de operações e estrutura de planejamento, manter uma organização e controle de todas as informações traz uma posição de destaque entre os concorrentes no mercado laboratorial.

Diante disso é crucial manter a segurança de todos os dados da instituição para viabilizar o desenvolvimento contínuo das atividades, otimizar a rotina dos funcionários e líderes, potencializar tomadas de decisões, oferecer uma experiência de atendimento positiva ao paciente e, consequentemente, conseguir o sucesso do negócio por meio da administração de grandes volumes de dados de maneira eficiente.

Uma das maneiras é o cloud computing, que vem dominando a cena tecnológica nos últimos tempos. A garantia de sucesso, segurança, praticidade e dinamismo que o recurso proporciona responde o seu sucesso. Com o cloud computing, os dados ficam sincronizados e podem ser acessados de forma instantânea com autorização de acesso – além do já citado fator de que a utilização de aparelhos físicos e servidores locais que podem ser descartados.

Mesmo assim, é crucial contar com um parceiro especializado. Ter um suporte técnico capacitado e experiente para lidar com segurança da informação e manter o gerenciamento de dados do laboratório de análises clínicas eficientemente é fundamental. Contratar uma equipe interna de TI, por outro lado, pode ser muito mais custoso e pode não ser a solução viável para os empreendimentos.

Pense no seguinte: com um sistema de gestão de dados organizado é possível organizar todos os registros, reclamações, listas, planilhas, documentos de diferente diretórios e pastas de redes internas, acessos e facilita capacidade de edição. Apesar de todo empenho que a equipe possa oferecer, a margem para erros humanos é enorme – o que não ocorre em um empreendimento transformado digitalmente e com uma equipe de segurança de informação especializada.

O software Effivalidation é uma opção interessante. Com ele é possível tudo o que já foi citado, além de estruturar de forma produtiva o tratamento de solicitações, reclamações de clientes, sugestões e pesquisas de satisfação. Os processos se tornam mais confiáveis, fáceis de executar, além de disponibilizar controles de forma mais rápida. A gestão de qualidade, com um software especializado, se torna um assunto mais leve para toda a equipe do seu laboratório.

Com este cenário de digitalização, todos se tornam líderes e a comunicação precisa ser descentralizada. Com boa gestão de dados e tomada de decisões corretas por meio do uso de softwares corretos, todos vencem: o negócio, os colaboradores e, principalmente, o consumidor.

E você, já implementa alguma dessas ferramentas e técnicas no seu laboratório? Nos conte nos comentários os resultados e dificuldades que você está tendo!

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