A automação é adotada em muitos negócios no mundo inteiro, com a principal finalidade de otimizar as atividades do empreendimento. Uma de suas facetas é a integração de informações e processos em laboratórios de análises clínicas, que possui fundamental importância para o negócio. As ferramentas e soluções tecnológicas destinadas a essa tarefa podem trazer muitos benefícios, que demonstramos a seguir.
O que é a integração de informações e processos em laboratórios?
A integração de informações e processos em laboratórios é uma medida que visa uni-los ou interligá-los em um único fluxo. O princípio é o mesmo da integração de sistema, que é um processo que reúne todos os sistemas organizacionais em um único sistema.
No laboratório de análises clínicas, seu principal objetivo é interligar os diversos setores do empreendimento, sejam técnicos ou administrativos. Podemos chamar essa integração de informações e processos em laboratórios de interoperabilidade. Em geral, isso se dá por meio de um software de gestão laboratorial, um tipo de sistema de gestão integrada (ERP – Enterprise Resource Planning) que garante a automatização e a otimização dos processos.
De maneira ampla, pode-se dizer que a interoperabilidade é responsável por reunir, em um único lugar, todos os dados do negócio. E isso traz muitos benefícios.
Qual a importância da integração de informações e processos em laboratórios?
Um laboratório de análises clínicas integrado por meio da tecnologia é, por natureza, organizado. A integração de informações e processos em laboratórios favorece a aproximação entre as áreas da empresa. E isso tem consequências muito positivas para o negócio.
Imagine que o recepcionista precise de uma informação do gerente de estoque para que consiga marcar um exame de determinado paciente. Sem a integração, o profissional perderia minutos preciosos para checar a situação com o colega. E sabemos que o atendimento ágil é um dos maiores aliados para a prosperidade de um negócio que lida diretamente com pessoas.
Para evitar processos internos demorados, a saída é automatizá-los. E é exatamente aqui que entra essa faceta da automação, que é a integração de informações e processos em laboratórios. A comunicação entre os profissionais é mais rápida e eficaz, o que implica em melhores resultados e serviços de qualidade. No mesmo exemplo que demos, se houver integração entre os setores do laboratórios de análises clínicas, o atendente resolve o agendamento de exame em poucos segundos.
De forma geral, podemos dizer que a maior importância da integração de informações e processos em laboratório é conferir mais qualidade e segurança aos serviços prestados. Mas existem benefícios que retratam melhor essa importância.
Melhor gerenciamento de informações
Os sistemas de automação que realizam a integração de informações e processos em laboratórios realizam um importante gerenciamento de dados. Eles podem funcionar de diversas maneiras. Existe uma funcionalidade, por exemplo, que faz a ponte de comunicação entre a plataforma e os equipamentos conectados. Os profissionais conseguem gerir de forma eficiente os resultados de amostras de pacientes, além de realizar um rigoroso controle de qualidade.
Mas essa funcionalidade é só um exemplo. A ideia geral da integração de informações e processos em laboratórios é uma boa gestão de todos os dados do negócio. Em um só lugar, ele integra informações sobre agenda, coleta, estoque, finanças e muitos mais. E essa unificação evita muitos erros nos processos internos, desde a identificação dos pacientes até a aquisição de insumos.
Uma boa gestão de dados, em suma, possibilita transformar a visão do laboratório sobre o uso de dados. De forma simples, gera insights que servem como base para otimizações na gestão.
Segurança das informações
Relacionado à unificação de dados em um só lugar, aparece outro benefício que retrata a importância da integração de informações e processos em laboratórios: segurança das informações.
Os dados são armazenados em um software seguro, normalmente baseado em nuvem, com criptografia que garante a autenticidade e a inviolabilidade das informações. A computação em nuvem permite a sincronização automática de dados e o acesso de forma instantânea por quem tem autorização.
Com os dados seguros, o laboratório consegue desenvolver continuamente suas atividades dentro da legislação atual. O importante, para o gestor, é fazer uma boa escolha de software. Assim, consegue contar com o suporte técnico do fornecedor de forma constante.
Tomada de decisão fundamentada
Você já ouviu falar em Business Intelligence? A atividade tem como objetivo de coletar, organizar e analisar todos os dados de um negócio para subsidiar o gestor a adotar direcionamentos úteis e estratégicos para aprimorar todos os serviços da empresa.
Com a melhoria do gerenciamento e a centralização da informação, o gestor consegue ter uma visão global e real sobre sua organização. A integração de informações e processos em laboratórios é fundamental para gerar dados valiosos para a tomada de decisões fundamentada.
Se o administrador não conhece a realidade dos diversos setores, como poderá determinar uma ação para melhorar a prestação do serviço? Por isso, o auxílio desses softwares que realizam integração de informações e processos em laboratórios é fundamental. Eles permitem que o gestor analise e interprete todos os dados que estão à sua frente para conduzir o negócio da melhor forma.
Padronização de processos e procedimentos
Outro benefício relevante que a integração de informações e processos em laboratórios traz para o negócio é a padronização de processos e procedimentos. Em outra oportunidade, falamos sobre o POP no laboratório de análises clínicas. Esse Procedimento Operacional Padrão é um conjunto de diretrizes para a execução de um trabalho que contém a descrição minuciosa de procedimentos executados dentro do laboratório. Instruções sequenciais de operações, frequência de execução, e outros dados estão contidos nele.
O principal objetivo do POP é padronizar a execução de tarefas fundamentais e minimizar ocorrência de erros durante as atividades. Ou seja, garantir o funcionamento correto dos processos internos. A integração de informações e processos em laboratórios também atua neste sentido.
Sem variados sistemas e processos, as chances de erros diminuem drasticamente. Existe uma padronização que deve ser seguida por todos, que é o do sistema de gerenciamento utilizado. Não há troca de dados desnecessária ou dificuldades de os colaboradores lidarem com múltiplos sistemas. Não há duplicidade de dados, porque eles estão todos em uma única plataforma. Isso evita o uso de informações erradas. Não há incompatibilidade de vários sistemas.
Além disso, a integração de informações e processos em laboratórios possibilita uma melhoria no controle, uma vez que todos eles são gerenciados por uma ferramenta. Todos os dados e operações são registradas e monitoradas constantemente. Em tempo real, são a base de análise e estudo para o gestor, que consegue visualizar os gargalos no fluxo de trabalho e implementar melhorias nos processos.
Diminuição de retrabalho
Processos e procedimentos padronizados, minimização de erros na execução das atividades e centralização de informações geram um grande benefício para o laboratório, que é a diminuição do retrabalho. A integração de informações e processos em laboratórios disponibiliza os dados de forma correta e íntegra a todos os colaboradores, de qualquer setor do laboratório. Ao evitar o erro ou a manipulação incorreta das informações, os profissionais conseguem otimizar o exercício de suas tarefas.
Ganho de agilidade e produtividade
A integração de informações e processos em laboratórios, por tudo que apontamos, gera ganho de agilidade e produtividade dentro do negócio. Os trabalhos realizados com menos erros não precisam ser refeitos. A automação de algumas tarefas também trabalha neste sentido. A centralização dos dados diminui o ruído da comunicação interna e otimiza todos os processos empresariais.
Com maior produtividade, o gestor poderá inclusive realocar os profissionais em projetos estratégicos ou tarefas mais significativas. E o resultado disso é ainda melhor: garantir o crescimento e o sucesso do negócio, devido à prestação de serviços ágil e de qualidade. Isso também melhora a competitividade do laboratório no mercado, não só pela boa reputação que conseguirá junto aos clientes, mas também pelo maior poder de fogo do negócio.
Menor necessidade de manutenção em sistemas
Uma vantagem que a integração de informações e processos em laboratórios traz especificamente para a infraestrutura de tecnologia do negócio é diminuir a necessidade de manutenção. Isso porque não será preciso manter vários sistemas de forma separada, o que gera mais trabalho de manutenção. Com tudo concentrado em um único sistema gerencial, a infraestrutura da empresa precisará de suporte apenas para ele. Além disso, estará menos suscetível a erros.
Redução de custos de treinamento
A unicidade do sistema gerencial, que promove a integração de informações e processos em laboratórios, também demandará menos investimento em treinamento dos colaboradores. Sabemos que a implementação da automação laboratorial demanda o ensino do manejo das ferramentas adotadas. Por isso, se existe apenas um sistema, o gestor deverá se preocupar em treinar sua equipe para trabalhar com ele.
Como fazer a integração por meio da tecnologia?
Para realizar a integração de informações e processos em laboratórios, é preciso ter uma visão global do que ocorre no negócio.
A integração de sistemas, por exemplo, pode seguir um método administrativo muito conhecido, que é o ciclo PDCA (Plan/Planejamento, Do/Executar, Check/Checagem e Action/Ação). Neste caso, o método funcionaria assim:
- Planejamento: levantamento de todos os sistemas do laboratório, inclusive aqueles relacionados aos equipamentos. É preciso analisar os níveis de compatibilidade, a capacidade da rede em comportar o projeto, e o budget (orçamento) disponível. Por fim, é preciso montar um cronograma com objetivos e metas para a implementação
- Execução: é a implementação do projeto. A integração de informações e processos em laboratórios deve ser fracionada para não prejudicar muitos processos simultaneamente.
- Checagem: é o monitoramento que verifica se os sistemas foram devidamente integrados ou se há gargalos ou erros estruturais e operacionais. Em outras palavras, é controlar o progresso do projeto (objetivos e metas alcançadas).
- Ação: os gestores tomam decisões para corrigir as falhas encontradas.
No entanto, quando falamos de integração de informações e processos em laboratórios, o gestor deve avaliar se o PDCA é aplicável para sua realidade. Podemos dizer que a ideia central do PDCA é, sim, aplicável. Ele pode servir na implementação de qualquer projeto em diversos âmbitos.
Na prática, podemos dizer que não existe uma fórmula única para realizar a integração por meio de tecnologia. Em um laboratório, existe o interfaceamento, por exemplo. Essa tecnologia permite uma comunicação rápida em todo o processo de realização do exame. Agendamento do paciente, coleta e análise dos testes, entrega dos resultados. Todas essas etapas estão integradas no interfaceamento.
De forma simples, a requisição do exame é cadastrada no sistema, e, em seguida, aparece na lista que será enviada ao aparelho que realizará o teste. Ao ser concluído, o resultado é automaticamente enviado para a próxima etapa do processo, que é a análise e a entregue ao paciente.
Mas esse é só um exemplo. Quem deseja fazer a integração de informações e processos em laboratórios, deve pensar em algumas etapas básicas, como demonstramos a seguir.
Mapear os processos internos
O mapeamento dos processos internos deve ser o primeiro passo da integração de informações e processos em laboratórios. O gestor deve compreender tudo que permeia a rotina do seu negócio para compreender as relações diretas ou indiretas entre os setores técnicos e administrativos. Existem processos que têm interdependência com procedimentos de outros departamentos, por exemplo.
Com esse processo analítico, o gestor identifica a necessidade da integração de informações e processos em laboratórios e qual o impacto dela na qualidade dos serviços prestados.
Diagnosticar o caminho das informações
Após mapear e analisar os processos, o gestor consegue entender qual o caminho dos dados que entram no laboratório. Esse raio-X completo começa quando um paciente procura o negócio pela primeira vez, qualquer que seja o meio de comunicação. O gestor deverá identificar o que é digitado em cadastros e se há algum nível de redundância desses dados. A partir dessa análise, ele poderá visualizar que tipo de integração deve ser feita.
Escolher a tecnologia de integração
Com a análise completa das necessidades do laboratório, o gestor perceberá qual a solução tecnológica mais adequada para fazer a integração de informações e processos em laboratórios.
Há casos em que o negócio já dispõe de um sistema gerencial, mas não possui uma ferramenta de interfaceamento suficiente. Uma solução seria encontrar um software gerencial que já englobasse essa função. Há também os laboratórios que não automatizaram nada. Neste caso, é preciso pensar em um software de gestão laboratorial para começar o processo de automatização.
Essa avaliação cabe unicamente ao gestor.
Monitorar os resultados
Por fim, como em qualquer processo de gestão, o monitoramento dos resultados é a última etapa ao adotar um sistema que faz a integração de informações e processos em laboratórios. Para os negócios que já adotam a tecnologia, isso pode ser facilitado com a emissão de relatórios gerenciais, que trazem dados importantes sobre os processos internos. Em qualquer situação, há outras formas de medir o sucesso das implementações, como estudos, reuniões com seus stakeholders e feedback com colaboradores.
Por fim, não se esqueça que o monitoramento de resultados deve ser seguido de um constante processo de aprimoramento.
A integração de informações e processos em laboratórios é uma etapa importante da automatização nestes negócios. Ela propicia uma gestão de dados eficientes, a padronização dos processos, a otimização do trabalho dos colaboradores e, em consequência, uma prestação de serviços qualificada.
No entanto, para que essa integração traga os benefícios esperados, o gestor deve realizá-la de forma correta. Isso inclui a adoção das soluções tecnológicas mais adequadas.
Se você está em dúvida sobre como começar, conheça os benefícios dos sistemas de gestão laboratorial!
