Não é de hoje que se ouve falar sobre proteger os seus dados no computador. A perda de informação ocorre por diversos motivos: quedas de energia que danificam os equipamentos, invasão de hackers ou mesmo inúmeros tipos de vírus. E num piscar de olhos, você pode perder informações importantes, simplesmente porque não realiza o backup de dados.
Talvez você não saiba a dimensão do problema que a perda de dados pode acarretar, mas em alguns casos, é possível considerar que este é um problema de proporções gigantescas.
Em um laboratório de análises clínicas, por exemplo, você guarda informações valiosíssimas sobre os pacientes que ali frequentam. Todo o histórico de consultas, exames, procedimentos realizados, são informações que devem ser mantidas em segurança, pois se trata da vida do paciente. Perder esses dados seria como se aquele paciente nunca tivesse realizado nenhum procedimento em seu laboratório ou clínica. Imagine a proporção que isso pode tomar. Você não quer enfrentar problemas e nem ao menos ver a imagem do seu laboratório ou clínica ser exposta de forma negativa, não é verdade?
Por isso, é imprescindível que você realize o backup de dados diariamente e guarde-o em uma mídia externa ou em nuvem, assim você vai garantir a segurança das informações e a credibilidade da sua empresa.
No post de hoje, explicamos o que é o backup, como ele pode ser realizado e a importância de fazer esse investimento por meio de ferramentas seguras e reconhecidas.
O que é backup?
Backup é uma cópia de segurança dos dados de um dispositivo de armazenamento para outro. Seu principal objetivo é restaurar as informações em caso de perda dos dados originais. O backup é uma prática fundamental para proteger os seus dados de um apagamento acidental, da corrupção de arquivos ou de crimes cibernéticos, por exemplo.
Preferencialmente, ele deve ser realizado em unidades de armazenamento externas. Assim, se ocorrer um problema na origem dos dados, as cópias de segurança não são afetadas. Imagine que você sofra um ataque de um hacker envolvendo criptografia de dados. Ele pede um resgate para liberar as informações. Se sua cópia de segurança estiver no mesmo ambiente dos dados, a invasão compromete o backup da sua empresa. Em outras palavras, ele se torna inútil.
Um ponto muito importante sobre o backup é sua automatização. Proteger os seus dados é uma necessidade constante. Em um laboratório de análises clínicas, por exemplo, são criados milhares de dados novos diariamente. Se o backup não ocorrer constantemente, você está correndo risco. Isso porque não há hora para ocorrer incidentes.
Diante desse fato, existem duas dicas fundamentais para realizar seu backup:
- Tenha várias cópias de segurança dos arquivos, pois falhas ou inconsistências podem ser replicadas nos backups;
- Automatize seu backup: é uma forma de não se esquece de fazer o backup e de aproveitar melhor a jornada de trabalho, já que ele pode ser programado em horários alternativos, após o expediente.
Tipos de backup
De acordo com o procedimento feito, os backups podem ser classificados em:
- Backup incremental: cópia dos dados que foram alterados desde o último backup realizado.
- Backup diferencial: semelhante ao incremental, mas, ao invés de criar uma cópia dos dados alterados desde o último backup, ele cria uma cópia de todos os dados alterados desde o último backup completo.
- Backup completo: cria uma cópia completa dos dados.
Além dessa classificação, existe uma diferença entre os backups, considerando o local de armazenamento das cópias de segurança. São dois principais:
- Backup em mídia ou servidor físico: armazenamento em discos rígidos externos (HDs), DVDs, CDs, pen drives, servidores.
- Backup em nuvem (cloud backup): o armazenamento é feito em servidor remoto virtual, que pode ser acessado pela Internet. É, em outras palavras, usar o espaço de armazenamento de outro computador. Há serviços gratuitos como Dropbox, Google Drive, One Drive, iCloud etc., mas existem soluções pagas e robustas para empresas com grande volume de dados.
O backup em nuvem é o mais utilizado atualmente para proteger os seus dados, porque o armazenamento em servidores físicos de dados estratégicos de um negócio pode colocar em risco a inteligência da sua organização. Em seu laboratório de análises clínicas, basta que um copo de água caia sobre o CPU ou que o HD caia da mesa para surgir um problema. Seus dados podem se perder por incidentes bobos.
Fazer o backup na nuvem evita esse tipo de incidente. As informações ficam armazenadas em servidores virtuais e descentralizados, o que ajuda a proteger os seus dados.
Procedimentos de backup
Os procedimentos de backup variam conforme o tipo de armazenamento.
Se você opta pelo backup em mídia física, por exemplo, pode fazê-lo manualmente para proteger os seus dados. É o mesmo que colocar um arquivo no pendrive. No Windows, você também pode proteger os seus dados utilizando o recurso “Transferência Fácil do Windows” para levá-los a um computador diferente. Em versões mais antigas, existe o “Centro de Backup e Restauração” (Windows 7 e Windows Vista) e o “Assistente para Transferência de Arquivos e Configurações” (Windows Server 2003/2000 e XP).
Existem também os softwares de backup para Windows e para macOS além dos assistentes nativos dos sistemas operacionais. Além de auxiliar na prática, esses programas oferecem automatização, criptografia, agendamento, sincronização com nuvem e com outros dispositivos. Dentre eles, estão AOMEI Backupper, Acronis Backup, Backup Maker e outros. Em qualquer caso, siga as instruções dos links de tutoriais.
A dica principal é não fazer o backup de um computador no mesmo HD em que o seu sistema operacional está instalado. Outra dica importante é armazenar a mídia física em um lugar seguro para evitar o acesso de pessoas não autorizadas e, se achar necessário, utilizar a criptografia.
No caso do backup em nuvem, é mais fácil proteger os seus dados. Isso porque ele possibilita a programação do backup automático. A única recomendação é utilizar uma rede Wi-Fi, porque os arquivos de podem consumir muitos dados móveis (se utilizar um smartphone), o que pode gerar custos adicionais.
Por que investir nessa tecnologia?
O backup é uma forma de proteger os seus dados. Essa é uma resposta suficiente para fundamentar o investimento nessa tecnologia. No entanto, é preciso saber o motivo pelo qual precisamos dar especial atenção à segurança da informação.
Quantas vezes você viu nos jornais, nos últimos meses, notícias sobre ataques cibernéticos? Em alguns casos, os criminosos utilizam vírus, ransomware e malware para atingir empresas multinacionais e governos. Em outros, invadem dispositivos pessoais para captar dados sigilosos, como informações bancárias e dados privilegiados de negócios.
Conforme estudo de 2017 (Norton Cyber Security Report), o Brasil perdeu US$ 22,5 bilhões decorrente de ataques cibernéticos e, 2018. Vale lembrar também que, em meados de 2017, o Hospital de Câncer de Barretos foi vítima de uma invasão de hackers. E os ataques tendem a aumentar. As defesas para proteger os seus dados devem acompanhar essa tendência.
Não bastassem os crimes cibernéticos, os gestores ainda devem lidar com a falha humana, que é uma fraqueza relevante na segurança de dados. Deletar um laudo médico sem intenção, desligar o antivírus, não atualizar o sistema operacional são práticas que ameaçam a proteção dos dados. Sem contar perda ou roubo de equipamentos, falhas de hardware ou software e desastres naturais.
São muitas as possibilidades de incidentes que fazem nascer a necessidade de proteger os seus dados da melhor forma possível. E existem outros bons motivos para investir em backup, além da prevenção de riscos. Economia de recursos, agilidade na recuperação de dados, centralização da informação, integração com outros serviços, acesso remoto, mobilidade e sigilo de dados são os principais, principalmente se falamos de backup em nuvem.
Isso, é claro, se você investir em ferramentas reconhecidamente eficientes e seguras que tem o backup como uma de suas funcionalidades.
Economia de recursos
Engana-se quem pensa que o backup serve somente para proteger os seus dados pura e simplesmente. Em um laboratório de análises clínicas, um bom gestor se preocupa com práticas que contribuem para economizar recursos. Afinal, a gestão financeira é uma das áreas de maior importância em qualquer negócio. E o backup também consegue contribuir para isso, especialmente se for adotado o backup em nuvem.
O primeiro ponto de economia diz respeito a evitar incidentes e ataques cibernéticos. Quando há perda ou comprometimento de dados devido a essas duas situações, o negócio pode parar. Um criminoso que pede um resgate de valor alto para liberar as informações é um exemplo. Um computador central do laboratório que queima com os principais arquivos médicos pode parar todas as atividades. Nos dois casos, o gestor precisará arcar com altos custos indiretos.
Outro ponto que merece destaque, já considerando o backup em nuvem, é que ele costuma ser mais barato do que o armazenamento em servidores físicos, unidades de fita e outros elementos de hardware e software quando o volume de informações é muito grande, como no caso do laboratório de análises clínicas. O backup em nuvem funciona sob demanda. Então ele é sempre ajustado fielmente às necessidades. Já o backup físico não. Ou seja, além de proteger os seus dados, tem melhor custo-benefício.
Outra abordagem do backup que pode ocasionar economia de recursos é o backup automático. Com ele, a equipe de TI ou o responsável pela segurança da informação na empresa não precisa gastar muito tempo para a prática. Basta que faça os agendamentos e deixe que a máquina realize o trabalho burocrático. Quando o armazenamento é na nuvem, o provedor dos serviços é quem se responsabilizará pela manutenção e pelo gerenciamento. Em outras palavras, a equipe interna foca em outras atividades, especialmente as mais estratégicas para o negócio.
Agilidade na recuperação de arquivos
Um grande motivo para investir na tecnologia de backup e proteger os seus dados é a agilidade na recuperação de arquivos. Um laboratório que não adota a prática com frequência pode ter um grande trabalho para encontrar aquele laudo que foi deletado sem querer pelo colaborador. Será preciso contratar um especialista em computação para tentar reaver a informação. E nem sempre ele consegue.
Quando, por outro lado, o laboratório utiliza um sistema que possui o backup automático como uma de suas funcionalidades, é muito mais fácil recuperar um arquivo. Ao invés de se dirigir ao escritório do gestor para procurar um documento que foi salvo no HD há 6 meses, basta acessar o sistema de nuvem para procurá-lo. Com poucos cliques, ele já aparece na sua tela. Os arquivos ficam devidamente organizados.
Centralização de dados
Uma das práticas de backup é a redundância. Em outras palavras, é criar várias cópias de segurança, como se houvesse um backup do backup para proteger os seus dados. Imagine fazer isso em várias mídias físicas. Em um negócio de saúde, como o laboratório de análises clínicas, seria necessário ter várias salas destinadas aos servidores físicos. Bastante inviável, certo?
Felizmente, com o backup em nuvem, é possível centralizar o armazenamento de dados em um ambiente online. Isso é especialmente útil para as empresas que possuem filiais. Todas elas salvarão suas informações no mesmo serviço remoto.
Além de facilitar a gestão dos dados ao diminuir a complexidade e a dispersão dos conteúdos, essa centralização também contribui para que o gestor tenha visibilidade dos dados. Isso facilita a obtenção de indicadores, assim como a análise dos panoramas do negócio. O resultado é ter uma administração mais eficiente e uma tomada de decisões mais fundamentada.
Integração com outros serviços
Os sistemas que possuem backup como funcionalidade, assim como os serviços de backup em nuvem, oferecem outro grande motivo para investir nessa tecnologia além de proteger os seus dados: integração. É possível utilizar os dados armazenados em conjunto com outros serviços integrados. Isso pode gerar uma gestão de informação mais analítica, servindo como base para a tomada de importantes decisões estratégicas.
Já pensou em ter insights de diferentes fontes para gerar relatórios e análises de negócios mais apurados? Em um laboratório de análises clínicas, é fundamental que isso aconteça.
Acesso remoto e mobilidade
Imagine que você, gestor do laboratório de análises clínicas, tenha viajado para ir a um congresso do setor conhecer as novas tecnologias. De repente, se encontrar com um potencial fornecedor, que te faz algumas perguntas minuciosas sobre seu negócio. Você precisa dar informações atualizadas, mas é domingo, e o laboratório está fechado.
Felizmente, você se lembra que faz o backup automático na nuvem do seu sistema de gestão. Então pode acessar as cópias de segurança dos do laboratório pelo seu smartphone e oferecer informações completas a ele. Pronto. Oportunidade de negócio bem aproveitada.
Essa é uma grande vantagem de contar com um backup em nuvem: acesso remoto e mobilidade. Basta que você tenha acesso à internet e um dispositivo com capacidade computacional para encontrar seus arquivos. Seja um smartphone ou um tablet, um notebook ou um desktop, onde você estiver, pode gerenciar suas informações e seu backup. É mais uma forma de proteger seus dados.
Para tanto, é preciso adotar alguns cuidados. O primeiro deles é controlar o acesso à ferramenta, que no caso é seu sistema de gestão. Em seguida, tenha atenção para não consultar informações sigilosas em lan houses ou computadores de pessoas desconhecidas, bem como de redes públicas, pois há chances de vírus e de coleta indesejada de informações. O ideal é usar um computador de um conhecido de confiança, colega de trabalho ou seu próprio notebook. Não se esqueça de fazer o logoff ou logout do sistema.
Sigilo
Proteger os seus dados de “visitas indesejadas” é fundamental para manter seu negócio em crescimento. Existem dados sigilosos que são a “pedra de toque” do seu laboratório, e nós compreendemos que devem ser mantidos a sete chaves. Muitos empreendedores, inclusive, se mostram resistentes a utilizar o backup em nuvem oferecidos pelo sistema de gestão por terem medo de verem seus dados divulgados.
Felizmente, não há motivo para se preocupar. Esses sistemas que possuem armazenamento e backup em nuvem são feitos com tecnologia de ponta, avançada, de forma a proteger os seus dados e mantê-los sob total sigilo. Dentre as tecnologias utilizadas, você pode encontrar a criptografia de dados de ponta a ponta, as conexões seguras (SSL), os selos de seguranças, e os já conhecidos antispywares e antivírus.
Quando for optar por um sistema de gestão para seu laboratório, fique atento a essas tecnologias. Pergunte ao fornecedor quais são as barreiras utilizadas para evitar invasões e roubo de informações, bem como o modo de funcionamento do backup. É importante que você se sinta seguro quanto à tecnologia utilizada para proteger os seus dados e mantê-los em sigilo.
A maioria das pessoas não dá a devida importância ao backup de dados, até que o inevitável aconteça com elas mesmas. E quando acontece, já é de se imaginar o desespero por ter perdido algo tão valioso! As informações dos seus pacientes são uma parte muito importante do seu patrimônio, por isso é necessário que você cuide e as mantenha sempre seguras.
Prezar pela segurança das informações e proteger os seus dados são funções básicas dos nossos sistemas. Fornecemos uma ferramenta de backup de dados automático para lhe auxiliar nesta tarefa. No entanto, a incidência de vírus e danos no equipamento são coisas que fogem do nosso controle.
Nós prezamos pela sua satisfação e queremos que você tenha sempre muito sucesso em sua empresa. Por isso, preparamos um ebook para mantê-lo informado sobre os principais tipos de vírus que podem ocorrer e o que eles podem causar, além de dicas importantíssimas para a realização do backup de dados.
