A qualidade dos exames laboratoriais é um dos requisitos para o sucesso de um laboratório de análises clínicas. Por isso, deve ser uma preocupação prioritária do gestor. Um controle rigoroso da qualidade, além de contribuir para o diagnóstico correto, dão ao laboratório a credibilidade necessária em um mercado tão competitivo. E sabemos que a confiança é o ponto de partida para a fidelização de clientes e, consequentemente, para a lucratividade.
Pensando nesses benefícios, falamos um pouco sobre a importância de garantir a qualidade dos exames laboratoriais, bem como dos problemas gerados quando ela não é assegurada. Por fim, separamos 6 dicas essenciais para que o gestor consiga entregar exames precisos para seus clientes. Confira!
Importância de garantir a qualidade dos exames laboratoriais
Imagine que um indivíduo foi ao consultório médico com dores nas articulações, febre, e outros sintomas. O profissional realiza a anamnese e, por meio de um exame clínico, suspeita que seja dengue. No entanto, o paciente não apresenta as famosas manchas vermelhas pelo corpo. Ou seja, há possibilidade de ser apenas uma gripe forte. Como confirmar o diagnóstico? Por meio de exame laboratorial.
O laboratório clínico contribui com a maior parte dos dados utilizados pelos médicos ao tomar decisões em relação a um paciente. É um dos principais fatores considerados no diagnóstico de uma doença. E esse fato é, provavelmente, a maior importância de se manter a qualidade dos exames laboratoriais: contribuir para a promoção da saúde.
No relatório “Melhorando o Diagnóstico na Assistência à Saúde” (Improving Diagnosis in Health Care), publicado pelo Instituto de Medicina (IOM), dos Estados Unidos, concluiu-se que os adultos norte-americanos terão, pelo menos, um diagnóstico errado ao longo de sua vida. Em alguns casos, com implicações devastadoras. E qual a consequência disso?
A falta de qualidade dos exames laboratoriais é muito prejudicial, tanto para o paciente quanto para o laboratório. A conclusão citada acima refere-se aos Estados Unidos, onde o sistema de saúde já é mais integrado ao uso de prontuários eletrônicos. Imagine no Brasil, país em que a informatização da saúde ainda está dando os primeiros passos.
Práticas fundamentais no manuseio de amostras biológicas
O manuseio de amostras biológicas é um passo importante para manter a qualidade dos exames laboratoriais. Qualquer inadequação nos métodos, equipamentos ou recipientes podem alterar os resultados de análises e reduzir a exatidão dos procedimentos. Por isso, para que não ocorram falhas de nenhuma natureza, existem 6 práticas de manuseio que os profissionais devem adotar, inclusive na fase pré-analítica:
- Utilizar os materiais adequados: o profissional deve empregar os equipamentos, recipientes, embalagens e demais instrumentos da forma adequada;
- Realizar a devida identificação das amostras na primeira interação com o paciente: sem identificação, pode haver grandes transtornos para o laboratório (retrabalho, desorganização e erros de análise);
- Padronizar processos: a sistematização das atividades (estabelecer uma sequência lógica de procedimentos à qual todos se habituam a executar) contribui para torná-las mais ágeis, seguras e eficientes, permitindo ao laboratório atender a toda a demanda com qualidade e sem erros;
- Estar atento às variações cronobiológicas: boa parte dos materiais retirados do corpo humano sofre alteração em decorrência do transcurso do tempo. Por isso, é preciso se atentar à variação cronobiológica em diversos aspectos do processo, como transporte do material para outro local e outras ocorrências;
- Implementar uma soroteca eficiente: a organização da estrutura para lidar com o alto volume de informações e amostras é fundamental para evitar erros;
- Realizar a acreditação laboratorial: o processo de acreditação laboratorial é bastante sistêmico e comporta avaliações de qualidade em diferentes frentes do empreendimento. Se o seu laboratório é certificado, ele atua em conformidade com as práticas e regulamentações do setor.
Problemas gerados pela falta de qualidade dos exames laboratoriais
Você sabe quantos laboratórios de diagnóstico no Brasil possuem averiguação interna de qualidade? Menos da metade, segundo dados da Sociedade Brasileira de Patologia Clínica e Medicina Laboratorial (SBPC/ML). Isso quer dizer que o controle de qualidade dos exames laboratoriais, apesar de necessário, não é adotado pela maior parte do mercado. E isso é muito problemático.
Vários fatores podem alterar o resultado de um exame: validade vencida de reagentes, erros humanos, temperatura elevada no laboratório ou nos equipamentos de conservação, erros na calibração de equipamentos e outros. Sem controle, o laboratório pode enfrentar muitos problemas, que vão desde os prejuízos à saúde do paciente até processos judiciais.
Prejuízos à saúde do paciente
Prezar pela qualidade dos exames laboratoriais é demonstrar compromisso e responsabilidade com a saúde de um paciente. Imagine que uma pessoa obteve um falso resultado positivo para HIV. O trauma psicológico ao receber o diagnóstico é enorme. Então, ela começa um tratamento para a doença que, obviamente, se mostra inadequado, porque ela não tem o vírus. E a medicação piora sua condição de saúde. Em um exame posterior, descobre que não tem HIV.
É uma situação complicada em diferentes âmbitos. Porque, a partir do resultado errado de um exame laboratorial, foi feito um diagnóstico e prescrito um tratamento que prejudicou a saúde do paciente. Por isso, este é um dos serviços de saúde em que há interferência do Estado, uma vez que ele gera impacto direto na qualidade de vida das pessoas.
Por afetar diretamente a saúde dos pacientes, diz-se que a qualidade dos exames laboratoriais vai além de uma característica positiva do laboratório, sendo um verdadeiro ideal de atuação.
Comprometimento da reputação do laboratório
Qualquer tipo de erro em um exame laboratorial pode causar tanto transtorno a uma pessoa que, certamente, ela não voltará mais ao laboratório que o elaborou. Imagine se este tipo de erro acontece com frequência? Sabe-se que, principalmente em uma era hiperconectada como a atual, os consumidores procuram informações na internet sobre prestadores de serviços e fornecedores de produtos.
Se seu laboratório não prezar pela qualidade dos exames laboratoriais, a reputação do negócio será diretamente afetada. Possivelmente, as suas redes sociais serão “bombardeadas” com feedbacks ruins e o nome do seu laboratório aparecerá em sites como o Reclame Aqui. Em outras palavras, o comprometimento de sua credibilidade pode provocar a queda na lucratividade de seu negócio.
Queda na produtividade e lucratividade
O mercado de medicina diagnóstica cresceu bastante nos últimos anos devido a mudança dos hábitos de vida das pessoas e modificações econômicas da população. O acesso aos planos de saúde, clínicas populares e aos serviços médicos aumentou. O crescimento da demanda em laboratórios de análises clínicas fez com que mais estabelecimentos abrissem, aumentando a competitividade.
Por isso, um laboratório que não demonstra ter alto rigor em seus procedimentos e não apresenta qualidade nos exames laboratoriais não consegue se manter competitivo. E isso interfere diretamente na produtividade da equipe, que será cobrada pelos erros e não apresentará motivação no ambiente de trabalho.
A fuga de clientes fatalmente acontecerá e ocasionará a queda na lucratividade. Por tudo isso, se seu laboratório quer manter maior diferencial competitivo, potencializando a atração e fidelização de clientes, é fundamental investir na qualidade dos exames laboratoriais.
Possibilidades de ser réu em processos judiciais
No exemplo que demos acima sobre o paciente que recebeu um falso diagnóstico positivo para o HIV, demonstramos o prejuízo que o erro em um exame laboratorial pode causar aos indivíduos. No entanto, o laboratório também pode sofrer impactos negativos relevantes, que vão além da queda da credibilidade. lucratividade e produtividade. O negócio pode se tornar réu em um processo judicial.
Nos últimos anos, estamos vendo um crescimento no número de processos por erros médicos. Com mais informações, os pacientes ganham certa autonomia nos serviços de saúde, cobrando mais dos estabelecimentos e dos profissionais. No entanto, se o erro no diagnóstico médico teve origem em uma deficiência na qualidade do exame laboratorial, a culpabilidade é certamente direcionada ao laboratório envolvido no caso.
Em casos de diagnósticos errados vindos de exames laboratoriais sem qualidade, como o exemplo dado, o paciente precisa lidar com o sofrimento e o transtorno gerados com a notícia. E esse é um dos principais motivos das indenizações por danos morais. Basta que o paciente prejudicado ajuíze uma ação contra o laboratório para discutir a situação. E, neste caso, provavelmente sairá vitorioso.
Dicas para garantir a qualidade dos exames laboratoriais
Os exames laboratoriais são procedimentos altamente importantes na rotina dos profissionais e das empresas que lidam com a saúde e o bem-estar das pessoas, sobretudo quando são utilizados como ferramenta para diagnósticos de situações que podem afetar toda uma vida.
Por isso, precisão, agilidade e, mais ainda, responsabilidade são atributos indispensáveis para a atuação de qualquer laboratório de análises clínicas. Neste sentido, a qualidade dos exames laboratoriais deve ser levada a sério. Tanto que o relatório relatório “Melhorando o Diagnóstico na Assistência à Saúde”, que mencionamos, dá 8 orientações sobre a atividade laboratorial.
Dentre elas, estão: melhorar a eficiência do trabalho em equipe, inclusive com capacitação dos profissionais; Contar com o auxílio da tecnologia da informação; Desenvolver abordagem de identificação, aprendizado e redução de erros diagnósticos; Desenvolver um ambiente de responsabilidade médica para facilitar a melhoria do diagnóstico; Entre outros.
Dada a importância desse tema, listamos abaixo 6 dicas que irão garantir a máxima qualidade nos exames e procedimentos do seu laboratório.
1. Tenha o hábito de otimizar atividades
Quando se fala de qualidade dos exames laboratoriais, logo vem à mente um conjunto de ações voltadas especificamente para a forma como os exames são realizados. Contudo, a qualidade de um laboratório é fruto de um sistema muito maior e que passa por diferentes ações e setores.
Por exemplo, a forma como o paciente é atendido, como seus dados são registrados e como sua solicitação é processada também são capazes de influenciar na qualidade dos exames laboratoriais. Isso porque a probabilidade de erros aumenta se essas etapas não forem bem-feitas e organizadas. Prazos podem ser perdidos, procedimentos podem ser trocados entre pacientes, laudos podem ser feitos de forma equivocada, entre muitos outros problemas.
Por isso, ter o hábito de acompanhar todas as rotinas do laboratório e otimizar as atividades — desde as mais simples, até as mais complexas — é uma medida de extrema valia para a qualidade final das entregas. Como dica, recomenda-se, por exemplo, substituir os processos manuais, como preenchimento de fichas, por alternativas informatizadas.
E se as atividades envolverem terceiros? O controle de qualidade laboratorial também inclui a atuação com parceiros. Imagine que o gestor enviou a um laboratório parceiro uma demanda específica, devido à expertise que ele possui em alguns procedimentos. Viabilizar o sucesso operacional dessa demanda é também uma forma de entregar exames com qualidade.
2. Utilize algoritmos na interpretação de exames
A princípio, essa informação pode trazer uma certa estranheza, mas, acredite, esse sistema já existe e não deve demorar para que se torne uma tendência na área de análises clínicas.
A inteligência artificial, operando por meio de complexos algoritmos, é capaz de diagnosticar, com base em dados informados pelo paciente via internet, doenças crônicas como diabetes, hipertensão e obesidade.
Esse sistema faz uma verdadeira interpretação dos exames laboratoriais, apontando as prováveis doenças que o indivíduo pode ter, baseando-se nos dados clínicos dos exames. Evidentemente, a figura do médico não deve ser dispensada, pois a tecnologia deve ser empregada como um recurso auxiliar, capaz de dar mais agilidade para o diagnóstico do paciente.
3. Trabalhe com recursos eficientes
De modo geral, a qualidade das análises realizadas no laboratório está intimamente relacionada à eficácia dos recursos e equipamentos utilizados nos procedimentos. Por isso, trabalhar com dispositivos modernos, métodos mais robustos e inovadores, certamente garantirão a agilidade e confiabilidade necessários para atender às solicitações dos pacientes.
Nesse ponto, quem é proprietário de um laboratório deve estar atento às tendências do mercado, especialmente no que diz respeito à tecnologia e seus avanços. Muitas vezes, o empresário evita buscar novas soluções para o empreendimento, a pretexto disso representar uma elevação nos custos.
Porém, é preciso ter um olhar para o futuro. A aquisição de um novo equipamento, por exemplo, traz uma série de benefícios, como mais produtividade, segurança e eficiência. No final, os benefícios superam os custos.
Uma questão que deve ser observada pelo gestor é a qualidade de seus recursos e equipamentos. Para garantir a qualidade dos exames laboratoriais, você deve estar atento, por exemplo, às seguintes situações:
- O equipamento que realiza a medição de resultados está bem calibrado?
- Há algum problema com os reagentes utilizados (data de validade, consistência diferente do normal)?
Esses recursos eficientes também podem envolver todo o fluxo de trabalho. E isso se relaciona com dois fatores principais: conhecer a demanda e definir a estrutura.
Você tem perfeito conhecimento das demandas que chegam ao seu laboratório diariamente? Um controle de qualidade dos exames laboratoriais passa necessariamente por isso. Porque é com essa informação que o gestor organiza o fluxo de trabalho, as atividades e os procedimentos mais realizados pelo empreendimento. Quanto maior for a demanda por determinado serviço, maior deverá ser o controle de qualidade para minimizar os riscos e as falhas.
E o que dizer sobre a estrutura, que envolve também os equipamentos utilizados? O controle de qualidade dos exames laboratoriais depende diretamente de uma boa metodologia de organização. É preciso que uma estrutura de atividades seja definida, para que possa gerar informações reais e dados precisos sobre as condições do laboratório. Como consequência, municiar o controle da qualidade. E todos os profissionais do laboratório devem estar cientes da organização da estrutura e dos processos, desde a solicitação de um exame até sua entrega.
4. Invista em inovação
Aqui a dica vai além do apresentado no tópico anterior. Contar com uma infraestrutura adequada e bons recursos é, sem dúvida, um ponto importante para manter a inovação no laboratório. No entanto, é preciso ir mais adiante. Inovar em questões como atendimento personalizado, aprimoramento da gestão de pessoas, novos métodos de gestão e organização da empresa são, também, iniciativas que podem garantir um status de empresa inovadora para o seu laboratório.
Isso porque uma empresa inovadora se preocupa com todos os processos que a compõe. Assim, tanto a parte técnica da atuação do negócio quanto os itens voltados à gestão interna são tidos como prioridade. Em outras palavras, tão importante quanto dispor de dispositivos modernos é também contar com colaboradores motivados, finanças organizadas e processos fluidos.
Nesse sentido, vale também destacar a importância de se implementar um rigoroso controle de qualidade, no qual se utilize técnicas avançadas para manter a máxima confiabilidade e eficiência dos procedimentos realizados pelo laboratório. Auditorias de qualidade, adoção de procedimentos pré-analíticos, redundância de exames, checklists de verificação, entre outras medidas, podem tornar as análises ainda mais seguras e sofisticadas, aumentando significativamente a qualidade do laboratório.
Quer um bom exemplo? Existem laboratórios que utilizam uma ferramenta de interfaceamento. Essa ferramenta é capaz de interligar o equipamento de análise com o sistema de gestão laboratorial. Essa solução prática traz diversos benefícios, como:
- Bloquear automaticamente exames alterados para evitar sua entrega ao paciente antes da recalibragem do equipamento;
- Eliminar a necessidade de mapas de trabalhos manuais, que são suscetíveis a erros humanos;
- Automatizar o registro do exame imediatamente após sua execução;
- Comparar os exames, apontando taxar regulares e anômalas.
5. Tenha colaboradores capacitados
Outro ponto determinante na hora de garantir a qualidade dos exames laboratoriais é o nível técnico dos profissionais que atuam na empresa. Em regra, quanto mais qualificados e experientes forem os colaboradores do laboratório, melhor será o atendimento e a qualidade das entregas. Os recursos humanos sempre terão especial relevância na prestação de um serviço eficiente e no sucesso de qualquer empreendimento.
Por isso, a primeira dica que damos começa no recrutamento. Selecione bem os seus colaboradores, analisando detalhadamente o currículo dos candidatos na hora de contratar — especialmente quando se trata de biomédicos, cujas funções exigem um rigor técnico bastante elevado.
Além disso, é fundamental contar com uma equipe coesa e eficiente, formada por pessoas que saibam lidar com o atendimento ao público e, principalmente, saibam como transparecer toda a preocupação e profissionalismo da sua empresa para os pacientes.
Além de contratar bem, o gestor deve investir constantemente na qualificação e treinamento da equipe. Algumas atividades realizadas no laboratório são específicas e complexas, e para garantir a qualidade dos exames laboratoriais é preciso capacitar os funcionários.
Seja por treinamentos internos ou por cursos formais de especialização, essa capacitação é importante em todas as rotinas do laboratório. Principalmente porque, nesse mercado, a tecnologia avança a passos largos e traz inovações que podem modificar a forma de gestão e de prestação dos serviços.
O gestor não deve se ater à capacitação técnica dos seus colaboradores. O incentivo ao conhecimento é também uma questão importante para a qualidade do serviço, assim, o colaborador se aperfeiçoa por conta própria em suas funções, tornando-se mais produtivo e mais capacitado.
Por fim, além de ter uma equipe preparada tecnicamente, o gestor deve constantemente reforçar a importância dos valores da empresa na hora de desempenhar suas funções. É importante lembrar que um laboratório de análises clínicas está inserido em um mercado competitivo. E que a entrega de qualidade a um público cada vez mais exigente é fundamental para se manter vivo.
Isso envolve diretamente as habilidades que os funcionários têm de lidar com o destinatário dos serviços, de modo a proporcioná-los a melhor experiência possível, desde a recepção até a entrega dos resultados. Esse processo do cliente dentro do laboratório, quando permeado por uma equipe capacitada e coerente com os valores do negócio, certamente passará por mínimos erros.
6. Tenha um software de gestão específico
Dentro da rotina de um laboratório de análises clínicas, muitos são os processos importantes para se manter a regularidade das atividades. Afinal, o cumprimento rigoroso dos prazos, a erradicação de erros, entre outros pontos, deve ser tido como meta. Mas para que ela seja alcançada, é preciso contar com o apoio da tecnologia.
- A utilização de um software de gestão especializado no acompanhamento de rotinas dos laboratórios, por exemplo, pode fazer toda a diferença na qualidade organizacional do empreendimento e, mais que isso, garantir a eficiência necessária para as entregas.
Softwares dessa natureza, podem servir de base para inúmeras atividades. A exemplo, podemos citar os seguintes benefícios:
- acompanhamento integral e eletrônico do faturamento, controlando o caixa de forma separada entre convênios e SUS;
- automatização de processos, facilitando o fluxo de atendimento desde o momento que o paciente faz a solicitação até a entrega do laudo;
- aumento da produtividade da empresa, reflexo da melhor organização dos dados e informações dos pacientes e procedimentos;
- integração com outras plataformas e interfaces de automação, o que dinamiza a rotina do laboratório e agiliza a comunicação;
- adaptabilidade com a empresa, já que os recursos do software podem ser utilizados conforme a necessidade do laboratório.
Alcançar uma boa qualidade dos exames laboratoriais é uma questão de esforço conjunto, cujos resultados dependem do aprimoramento de diferentes aspectos do estabelecimento. Cada um dos pontos citados ao longo deste post serve como norte para que você saiba por onde começar as otimizações. Siga as nossas dicas e comprove a qualidade do seu laboratório a partir da satisfação dos seus clientes.Gostou deste post? Quer aprimorar a rotina do seu laboratório? Veja como realizar um controle de estoque eficiente para manter seu negócio sempre pronto para a prestação de serviços!
