Ser empreendedor é uma tarefa difícil. No Brasil, 1 a cada 4 empresas fecha antes de completar 2 anos. No mercado de medicina diagnóstica, o cenário é semelhante. E como acontece? Primeiramente, é preciso lembrar que o laboratório de análises clínicas integra esse mercado. Acionado sempre que um paciente precisa de exames, é fundamental para a tomada de decisões do corpo médico. Dividido em setores técnicos que compõem sua estrutura fundamental, é um negócio que deve prezar intrinsecamente pela entrega com qualidade ao cliente final.
Mas até chegar ao ponto em que o negócio está funcionando plenamente, com uma cartela de clientes sustentável, há muitos desafios para abrir um laboratório de análises clínicas. É verdade que são empecilhos naturais a todos os empreendimentos. No entanto, como em qualquer negócio de um segmento específico, existem normas e regulamentações próprias que nem sempre são conhecidas.
Pensando nos desafios para abrir um laboratório de análises clínicas, listamos os principais para que você se prepare para encarar seu empreendimento, preveja os possíveis problemas e planeje estratégias para superá-los. Confira!
Entender as normas e regulamentações para abrir um laboratório
Dentre os desafios para abrir um laboratório de análises clínicas, o primeiro deles é compreender exatamente as normas e regulamentações que regem esse empreendimento. Em primeiro lugar, existem regras gerais de abertura e funcionamento de empresas, o que demanda auxílio de contador e advogado. Esses profissionais garantem que o empresário não cometa erros com as formalidades e burocracias de abertura, tais como: tipo societário, regime de tributação, atos constitutivos e registros.
Para legalizar um empreendimento, inclusive um laboratório de análises clínicas, é preciso obedecer às seguintes regras gerais:
- Registrar a empresa nos seguintes órgãos públicos: Junta Comercial, Receita Federal (CNPJ), Secretaria Estadual da Fazenda, Prefeitura do Município (alvará de funcionamento), e Caixa Econômica Federal (sistema “Conectividade Social);
- Obter alvará do Corpo de Bombeiros Militar e da licença sanitária (conforme Código Sanitário): isso é feito na Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA) e nas Secretarias Estadual e Municipal de Saúde (quando for o caso);
- Enviar um requerimento ao Chefe do DFA/SIV do respectivo estado para solicitar vistoria das instalações e equipamentos;
- Realizar o enquadramento na entidade sindical patronal.
Mas os desafios para abrir um laboratório de análises clínicas quanto às normas e regulamentações também se encontram na compreensão sobre normas específicas. Existem resoluções da Anvisa sobre estabelecimentos de serviços em saúde. São elas: RDC nº 050/02, RDC nº 302/2005, RDC nº 306/04, e RDC nº 063/11.
A RDC 302/2005, por exemplo, é um regulamento técnico que trata das rotinas adequadas de um laboratório clínico, trazendo os procedimentos corretos para todo o processo laboratorial, desde a coleta de materiais até a emissão dos laudos. Na norma, também estão as exigências quanto à estrutura do estabelecimento, os padrões que devem ser atendidos, inclusive o espaço mínimo.
Além dessas regras, é preciso obedecer às normas técnicas relativas aos serviços em saúde, publicadas pela ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas. Elas trazem disposições sobre resíduos, equipamentos, controle de qualidade, esterilização e outros pontos. Alguns exemplos: ABNT NBR 12808 e 12810/1993, ABNT NBR 13853/1997, ABNT NBR 11816/2003, ABNT NBR NM 296/2005, ABNT NBR NM 306, 307, 308 e 309/2006, ABNT NBR ISO 15223-1, ISO 17665-1, NM 310/2010, ABNT NBR 12807 e 12809/2013.
Por fim, há ainda normas aplicáveis à execução do laboratório, no tocante à qualidade de serviço para pequeno comércio, como ABNT NBR 5626/1998, ABNT NBR 13534/2008, ABNT NBR 15842/2010, ABNT NBR ISO/CIE 8995-1/2013 e outras.
Diante de tantas normas e regulamentações, é possível compreendê-las como um dos grandes desafios para abrir um laboratório de análises clínicas. É preciso planejar a abertura do laboratório de modo a atender todas as necessidades legais, estruturais e burocráticas. A ajuda de profissionais especializados é sempre recomendável para evitar maiores problemas e conduzir adequadamente o processo.
Ainda vale a menção ao Código de Ética em laboratórios de análises clínicas, documento que orienta as ações dos colaboradores e transmite o posicionamento do empreendimento aos stakeholders. Mas essa “declaração formal de expectativas” é elaborada pelo próprio empresário, em momento posterior.
Lidar com a competitividade do mercado
Falar em competitividade do mercado, em tempos de crise, seria desnecessário. Todos os empreendimentos, qualquer que seja seu segmento, enfrentam dificuldades para se manter. No entanto, há uma particularidade no mercado de medicina diagnóstica que traz desafios para abrir um laboratório de análises clínicas: ele é conectado com os planos de saúde, sendo que quase a totalidade dos atendimentos realizados envolvem tal cobertura. E o que isso quer dizer?
Com poucos investimentos em saúde pública, o mercado de saúde privada cresce, aumentando a demanda por laboratório de análises clínicas. Isso é um ponto positivo para o empresário que pensa em abrir um negócio neste momento. Mas é também um ponto de atenção, porque existem muitas pessoas com a mesma ideia. Em outras palavras, apesar do potencial do mercado, há também uma saturação, o que dificulta a concretização de um novo negócio.
Com tantos empreendimentos no mesmo local, é preciso prestar, ao menos, um serviço altamente qualificado, que “bata de frente” com os laboratórios já conhecidos. Esta tarefa pode causar bastante dificuldade, porque os empreendimentos mais consolidados possuem mais recursos financeiros para investir em marketing laboratorial, tecnologia e outros diferenciais.
Por isso, é fundamental fazer uma pesquisa de mercado aprofundada para saber quantos laboratórios existem em sua localidade, avaliando a demanda e a concorrência. Consulte sua prefeitura, as associações de bairro, os guias especializados e as revistas do ramo.
Além disso, é preciso ser criativo para encontrar estratégias diferenciadas para se destacar. E aí nasce mais um dos desafios para abrir um laboratório de análises clínicas: mostrar diferencial.
Mostrar diferencial
Diante de um mercado de concorrência acirrada, o empresário deve buscar formas de superar esses desafios para abrir um laboratório de análises clínicas. Mas como mostrar diferencial e se destacar nesse meio? Como não se tornar apenas mais um no meio de muitos? Há grande dificuldade para apresentar um “algo a mais” para o público, porque na cabeça de muitos empreendedores será preciso um grande investimento financeiro.
A verdade é que sim, será preciso algum investimento, especialmente em tecnologia. Mas ele se paga em pouco tempo. Soluções tecnológicas e ferramentas de automação conseguem fazer um negócio ser muito mais produtivo, ajudando-o a se destacar da concorrência.
A produtividade garante a velocidade e a qualidade no atendimento aos pacientes, e isso sem dúvidas é uma das formas mais valiosas de mostrar diferencial. Um atendimento de qualidade, sobre o qual falaremos adiante, pressupõe também uma gestão da qualidade impecável, de modo a garantir resultados fidedignos.
Além disso, você pode optar por atender um nicho específico do mercado, oferecendo exames e procedimentos especializados para ele. É uma forma de segmentar o mercado, fazer um recorte no público-alvo para oferecer uma experiência o mais personalizada possível.
No entanto, a melhor forma de superar os desafios para abrir um laboratório de análises clínicas é fazer uma boa gestão administrativa e financeira.
Fazer uma boa gestão administrativa
Um planejamento administrativo e financeiro é essencial para organizar a atividade que surgirá. De nada adianta entender e cumprir as normas e regulamentos aplicáveis ao negócio se a rotina de trabalho não for eficiente para manter o empreendimento sustentável. Essa não é somente uma forma de superar os desafios para abrir um laboratório de análises clínicas, mas de garantir o sucesso do negócio.
Ao mesmo tempo em que é a maneira de vencer essas barreiras iniciais, uma boa gestão administrativa é um dos maiores desafios para abrir um laboratório de análises clínicas. Isso porque pressupõe algum conhecimento nos conceitos de administração, como planejamento estratégico e plano de negócios, análise SWOT e outros. Poucos são os empreendedores que possuem competência e capacidade para realizar um bom planejamento. Mas, diante das dificuldades, é interessante contar com auxílio profissional.
Com um bom planejamento administrativo, você consegue analisar todos os fatores internos e externos que influenciam no laboratório, bem como as informações sobre fraquezas, forças, oportunidades e ameaças. A partir dessa análise, é possível fixar objetivos e metas de curto, médio e longo prazo. Em seguida, basta traçar um plano de ação para atingi-los, monitorar sua execução e revê-lo para corrigir eventuais falhas e propor melhorias.
Esse é o conceito de uma boa gestão administrativa, que ajuda o gestor a vencer os desafios para abrir um laboratório de análises clínicas. Mas se lembre de que todas as equipes devem se envolver na execução do plano, com processos unificados e eficientes.
Vale destacar que, dentro do planejamento administrativo, nasce outra dificuldade, que é um dos maiores desafios para abrir um laboratório de análises clínicas: gerir as finanças.
Cuidar das finanças
Dentre os desafios para abrir um laboratório de análises clínicas, a gestão financeira é, possivelmente, o maior problema. O conhecimento sobre custos, capital de giro, rotina fiscal e tributária é fundamental. Mas é bastante raro entre empreendedores que não são do ramo das finanças. E o grande problema é que a gestão financeira é a “pedra de toque” na hora de abrir uma empresa.
Mais uma vez, para vencer os grandes desafios para abrir um laboratório de análises clínicas, no tocante à gestão financeira, vale a pena contratar um profissional especializado. É ele quem abordará os principais pontos que você precisa conhecer, tais como:
- Investimento: montante inicial para montar seu laboratório de análises clínicas. Varia conforme o porte do empreendimento e é majoritariamente alocado em equipamentos, reforma e adaptação do imóvel, estimativa de capital de giro e equipamentos para a área administrativa;
- Capital de giro: montante financeiro que garante fluidez ao fluxo de caixa do negócio. É o capital relativo às oscilações de entrada e saída. É influenciado por vários fatores, como prazos médios de fornecedores, prazos concedidos a clientes para pagamento, e prazo de estocagem;
- Custos: os custos de abertura de um laboratório envolvem a compra de equipamentos, o estoque, a contratação de pessoal, as despesas operacionais e outros pequenos custos, como assessoria contábil e jurídica, produtos de higiene e limpeza, publicidade e outros;
- Rotina fiscal e tributária: é preciso fazer uma análise sobre o enquadramento tributário do laboratório de análises clínicas para que sua atividade seja otimizada. Pode optar pelo SIMPLES Nacional, um regime unificado de tributos que se aplica a Microempresas e Empresas de Pequeno Porte. Mas também é possível optar por Lucro Real e Lucro Presumido. Como o enquadramento depende do faturamento, a assessoria contábil e jurídica é importante para ter uma rotina fiscal e tributária.
Percebe como são muitos os desafios para abrir um laboratório de análises clínicas no tocante à gestão financeira? O empreendedor precisa ficar à frente do negócio, preocupando-se com questões administrativas, mas também com as finanças. Caso se descuide desta gestão financeira, é possível entrar em uma situação delicada, que pode levar à falência.
Por isso, caso você não consiga vencer esses desafios para abrir um laboratório de análises clínicas no tocante à gestão financeira, o ideal é ter uma assessoria contábil e tributária para ajudá-lo. Assim, conseguirá desenvolver de forma saudável seu laboratório, controlando todos os recursos, movimentações financeiras e evitando desperdícios. Uma boa gestão financeira também o possibilitará reduzir os custos do laboratório, otimizando ainda mais seu negócio.
Prestar um atendimento de qualidade
Quando se pensa nos desafios para abrir um laboratório de análises clínicas, imediatamente vem à cabeça o atendimento ao cliente. Um negócio de sucesso atual investe bastante no relacionamento com o público-alvo, mesmo antes dele virar um consumidor. Mas há um grande desafio, que é o de atender às expectativas daquele cliente que chega. E essa dificuldade tem razão de ser. Veja alguns pontos que causam estresse ao paciente do laboratório de análises clínicas:
- Impessoalidade no tratamento ou ausência de atendimento humanizado por parte dos profissionais;
- Conversas paralelas entre os profissionais, o que coloca em risco o atendimento ágil;
- Demora no atendimento, seja na recepção, na coleta ou na entrega do resultado;
- Desatenção quanto às reações dos pacientes durante os procedimentos;
- Ambiente desorganizado.
Superar todos esses desafios para abrir um laboratório de análises clínicas quanto ao atendimento de qualidade é difícil, mas é possível. Afinal, prestar esse atendimento eficaz e ágil é essencial para atender às expectativas do público e garantir o sucesso de qualquer laboratório. Por isso, treine sua equipe para evitar todos esses problemas e invista em tecnologia. Ela pode padronizar processos e acelerar as ações dos profissionais, auxiliando na prestação de um atendimento de qualidade.
A tecnologia para superar desafios para abrir um laboratório de análises clínicas
Quer otimizar os processos internos para ter mais perícia nos resultados e mais produtividade? Certamente! Precisa de ter mais organização na hora de fazer a gestão financeira? A organização é fundamental na gestão. Os relatórios ajudariam bastante ao realizar o planejamento administrativo? Sem dúvidas. Para resolver todos os desafios para abrir um laboratório de análises clínicas e questões gerenciais, a tecnologia aparece como uma grande aliada.
Ela consegue conduzir as rotinas do laboratório em todos os âmbitos do negócio, desde administrativo (finanças, estoque, pessoal, etc.) até a atividade-fim em si (qualidade dos exames laboratoriais). E de forma muito mais eficiente. Soluções, como um bom software de gestão laboratorial, conferem mais produtividade e organização a gestores e às equipes. “Fazer mais com menos”, resultando em economia de recursos pessoais e financeiros.
Esse software pode auxiliar o gestor a proporcionar uma experiência do cliente otimizada, o que resolve os desafios para abrir um laboratório de análises clínicas no tocante ao atendimento de qualidade e ao diferencial. Também ajuda na gestão da clínica, cuidando dos desafios para abrir um laboratório de análises clínicas no tocante ao planejamento administrativo e à gestão financeira. Tudo isso otimiza o negócio e o coloca em posição de competir no mercado.
Já pensou em oferecer exames online, que melhoram a experiência do paciente e poupam o tempo dos profissionais? O que dizer de relatórios que ajudam a tomar as melhores decisões de investimentos para o laboratório? Tudo é possível com o software de gestão laboratorial, sem se esquecer da qualidade. Afinal, se o objetivo último do laboratório é entregar exames excelentes, é de se esperar que essa solução também auxilie o gestor a fazer o controle de qualidade.
Em outras palavras, essa tecnologia específica para laboratórios de análises clínicas propicia eficiência a todos os procedimentos do negócio. Com processos integrados e visíveis é mais fácil monitorar os resultados e propor melhorias para cada um dos setores técnicos e administrativos.
Um bom software apresenta, no mínimo, as seguintes funcionalidades:
- Relacionamento com clientes: realiza o cadastro, faz o controle da clientela e oferece um histórico dos clientes (busca informações antigas, otimizando o atendimento);
- Emissão de pedidos, de notas fiscais e controle de taxa de serviço: tarefas burocráticas que são automatizadas com o software;
- Relatórios e gráficos gerenciais sobre o laboratório: documentos importantes para a tomada de decisões;
- Fluxo de caixa (controle de entradas e saídas): fundamental para uma boa gestão financeira;
- Gestão de estoque: fundamental para o controle de qualidade.
O gestor que consegue vencer esses desafios para abrir um laboratório de análises clínicas coloca seu negócio no caminho do sucesso. Todos eles dizem respeito a pontos fundamentais na hora de administrar um empreendimento na área da saúde. Ao superá-los, o que pode ser feito com o auxílio da tecnologia, o empresário demonstra grande capacidade de lidar com adversidades que podem ser constantes ao longo de sua caminhada.
Para continuar ajudando você a ter um negócio de sucesso, separamos um ótimo post com 4 passos fundamentais para a gestão laboratorial. Confira!
