Em um mercado em que a precisão, regularidade e confiabilidade são elementos indispensáveis para o sucesso de qualquer empreendimento, a qualidade laboratorial é elevada à condição de verdadeira necessidade dentro dos laboratórios. Isso porque esse tipo de estabelecimento lida com questões bastante sensíveis na vida de um paciente, como a identificação de patologias. Razão pela qual erros não são admitidos.
Nesse contexto, é cada vez maior a preocupação dos estabelecimentos de saúde em oferecer serviços mais robustos e confiáveis, na qual se tem a certeza de que os métodos mais adequados estão sendo utilizados e os parâmetros e regulamentações do setor são seguidos.
Dito isso, fica evidente a necessidade dos laboratórios em otimizar suas rotinas, tornando-as ainda mais eficientes, precisas e livres de qualquer ocorrência que possa afetar negativamente a qualidade das entregas.
Pensando em ajudar nesse sentido, preparamos este artigo com uma abordagem completa sobre a qualidade laboratorial, a fim de que você conheça a sua importância, assim como as ações necessárias para garanti-la na sua empresa. Continue a leitura e confira!
O que é controle de qualidade laboratorial?
Quando se fala em qualidade laboratorial, muitos são os pontos que merecem destaque para que tal objetivo seja atingido. Isso porque estamos nos referindo a um tipo de negócio em que a rigidez nos processos e o nível técnico dos profissionais são bastante elevados, o que certamente demandará um alto nível de qualidade em todas as atividades desempenhadas.
Como dito, muito mais do que refletir apenas no sucesso da empresa e na sua imagem, a qualidade laboratorial é um conceito extremamente ligado à saúde dos pacientes. Ou seja, a precisão das decisões tomadas por médicos pode estar em jogo, assim como a vida de pessoas que dependem de uma posição concreta acerca da sua condição de saúde.
Dessa forma, podemos entender o controle de qualidade laboratorial como um conjunto de medidas voltadas para o sucesso geral da empresa, o que vai desde o atendimento inicial do paciente na recepção, até a entrega do laudo final de exame.
Vejamos a seguir alguns dos pilares da qualidade laboratorial:
Calibragem de equipamentos
Um dos cuidados mais importantes para se manter a precisão no manuseio de amostras e fidedignidade nos resultados oferecidos é a calibragem dos equipamentos.
Hoje, com a evolução da tecnologia, cada vez mais os recursos de automação e tecnologia assumem a execução de processos dentro dos laboratórios, melhorando significativamente a qualidade das entregas.
Contudo, para que a tecnologia efetivamente reforce a qualidade do laboratório, é imprescindível que os equipamentos passem por checagens periódicas, mantendo os requisitos de acreditação e os padrões mínimos de exatidão na hora de avaliar amostras.
Programas de acreditação laboratorial
Outra medida que dá total suporte à qualidade laboratorial é a participação da empresa em programas de acreditação realizados por órgãos especializados. Nesses programas, diferentes características do laboratório são avaliadas, verificando-se, por exemplo, se o estabelecimento cumpre com as normatizações do setor, se atende aos requisitos mínimos de infraestrutura e se aplica os métodos mais precisos e seguros em suas rotinas.
Em outras palavras, os programas de acreditação laboratorial são uma excelente ferramenta de verificação da qualidade do laboratório. Além disso, tem um impacto bastante positivo na imagem do negócio, sobretudo quando se recebe as certificações e selos que comprovam o rigor operacional do laboratório.
Dito isso, fica mais fácil entender a extensão do conceito de qualidade laboratorial e perceber a importância que determinados processos têm na formulação de um laboratório eficiente e com um alto nível de qualidade em suas entregas.
Por que é importante?
Sabemos o quanto qualidade, em qualquer tipo de serviço, é valorizada pelos usuários. No caso dos laboratórios, a lógica não foge da regra, sendo imprescindível que líderes e gestores do empreendimento se atentem a esse fator e façam dele parte integrante de todas as rotinas do laboratório.
Confira, a seguir, alguns pontos que comprovam toda a importância da qualidade laboratorial e reforçam a necessidade de se investir nesse aspecto:
Está relacionada à saúde dos usuários
A importância da qualidade laboratorial, como dito, vai muito além do sucesso financeiro da empresa ou dos seus números. Na realidade, o foco desse conceito está em um fator muito mais relevante: a saúde dos usuários dos serviços.
Por isso, esse é um dos setores da economia em que mais há a interferência do Estado em suas atividades. Afinal, os serviços ligados à saúde têm um impacto direto na qualidade de vida das pessoas, além de serem extremamente técnicos, exigindo uma parametrização e fiscalização mais rigorosas sobre os empreendimentos, até para que os resultados e laudos oferecidos sejam os mais precisos.
Nesse sentido, pode-se dizer que a qualidade laboratorial é muito mais do que uma característica positiva de em empreendimento, mas um verdadeiro ideal de atuação.
Assim, o laboratório que tem a qualidade como foco, além de ter muito mais condições de funcionar em consonância com o grande número de regulamentações do setor, tem também o diferencial da credibilidade, uma vez que o paciente tende a buscar e a confiar mais em estabelecimentos que tenham a qualidade como um objetivo.
É fundamental para o reforço na competitividade da empresa
Vale mencionar também a questão da competitividade. Nos últimos anos, o mercado de medicina diagnóstica cresceu vertiginosamente em função da mudança dos hábitos de vida das pessoas e, também, em razão das modificações econômicas da população, o que facilitou o acesso a planos de saúde e aos serviços médicos dos mais variados tipos.
Como reflexo desse crescimento na demanda, aumentou-se também o número de estabelecimentos operando, fazendo desse um mercado altamente competitivo.
Nesse contexto de alta competitividade, a qualidade laboratorial também tem um papel determinante na relação das empresas com o mercado. O fato é que laboratórios que imprimem um alto rigor e qualidade em seus expedientes, certamente apresentam um diferencial competitivo maior, potencializando as suas chances de atrair pacientes e se firmar no mercado.
Como melhorar a qualidade laboratorial?
Como vimos, a qualidade laboratorial está associada à diferentes atividades e setores dentro de um negócio. Por esse motivo, a sua otimização não está adstrita a ações pontuais, mas muito mais a medidas de caráter geral, as quais englobam os processos do laboratório de forma ampla.
A exemplo, a qualidade laboratorial vai desde um atendimento eficiente na recepção, passando pela agilidade na realização dos processos internos, como é o caso do cadastramento do paciente e documentação do procedimento, bem como a própria execução das análises, até a pontual entrega do laudo final.
Dito isso, para ajudar você a otimizar a qualidade do seu laboratório, listamos a seguir algumas dicas que podem fazer toda diferença. Vejamos:
Ofereça um atendimento qualificado
Dentro da rotina de um laboratório, o atendimento ao público é uma das atividades que mais impactam a fidelização e a boa imagem do negócio. Contudo, não se pode reduzir os benefícios dessa medida a esses dois pontos, já que muitas outras vantagens podem ser experimentadas a partir da formulação de um bom atendimento.
Inicialmente, como estamos lidando com o contato direto com o público, é fundamental que o laboratório ofereça um atendimento humanizado, observando o perfil do usuário e adaptando o diálogo e a forma de abordagem, a fim de acolhê-lo e orientá-lo melhor ao longo de todo relacionamento com a empresa.
Além desse ponto, é preciso se atentar a uma outra questão elementar: em laboratórios é comum que muitas pessoas passem todos os dias pela recepção ou entrem em contato via telefone. Por isso, é preciso cuidar para que todas as modalidades de atendimento disponibilizadas ao público funcionem corretamente e sigam o mesmo padrão de qualidade.
Para que isso seja possível, a nossa recomendação é avaliar constantemente a infraestrutura física da recepção do seu laboratório, de forma a assegurar que ela comporta o volume de atendimentos diários, sobretudo em períodos de maior movimento. Esse cuidado é a base para ter uma recepção eficiente, sem tumulto, na qual o usuário pode ter sua demanda atendida prontamente.
Trabalhe sempre com equipamentos de qualidade
É inegável a importância da tecnologia para a rotina de laboratórios atualmente. Como já mencionamos, hoje, grande parte dos processos e atividades é assumida por equipamentos automatizados, softwares e outras soluções tecnológicas.
Contudo, ainda que a tecnologia traga um enorme reforço para o dia a dia de um laboratório, todo esse diferencial só é efetivamente aproveitado quando o empreendimento trabalha sempre com equipamentos de alta qualidade, já que, assim, a probabilidade erros nos resultados e outros problemas é bastante reduzida.
Nesse contexto, a nossa dica é investir, tanto quanto possível, na modernização da infraestrutura do laboratório, prezando sempre pela aquisição de equipamentos de boa procedência, os quais podem verdadeiramente agregar valor ao negócio.
Dessa forma, a sua empresa certamente poderá imprimir mais agilidade nos procedimentos, automatizar expedientes complexos e reduzir custos operacionais, mas sem sacrificar a qualidade e a precisão das entregas, aproveitando o máximo potencial da tecnologia para laudos médicos.
Por fim, abrimos um parêntese para ressaltar o valor das parcerias no que se refere à utilização de bons equipamentos nas análises. O fato é que nem sempre o laboratório tem condições de investir em certos aparelhos, ou mesmo possui demanda suficiente que justifique a aquisição.
Nessas horas, recorrer a empresas parceiras — laboratórios de apoio — pode ser uma estratégia bastante interessante para não só garantir a qualidade e agilidade nos resultados, mas também para aumentar a gama de serviços oferecidos aos usuários.
Como treinar a equipe do laboratório?
Não há como falar em qualidade laboratorial sem citar a relevância que os recursos humanos representam para esse ideal. Em verdade, a qualidade das equipes de trabalho é um dos pilares para o sucesso do empreendimento, uma vez que os colaboradores estão entre os atores principais na execução dos processos.
Por esse motivo, investir na qualificação e treinamento da equipe do laboratório é uma ação necessária, sobretudo no cenário atual, em que o rigor técnico das análises e a concorrência no mercado só aumentam.
Confira a seguir as dicas que separamos para ajudar você a melhorar a qualidade da sua equipe e elevar a eficiência operacional do laboratório!
Invista em formação técnica
Sabemos quão específicos e complexos podem ser determinadas atividades realizadas no interior de um laboratório. Por isso, a formação técnica, baseada em ciência, é indispensável para uma boa qualidade laboratorial.
Enquanto líder da empresa, é preciso ter um olhar para o futuro, investindo, sempre que possível, na qualificação das equipes, seja a partir de treinamentos internos, seja por vias externas, como em cursos formais de especialização.
A importância dessa medida vai além do reforço operacional das atividades do funcionário, pois em um mercado em que a tecnologia avança a passos largos e cada vez mais se insere dentro da rotina do negócio, é imprescindível manter os funcionários atualizados e em contato com fontes de conhecimento, estimulando-os a sempre buscar o aperfeiçoamento.
Incentive o conhecimento
Não há dúvidas de que treinar as equipes é uma etapa importante no processo de qualificação do trabalho. Porém, mais do que treinar, é preciso estimular cada colaborador a se manter em constante evolução, se aperfeiçoando, por conta própria, naquilo que faz.
Nesse sentido, incentivar o conhecimento dentro da empresa é uma das maneiras mais eficientes e produtivas de se atingir um alto nível operacional. Afinal, as coisas tendem a correr de maneira muito melhor quando estamos motivados e dispostos a crescer.
Esse incentivo pode vir de diversas formas. A exemplo, pode-se estabelecer metas entre os funcionários, oferecer prêmios de produtividade e a possibilidade de ascensão na empresa com base no critério de merecimento e proatividade.
Reforce a importância dos valores da empresa
Tão importante quanto ter uma equipe bem preparada tecnicamente, é ter também uma equipe que se apoia nos valores certos para desempenhar suas funções. Afinal, quando se lida com o atendimento ao público, existem atributos pessoais que devem ser aprimorados, a fim de garantir uma experiência ainda mais valiosa para o destinatário dos serviços.
A exemplo, o respeito ao paciente, a ética e a responsabilidade devem ser exercitados diariamente. Mais uma vez, lembramos que um laboratório lida com vidas e temas sensíveis na trajetória de uma pessoa, razão pela qual a preocupação sempre deve estar focada na saúde do usuário e não apenas nos resultados financeiros do negócio.
Sendo assim, cultivar bons valores dentro da empresa também tem impacto no treinamento da equipe. Aqui prepara-se o funcionário para ser mais humano e responsável, colocando o paciente como o foco do bom trabalho.
O que prejudica a qualidade laboratorial?
Feitas todas essas considerações a respeito da importância da qualidade laboratorial e sobre o que pode ser feito para alcançá-la satisfatoriamente, passamos agora a falar acerca daquelas ações indesejadas dentro de um laboratório e que podem prejudicar o seu perfeito funcionamento.
Adiante, separamos alguns dos erros mais comuns nesse ambiente e que impactam negativamente a qualidade do laboratório. Acompanhe:
Erros na recepção
A fase pré-analítica tem uma função ímpar na correta organização das atividades que se precederão. Ainda assim, erros são muitos comuns nessa etapa, prejudicando todo o transcorrer da relação do paciente com o laboratório.
Falhas no cadastramento de informações do paciente, equívocos na identificação de amostras, lentidão nos processos e a utilização de métodos manuais são alguns dos erros mais comuns cometidos pelos laboratórios.
No entanto, é plenamente possível reverter esse quadro e alinhar o negócio aos padrões necessários. A exemplo, as seguintes medidas podem ser adotadas:
- treinar os atendentes;
- padronizar os processos, definindo quais as informações são realmente necessárias solicitar do paciente;
- inovar na recepção a partir do uso de ferramentas de automação que dispensam o uso de fichas e cadastros manuais, pouco produtivas e mais suscetíveis a falhas;
- disponibilizar novos canais de contato com a recepção, evitando o acúmulo de pessoas no saguão para solucionar demandas simples, passíveis de serem atendidas remotamente.
Descuido na hora da coleta
A precisão de uma análise clínica, em grande medida, depende da forma como a coleta é realizada pelos profissionais do laboratório. Nesse momento, é preciso orientar os funcionários que, mesmo já tendo experiência na atividade, é imprescindível seguir todos os protocolos, garantindo que não haja nenhum tipo de falha capaz de alterar os resultados obtidos.
Um erro bastante comum é não verificar adequadamente os equipamentos e produtos que serão empregados no procedimento, abrindo margem para contaminações. Outra falha comum está na hora de armazenar o material coletado.
Como estamos falando de material biológico, fatores externos como temperatura, acondicionamento e transporte são capazes de alterar a composição do material, o que certamente afeta a exatidão dos resultados.
O rigor nessas tarefas deve ser garantido. Tanto o é que a RDC 302/2005 da Anvisa, no seu item 6.1.10, estabelece: “A amostra de paciente deve ser transportada e preservada em recipiente isotérmico, quando requerido, higienizável, impermeável, garantindo a sua estabilidade desde a coleta até a realização do exame […]”
Não dar a devida atenção às rotinas administrativas
Como em qualquer tipo de empresa, um laboratório depende da correta gestão dos seus recursos, assim como o atendimento às exigências legais para funcionar em perfeita legalidade. É preciso recolher tributos, administrar estoques, contratar fornecedores, além de organizar as finanças para que o negócio se mantenha sólido.
Contudo, em muitos empreendimentos se esquece da importância das rotinas administrativas e foca-se apenas na parte operacional, o que é um erro grave. É preciso ter em mente que, para que um laboratório consiga funcionar em ordem, inovando e investindo em otimizações, as contas precisam estar organizadas, os funcionários precisam ser pagos em dia e os parceiros também.
Desse modo, a gestão laboratorial é uma tarefa altamente importante para o sucesso do negócio, servindo de base que todos os seus objetivos sejam atingidos e a qualidade operacional possa ser otimizada todos os dias.
Qual é o poder da automatização na qualidade laboratorial?
Caminhando para o fim do nosso artigo, não podemos — e nem devemos — nos esquecer da valiosa contribuição que a tecnologia tem dado no quesito qualidade laboratorial. Hoje, a automatização de processos tem sido uma das alternativas mais utilizadas por esse tipo de negócio para conseguir atender melhor os pacientes, aumentar a robustez das análises e reduzir os seus custos.
Essa realidade tem garantido uma atuação muito mais satisfatória para aqueles que buscam os serviços de laboratórios, já que a tecnologia possibilitou um maior acesso à procedimentos laboratoriais mais complexos, de forma econômica e democrática, o que significa que profissionais da saúde e usuários de todos os cantos do país têm acesso aos serviços de laboratórios.
Há diversos exemplos de soluções baseadas em automação que comprovam como a tecnologia tem facilitado a vida de médicos e pacientes, tais como:
Laudos à distância
Hoje, com a grande integração promovida pelo uso da telemedicina, laboratórios conseguem estabelecer uma comunicação muito mais fluida e ágil com clínicas, médicos e outros profissionais.
Nesse contexto de avanço, os laudos à distância vêm ganhando mais aplicabilidade nos últimos anos. A automação é uma das grandes responsáveis por esse cenário, já que é com base em sistemas de informação e softwares que exames são rapidamente encaminhados de laboratórios para especialistas via internet, encurtando significativamente o tempo de resposta para um diagnóstico.
Graças à essa tecnologia, pacientes conseguem não só uma posição conclusiva em menor tempo, mas têm a possibilidade de contar com o auxílio de profissionais em diferentes localidades, garantindo diagnósticos ainda mais precisos.
Controle das atividades do laboratório
Um outro aspecto altamente benéfico do uso da automação nos laboratórios é o reforço na execução da gestão. Softwares específicos para esse tipo de empreendimento dão total suporte às principais atividades realizadas internamente, garantindo mais controle sobre a rotina e uma tomada de decisão mais aprofundada, baseada em dados estatísticos do negócio.
A exemplo, a partir de soluções automatizadas é possível gerenciar digitalmente, por meio de um verdadeiro painel de controle, dados estratégicos do empreendimento, como:
- faturamento eletrônico: o que permite a escrituração dos serviços prestados por meio de diferentes convênios e SUS, aumentando a transparência na gestão financeira;
- relação de apoios: funcionalidade que possibilita ao laboratório estabelecer uma comunicação direta e online com uma vasta rede de apoios, agilizando o atendimento na recepção;
- dados estatísticos das atividades do laboratório, como o perfil dos usuários, tempo médio de processamento, quantidade de exames processados e em fila de espera, tempo médio de coleta e tempo médio de entrega, além dos resultados quantitativos da empresa por período.
Substituição de processos manuais
Por último, vale também lembrar que a principal função da automatização é substituir tarefas manuais, lentas e burocráticas por alternativas mais sofisticadas e alinhadas com os padrões atuais — e isso os softwares fazem muito bem.
Podemos citar, por exemplo, a capacidades que o software tem de dar uma roupagem digital para o empreendimento. Nesse sentido, tarefas como o preenchimento de fichas de cadastros, identificação e armazenamento de amostras, organização da agenda e muitas outras se tornam muito mais simples e dinâmicas, otimizando a produtividade das equipes e reduzindo a probabilidade de erros.
Sem contar que essa postura digital do laboratório é, hoje, a base para futuras otimizações, já que a tendência é que o mercado se torne ainda mais tecnológico e baseado na automação.
Então, a conclusão a que podemos chegar é que a qualidade laboratorial atualmente está bastante atrelada à inovação dentro do negócio. Métodos mais robustos, atendimento às exigências legais e programas de acreditação, assim como uma cultura de aperfeiçoamento pessoal e profissional dos funcionários é, sem dúvida, o caminho para mais perícia nos resultados e maior credibilidade dos laboratórios.
Trouxemos bastante conteúdo, não é mesmo? Mas, sempre podemos ir além. Por isso, recomendamos que você leia também nosso post que lista 6 práticas fundamentais no manuseio de amostras biológicas. Aprenda mais sobre esse tema também!
