Insumos para laboratório de análises clínicas: como gerir?

Insumos para laboratório de análises clínicas: como gerir?

Para uma boa gestão laboratorial, diversos pontos devem ser observados pelos empreendedores. Um deles diz respeito aos insumos para laboratório de análises clínicas. Gerenciá-los da maneira correta é a melhor forma de garantir uma prestação de serviços de excelência. Já pensou perder clientes por falta de reagentes no setor de análise clínica?

Para compreender melhor sobre a gestão de insumos para laboratório de análises clínicas, é preciso entender o que ela é, suas vantagens e as melhores práticas para realizá-la. Confira!

O que é gestão de insumos para laboratório de análises clínicas?

O que é gestão de insumos para laboratório de análises clínicas?

Realizar a gestão de insumos para laboratório de análises clínicas é organizar os recursos materiais do negócio. Em outras palavras, é fazer a gestão ou controle de estoque. Ela envolve o planejamento de todos os fatores sobre aquisição de materiais para abastecer o laboratório, nos quesitos qualidade e quantidade.

Uma das práticas necessárias para gerir os insumos para laboratório de análises clínicas é estudar a relação custo-benefício dos produtos, os prazos, os fornecedores e outros pontos que abordaremos adiante. Essa atividade essencial deve ser desempenhada por uma equipe capacitada, porque o controle se relaciona diretamente à eficiência da rotina laboratorial.

Vale destacar também que boa parte da receita bruta de um laboratório é investida na compra de materiais e insumos. Por isso, o erro nessa gestão, seja de cálculo ou de planejamento, causa prejuízos financeiros relevantes para o negócio. 

Sem mencionar que as falhas podem, inclusive, prejudicar a imagem do laboratório perante o consumidor. Já imaginou o constrangimento causado pela falta de um tubo de armazenamento ao realizar um mero exame de sangue no paciente? É um sinal de desorganização, que prejudica o atendimento de qualidade.

Considerando tudo que envolve a gestão de insumos para laboratório de análises clínicas, o gestor deve ter especial preocupação com ela. O controle de estoque, para ser bem feito, deve considerar as informações acerca das necessidades do laboratório e do consumo médio em determinado período de tempo, o que pode ser feito pela análise do histórico de utilização dos materiais. Dessa forma, consegue propiciar vantagens para o negócio.

Vantagens da gestão de insumos

Os erros ao fazer a gestão de insumos para laboratório de análises clínicas acontecem em negócios de todo o porte. Se no início de seu empreendimento você se deparou com a falta de uma substância na análise clínica, saiba que isso também pode ocorrer naquele laboratório enorme, cheio de filiais e solidificado no mercado. Com o tempo, os erros são cada vez menos frequentes, porque a gestão dos recursos materiais se torna eficaz. Afinal, o controle de estoque é uma estratégia essencial no laboratório. Ele se relaciona à prestação de um serviço de qualidade, e traz as seguintes vantagens:

  • Ausência de perdas significativas de material: ainda que exista sazonalidade (períodos de maior e menor movimento), uma boa gestão realiza o controle de entradas e saídas no laboratório periodicamente, o que também evita que as substâncias fiquem vencidas;
  • Maior qualidade e eficiência no atendimento: a equipe de profissionais consegue atender aos pacientes de maneira satisfatória, pois não há falta de insumos na hora do atendimento. Essa postura também contribui para fidelizar e atrair novos clientes;
  • Economia financeira: um controle de estoque eficiente evita o desperdício de recursos financeiros com compras desnecessárias de materiais e controla a saída prioritária das substâncias que estão prestes a vencer;
  • Mais investimentos: com o menor impacto no fluxo de caixa do laboratório, a eficiência financeira da organização aumenta, disponibilizando mais recursos para investir.
Como realizar a gestão de insumos para laboratório de análises clínicas?

Como realizar a gestão de insumos para laboratório de análises clínicas?

Para otimizar a logística do laboratório, o primeiro passo é ter um setor específico responsável pelos procedimentos relativos às compras de insumos para laboratório de análises clínicas. É ela quem fará o controle do estoque quanto ao prazo de validade dos materiais, controle de inventários, entrada e saída de insumos, informações sobre fornecedores e cotações, prazos e logística de entrega, dentre outros pontos. 

Um dos pontos que merece muita atenção é a visão global do responsável pelo setor acerca das informações pertinentes à gestão de insumos para laboratório de análises clínicas. Para tanto, entra o trabalho da tecnologia. Veja a seguir cada fator que possibilita uma boa gestão.

Controle do estoque

Os insumos para laboratório de análises clínicas devem ser controlados periodicamente para evitar faltas e excessos. São três medidas de controle que você pode adotar: padronização de estoque, inventário e monitoramento de entradas e saídas.

Padronização de estoque

Padronizar o estoque é definir um esquema que deve ser seguido por todos da equipe. Quando a padronização é sistematizada e ordenada, os profissionais encontram os materiais mais facilmente, agilizando os atendimentos.

Você pode, por exemplo, organizar os itens por data de validade (controle dos prazos máximos para consumo), utilizar etiquetas ou códigos de barras para garantir a rastreabilidade dos produtos, e organizar os itens por ordem alfabética.

Realização de inventários

Inventários são ferramentas de organização e planejamento que fazem um levantamento do estoque, inclusive sua contabilização. Ele deve ser feito periodicamente para que a equipe entenda o fluxo e o perfil de uso dos insumos. 

A periodicidade deve ser definida conforme as particularidades do laboratório, que consideram tipos de procedimentos, fluxo de caixa, número de atendimentos mensais e outros pontos. As mercadorias e produtos de saída diária, por exemplo, devem ser controladas continuamente para facilitar a contabilização do estoque e a organização. 

Você pode classificar os itens em três faixas: Faixa A (produtos de maior valor, que precisam de inventários mensais), Faixa B (produtos de médio valor, cujos inventários podem ser feitos bimestralmente) e Faixa C (produtos de baixo valor, com pouca influência no montante econômico, que podem integrar um inventário semestral).

O inventário pode ser feito utilizando planilhas, caso você não possua um software para auxiliar na gestão laboratorial. No entanto, as chances de erros são maiores.

A contabilização do inventário é o processo de contagem completa dos itens em estoque. Ela dá um panorama completo do nível dos insumos para laboratório de análises clínicas. A partir dele, você começa a gerenciar mercadorias, organizar as quantidades e os respectivos relatórios.

Monitoramento de entradas e saídas

Uma prática importante para realizar o controle de insumos para laboratório de análises clínicas é o monitoramento de entradas e saídas. Com ele, o profissional tem conhecimento sobre itens de maior rotatividade, que devem ser comprados com maior frequência, e de menor rotatividade. Isso evita a falta e o excesso de materiais no estoque, que poderia comprometer as rotinas laboratoriais, causar atrasos nos serviços ou prejudicar a saúde financeira.

Esse monitoramento está diretamente relacionado à elaboração de inventários periódicos e pode ser feito com base na lista de suas últimas compras. Perceba o que foi utilizado e subtraia do total adquirido. Fazendo isso diariamente, você pode ter uma média dos gastos.

Controle de prazos e projeções

Os insumos para laboratório de análises clínicas devem ser adquiridos com que constância? E nos momentos de maior demanda, como proceder? Para fazer uma boa gestão, o responsável deve realizar um controle de prazos e projeções eficientes. Isso se faz com um cálculo de giro de estoque e com estudo da sazonalidade.

O cálculo do giro de estoque é estudar a velocidade e a frequência com a qual o inventário é renovado. Neste cálculo, também é possível ver o controle do período médio de permanência dos materiais antes do uso. Assim, o cálculo do giro de estoque é um indicador de análise dessa movimentação. Sem o cálculo, o laboratório pode ficar sem estoque ou ter prejuízo por material excedente.

Já o estudo de sazonalidade é a percepção sobre os fatores externos que influenciam no negócio. O aumento da demanda de materiais faz com que os preços subam. A baixa nas compras ocasiona redução de valor. No laboratório, a equipe de gestão de compras deve estudar e fazer projeções dessas sazonalidades para planejar suas ações nestes momentos. 

Relacionamento com fornecedores

Outro fator fundamental no controle de insumos para laboratório de análises clínicas é o relacionamento com fornecedores. Qualquer negócio possui uma lista de fornecedores de confiança com quem você realiza transações. Com eles, é importante prezar pelos vínculos e pelo bom relacionamento, uma vez que são verdadeiros parceiros do negócio. Em geral, quanto mais antigo o cliente, mais benefícios (descontos e formas de pagamento flexíveis) ele consegue.

Porém, é um longo caminho até chegar neste ponto de confiança. No início, quando aparece a necessidade de compra de materiais, o gestor adota algumas práticas para começar uma relação com determinado fornecedor. Veja um passo a passo resumido:

  1. Pesquise a reputação de alguns fornecedores no mercado para verificar se ele é bem-visto por outros clientes;
  2. Conheça os serviços oferecidos por cada um, inclusive questões como flexibilidade na entrega ou garantia contra acidentes ou casos fortuitos;
  3. Peça orçamentos para, pelo menos, 3 fornecedores que passaram pelas etapas anteriores;
  4. Escolha o fornecedor de melhor custo-benefício, mas não se atenha a somente um fornecedor, porque você pode precisar de outros em caso de urgência.

Manter um relacionamento próximo com fornecedores pode lhe proporcionar algumas vantagens, como programas de benefícios (semelhante aos programas de relacionamento e fidelidade), que permitem agendamento de entregas, pagamento único, garantia de melhor preço. 

Há também a vantagem da confiabilidade (garantia constante da qualidade dos insumos para laboratório de análises clínicas), dos acordos de entregas e valores (melhores preços ou opções diferentes de formas de pagamento), e da segurança em períodos de alta demanda (agendamento de pedido com acordo de desconto, já que a previsibilidade é vantajosa para o fornecedor).

Tecnologia

Como você pode perceber, todas as questões pertinentes à gestão de insumos para laboratório de análises clínicas envolvem muitas informações e análises. Realizar inventários, monitorar entradas e saídas, controlar prazos e projeções, manter uma lista de fornecedores, tudo envolve dados preciosos para um bom controle de estoque.

Felizmente, há meios de tornar esse trabalho mais rápido, eficaz e menos propenso a erros. O uso de tecnologia, especialmente de softwares, possibilita ao gestor fazer um gerenciamento com menos riscos. São essas soluções que permitem ao responsável acessar a relatórios e dados concretos sobre a demanda de material. Elas organizam todo o fluxo de monitoramento.

Veja a seguir algumas ações que você pode realizar com um sistema laboratorial:

  • Cadastrar o novo lote de insumo, com quantidade e data de validade;
  • Visualizar e gerenciar os vencimentos, recebendo avisos sobre qual insumo deve ser utilizado primeiro;
  • Monitorar níveis máximo e mínimo de insumos, com alerta sobre providências de novas compras.

As boas práticas que listamos para realizar a gestão de insumos para laboratório de análises clínicas, inclusive, estão integradas em bons softwares laboratoriais, como o Autolac. Neste software, por meio do Módulo Estoque, você tem uma rotina de cotação e pode inserir dados dos orçamentos solicitados aos fornecedores. O próprio sistema calcula qual deles fornece os insumos nas melhores condições, conforme os parâmetros definidos pelo usuário.

Quanto ao estoque mínimo, o sistema também informa, por meio de relatório, quais materiais devem ser comprados e qual a quantidade deve ser adquirida para completar o estoque máximo. Isso é fundamental para evitar desperdícios e compra de materiais desnecessários. Além disso, o software permite o cadastro dos materiais no sistema e confere visibilidade ao gestor para que ele veja os produtos que estão próximos da data de vencimento.

Muitos gestores acreditam que utilizar um software laboratorial é um custo desnecessário. No entanto, relegar o controle de insumos para práticas tradicionais (controle visual ou por meio de planilhas, por exemplo) é um grande risco. Confiar somente na intuição dos colaboradores, que veem os itens no estoque, ou utilizar as tabelas pode causar gastos maiores ainda. 

Dicas para otimizar a gestão de insumos para laboratório de análises clínicas

Por fim, pensando em reunir as informações mais valiosas sobre a gestão de insumos para laboratório de análises clínicas, seja em épocas de alta demanda ou não, separamos algumas dicas para otimizar esse processo. A ideia é evitar atrasos e problemas que podem afetar uma prestação de serviços de qualidade ao cliente. Veja:

  • Materiais e reagentes devem ser organizados, armazenados, manipulados, transportados e descartados conforme incompatibilidade ou reatividade das substâncias químicas;
  • Os equipamentos laboratoriais (tubos para coleta, agulhas, etc.) devem ser agrupados de acordo com seu tipo e armazenados, de maneira segura, em gavetas e armários específicos com identificação;
  • O controle por código de barras é uma medida simples que substitui o controle manual de entrada e saída de insumos, além de possui bom custo-benefício e de diminuir a margem de erros;
  • O estoque mínimo deve ser gerenciado de acordo com a entrada e a saída de produtos, controlando o número de lotes e de vencimentos;
  • Verifique a temperatura ideal de armazenamento de todas as substâncias para evitar o desperdício com o mau uso;
  • Um sistema de identificação para os materiais é extremamente necessário para evitar erros banais;
  • Adote padrões para aviso de necessidade de compra.

Uma boa gestão de insumos para laboratório de análises clínicas é muito benéfico para a administração do seu negócio, pois traz economia e produtividade. Com o auxílio de tecnologia, da automatização de processos e da conscientização das equipes, é possível otimizar esse gerenciamento e usufruir de seus benefícios.Quer saber mais sobre a automatização de processos no laboratório? Confira no blog!

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