Como fazer um relatório gerencial eficiente? 5 dicas essenciais!

Quem está à frente de um negócio sabe bem a quantidade de variáveis que é preciso controlar para manter uma empresa organizada, competitiva e rentável. Entre números, dados, planilhas e relatórios gerenciais, um bom líder deve ser capaz de extrair o máximo potencial de cada informação, pois, no cenário empresarial atual, as melhores decisões são tomadas com base em dados concretos do negócio.

Dada a importância desse assunto para o sucesso do seu laboratório, preparamos este post para esclarecer melhor o que é um relatório gerencial e sua importância. Além disso, ainda separamos 5 dicas valiosas que ajudarão você a elaborar esse relatório de maneira eficiente. Então, ficou interessado? Continue a leitura e confira o que preparamos!

Relatório gerencial: o que é, afinal?

Indo direto ao ponto, podemos conceituar os relatórios gerenciais como documentos cuja destinação é guiar gestores e líderes no processo de tomada de decisões.

Para isso, um relatório gerencial deve conter informações estratégicas sobre o negócio, materializando em dados legíveis e úteis a real situação da empresa sob determinado enfoque.

Esse tipo de expediente é bastante utilizado para acompanhar o desempenho de processos e viabilizar a concretização dos objetivos do empreendimento. Ou seja, os gestores fazem as devidas análises, avaliando pontos específicos da empresa, de forma a entender se os resultados estão dentro do esperado ou se é necessário realizar alguma mudança. No caso de um laboratório, por exemplo, pode ser a quantidade de procedimentos mensais, comparando com períodos anteriores.

A partir das informações colhidas, é possível ser mais preciso na tomada de decisão, já que estamos falando de um relatório que condiz com a realidade do negócio.

Quais os principais tipos?

Agora que já sabe o que é um relatório gerencial, é válido lembrar que esse expediente pode ser utilizado com enfoques distintos. A exemplo, confira abaixo alguns tipos de relatórios gerenciais que você precisa conhecer.

Financeiro

Este relatório figura entre os mais importantes para um negócio, já que aborda um dos pilares para o sucesso empresarial: finanças.

A partir dele é possível visualizar a situação orçamentária de sua empresa, concluir sobre a viabilidade de novos investimentos e mensurar o desempenho do caixa, avaliando a possibilidade de se arcar com despesas futuras.

De modo geral, os relatórios gerenciais financeiros funcionam como uma bússola para o empresário, alertando sobre a situação financeira e antecipando eventuais problemas. Para tanto, é comum estar associado a expedientes estratégicos, como:

  • balanço patrimonial;
  • Demonstração do Resultado do Exercício (DRE);
  • fluxo de caixa.

Produtividade

O enfoque desse relatório é trazer para o gestor um panorama sobre o desempenho produtivo de diferentes setores do negócio. No contexto de um laboratório de análises clínicas, por exemplo, podemos falar sobre a avaliação da produtividade dos funcionários, quantidade de atendimentos realizados, cumprimento de prazos, crescimento do número de procedimentos, entre outras variáveis capazes de indicar o nível de produtividade da empresa.

Satisfação

Como sabemos, um laboratório tem o atendimento ao público como um dos seus vetores. Assim, é fundamental avaliar como os usuários dos serviços estão reagindo em relação à qualidade do atendimento, ao tempo para a solução da demanda, entre outros aspectos.

Nesse sentido, o relatório de satisfação é uma peça importante para o negócio. Por meio dele, é possível mensurar o nível de satisfação dos clientes, o que ajuda a tornar a empresa mais competitiva, investindo em otimizações nos quesitos que mais interferem na satisfação e fidelização dos usuários.

Como fazer um relatório eficiente?

Por ser um expediente muito importante para uma boa gestão empresarial, os relatórios gerenciais precisam ser bem estruturados. Afinal, é com base neles que muitas decisões podem ser tomadas, investimentos realizados e mudanças efetuadas.

Por isso, é preciso que esses documentos efetivamente auxiliem os gestores e líderes, trazendo informações de forma clara e acessível. Para ajudar, listamos estas 5 dicas. Confira!

1. Otimize a apresentação

Um bom relatório é aquele que vai direto ao ponto, apresentando as informações sem distrações e dados pouco relevantes — isso porque estamos falando de um documento tido como burocrático, então o melhor é tentar facilitar o máximo possível a compreensão a partir de uma boa apresentação.

A dica aqui é trazer um layout mais enxuto, simples e intuitivo. A depender do tipo de relatório, como vimos, pode haver a necessidade de inserção de dados e números. Nessas horas, gráficos e tabelas facilitam bastante.

2. Seja objetivo

Certamente uma empresa não depende apenas de um relatório para apoiar a tomada de decisão. Na realidade, diferentes documentos podem ser elaborados para cada finalidade. Sendo assim, é preciso ser objetivo, poupando tempo e esforço de todos aqueles que precisarão ler o documento.

3. Trabalhe com as informações certas

A eficiência de um relatório não está no seu tamanho, mas sim na qualidade do seu conteúdo. Por isso, ao desenvolvê-lo, é fundamental ser estratégico, reunindo apenas as informações que podem ser úteis para se chegar a uma conclusão.

Por exemplo, se você precisa elaborador um relatório financeiro do laboratório, dados como faturamento, desempenho mensal, fluxo de caixa e custos precisam estar descritas, já que essas informações fazem parte da rotina financeira do negócio.

4. Seja acessível

Em muitos casos, os relatórios gerenciais passam pelas mãos de diferentes pessoas para se chegar a uma conclusão. Logo, é essencial que todos sejam capazes de ler, entender e interpretar as informações ali contidas, aplicando-as em ações práticas.

Desse modo, ao elaborar o relatório, é preciso que seja acessível. Utilizar uma linguagem muito técnica e análises muito complexas, por exemplo, pode prejudicar a compreensão e o aproveitamento das informações e, consequentemente, prejudicar a tomada de decisão.

5. Apoie-se no uso da tecnologia

Hoje, grande parte dos processos burocráticos das empresas são simplificados a partir do uso de soluções tecnológicas — o que também se aplica à realidade dos laboratórios.

Softwares específicos para esse tipo de empreendimento reforçam a gestão do negócio, informatizando, automatizando e centralizando uma série de processos. Bons softwares laboratoriais, por exemplo, oferecem um verdadeiro painel de controle para a empresa, apresentando dados de atendimento, números reais e atuais, estatísticas, além de outras informações estratégicas.

Ou seja, a tecnologia facilita a elaboração dos relatórios gerenciais a partir da gestão a vista de todas as áreas do laboratório, como recepção, coleta, processamento e entrega, aprofundando a qualidade gerencial e otimizando a elaboração de relatórios.

Por fim, como foi possível perceber, o relatório gerencial tem um peso enorme no sucesso da gestão de uma empresa. Afinal, o mercado passa por um momento de grande valorização das informações e investir na sua utilização inteligente é, sem dúvida, um diferencial valioso para o seu laboratório.

Gostou do nosso artigo e quer seguir aprendendo mais sobre a importância dos dados para uma boa gestão? Então aproveite para ler também o sobre a aplicação do Business Intelligence (BI) para laboratórios!

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