A contabilidade de um laboratório de análises clínicas envolve tarefas complexas e essenciais para a saúde financeira do negócio. Com o auxílio de um profissional especializado,você pode usufruir de muitos benefícios que a “ciência da riqueza” traz.
Mas o que é contabilidade? Existe uma legislação própria para a contabilidade de um laboratório de análises clínicas? Os gestores devem estar por dentro dessas questões e de assuntos, como: planejamento tributário, contabilidade gerencial e de custos. Pensando nisso, fizemos um texto explicando os principais termos e dando 7 dicas sobre como fazer a contabilidade de um laboratório de análises clínicas. Confira!
O que é contabilidade?
A contabilidade é um processo ordenado e sistemático de registro das alterações patrimoniais e financeiras de um negócio. Ela não se limita a gerir créditos e débitos, monitorar as despesas do laboratório ou garantir a execução das obrigações fiscais. Na verdade, a contabilidade é uma ferramenta que fornece dados relevantes e cruciais para a competitividade de uma empresa.
Em outras palavras, a contabilidade de um laboratório de análises clínicas orienta o negócio quanto à viabilidade econômico-financeira. Isso é fundamental no cenário atual, em que há alta concorrência, carga tributária elevada e oscilações de mercado. Por este motivo, os gestores de laboratório devem dar a devida atenção à contabilidade para que ela faça a diferença na saúde financeira.
Os principais relatórios da contabilidade são:
- Demonstração de Resultados do Exercício – DRE: documento que traz o resumo das receitas e despesas do laboratório em determinado período;
- Balanço Patrimonial – BP: documento que traz o resumo de bens, direitos, obrigações e patrimônio líquido do laboratório;
- Demonstração de Fluxo de Caixa – DFC: documento que traz a memória de entradas e saídas, em dinheiro, do laboratório.
O trabalho com essas informações contábeis origina um controle eficiente de custos e a tomada de decisões fundamentada. É a partir desses dados que se realiza um bom planejamento tributário, a análise de custos que forma os preços dos exames, e as decisões de investimento, por exemplo.
É claro que o cumprimento de obrigações acessórias para se manter em dia com o Fisco é necessária. Mas é só mais uma tarefa da contabilidade de um laboratório de análises clínicas. E como saber o que deve ser obedecido pelo laboratório?
Existe uma legislação toda voltada para essa ciência. No caso dos laboratórios, aplicam-se as regras para pessoas jurídicas, como a Lei nº 9.249/1995, que possui normas de redução da carga tributária na apuração pelo regime de Lucro Presumido para negócios de saúde. Há também a legislação de imposto de renda das pessoas jurídicas (Decreto-lei nº 1.589/1978) e a Lei nº 6.404/1976, aplicável para as sociedades anônimas.
Contabilidade financeira, fiscal e societária
A contabilidade financeira, fiscal e societária é aquela condicionada às imposições legais e requisitos fiscais. É destinada a obedecer à legislação aplicável ao negócio, como as leis que acabamos de mencionar. Nela, o contador apura e concilia a geração de tributos do laboratório conforme as normas fiscais do país, do estado e do município de atuação. Há o registro de todas as operações financeiras, fiscais e patrimoniais, que deve ser apresentado por meio de declarações. Após a apresentação, deve ocorrer o pagamento dos tributos.
Em suma, a maior preocupação dessa contabilidade é é atender ao Fisco e atuar dentro da lei.
Contabilidade gerencial
Uma parte da contabilidade de um laboratório de análises clínicas muito relevante para o negócio é a contabilidade gerencial, cujo foco é a administração da empresa. Ela não é necessariamente condicionada às imposições legais e ao registro financeiro, fiscal e patrimonial. Seu maior objetivo é gerar informações úteis para a tomada de decisões. Por este motivo, é também chamada de contabilidade de gestão, pois se baseia em dados estratégicos para passar aos gestores.
A contabilidade gerencial é focada no usuário interno. O gestor recebe do contador dados provenientes de documentos (planilhas e relatórios) financeiros e fiscais, comparações, orçamentos e tudo que for relevante para definir metas e objetivos da empresa. Essas informações também auxiliam o dono do negócio a analisar o mercado, entender o contexto do laboratório, analisar previsões e tendências, e projetar o futuro das atividades.
Contabilidade de custos
Derivada da contabilidade gerencial, temos a contabilidade de custos. Ou seja, ela também possui um caráter interno. É direcionada para a análise dos gastos realizados pelo laboratório no decorrer de suas operações. Em outras palavras, utiliza os princípios gerais da contabilidade para registrar os custos de operação do negócio.
Ela é dividida em contabilidade de custos sintética (registro e apuração das operações industriais, que consolidam e sintetizam o essencial dos custos calculados e detalhados na contabilidade de custos analítica) e contabilidade de custos analítica (contabilidade setorial de custos acrescida da contabilidade de custos dos produtos).
A contabilidade de custos possui como principais objetivos:
- Determinação do resultado, com o uso de registros contábeis processados de maneira mais útil à gestão;
- Avaliação do patrimônio e de desempenho;
- Atendimento das exigências fiscais;
- Formação do preço de venda;
- Controle das operações;
- Análise de alternativas;
- Tomada de decisões;
- Controle de custos;
- Planejamento;
- Orçamentos.
Qual a importância do planejamento tributário para o laboratório?
Na contabilidade de um laboratório de análises clínicas, uma tarefa fundamental é realizar um bom planejamento tributário. Sua principal função – e sua maior importância – é reduzir legalmente a carga tributária que atinge o negócio. Ou seja, o laboratório se enquadra em um regime tributário ideal, que o faz pagar menos tributos ao governo.
É importante destacar que o planejamento tributário é uma estratégia legal, permitida por lei. A empresa utiliza benefícios, isenções ou incentivos fiscais para diminuir os custos do negócio. O planejamento, portanto, não se confunde com a sonegação fiscal, que é crime.
Considerando que o Brasil possui uma alta carga tributária, que impacta de forma significativa no fluxo de caixa das empresas, o gestor do laboratório deve procurar um profissional para realizar esse planejamento, considerando sua importância para a contabilidade de um laboratório de análises clínicas.
Um bom planejamento envolve escolhas sobre o regime de tributação perfeito para determinada atividade empresarial. Por isso, é preciso o auxílio do contador, que possui conhecimento sobre a extensa e volátil legislação tributária brasileira.
Na definição do regime de tributação, ele deverá analisar não só os balanços contábeis, mas também as projeções do mercado para o segmento laboratorial e as projeções internas da empresa. Deverá, também, considerar todos os fatores que influenciam na saúde financeira do negócio, como:
- Histórico da empresa, o que permite verificar se houve recolhimento maior ou menor em outros tempos, se existe ação fiscal ou crédito fiscal, dentre outros pontos;
- Despesas operacionais e com pessoal (quadro funcional e volatilidade de caixa);
- Expectativa de faturamento ou receita bruta;
- Margem de lucro.
E qual o melhor regime de tributação que a contabilidade de um laboratório de análises clínicas deve escolher? Após a análise dos fatores, o contador deverá conversar com o gestor sobre suas conclusões e escolher um dentre os regimes possíveis. Cada um deles possui regras e requisitos específicos.
O Simples Nacional é um regime de tributação simplificada muito conhecido, porque se aplica a boa parte das pequenas e médias empresas do Brasil. Ele reúne todos os tributos em uma só cobrança (DAS). Já o Lucro Presumido pode ser adotado por qualquer empresa que não seja obrigada a adotar um regime específico. Nele, é considerado um lucro fictício para a cobrança de tributos. Por fim, outro regime que pode ser adotado é o Lucro Real, muito comum para empresas do setor financeiro. Ele considerada o lucro real para calcular os tributos.
Após o enquadramento, o profissional que realiza o planejamento tributário deve verificar possíveis incentivos ou isenções fiscais, simular cenários de tributação para confirmar se o que foi escolhido é o mais adequado, e, por fim, colocá-lo em prática, avaliando constantemente os resultados.
Como realizar a contabilidade de um laboratório de análises clínicas?
Para fazer a contabilidade de um laboratório de análises clínicas, separamos 7 dicas infalíveis para você!
Faça um bom planejamento tributário
Como dissemos acima, realizar um planejamento é essencial para diminuir o impacto tributário em seu laboratório. Essa estratégia traz ótimas vantagens para seu negócio, como a redução dos custos do empreendimento, que decorre diretamente do menor volume de tributos incidentes na atividade empresarial.
Com ele, seu laboratório também está menos sujeito a autuações fiscais. O planejamento tributário é uma estratégia que documenta e analisa o histórico da empresa detalhadamente. Dessa forma, o gestor fica mais capacitado para prevenir erros de lançamentos de eventos tributários e aplicar a legislação tributária, o que evita a incidência de autuações e multas.
Por fim, como decorrência da redução dos custos, o planejamento tributário proporciona ao laboratório aumentar seu poder de fogo no mercado. Com uma boa saúde financeira devido à gestão eficiente de recursos, o empresário poderá investir em seu próprio negócio, aumentando sua competitividade.
Registre todas as receitas e despesas do laboratório
Outra dica fundamental para a contabilidade de um laboratório de análises clínicas é o registro de todas as receitas e despesas do negócio. Quanto você recebe e quanto é gasto? O controle de entradas e saídas, por meio de comprovantes, notas fiscais e extratos bancários, é essencial para uma boa contabilidade.
Reúna informações para fazer um bom planejamento financeiro
O planejamento tributário é apenas uma parte de um bom planejamento financeiro. A contabilidade de um laboratório de análises clínicas depende desse plano mais amplo, o que só é possível com o registro das informações que dizem respeito à toda a vida financeira.
E essa rotina de coleta e armazenamento de informações deve ocorrer periodicamente, de forma a possibilitar a anotação de cada detalhe. Uma rotina semanal pode facilitar seu trabalho, por isso, separe um momento para fazer essa revisão financeira. Registre minimamente as operações, tais como vendas à vista ou a prazo, compras por áreas e departamentos, despesas com pessoal, despesas indiretas, pagamentos e recebimentos, e encargos e tributos.
Com a coleta de informações, o gestor poderá fazer uma boa contabilidade de seu laboratório de análises clínicas, tomando decisões fundamentadas e ampliando sua visão sobre potenciais investimentos.
Faça o fechamento do balanço de verificação
Outra medida essencial na contabilidade de um laboratório de análises clínicas é o fechamento do balanço de verificação. Isso deve ocorrer mensalmente e em conjunto com o pessoal responsável do laboratório.
Nesse fechamento, deve ocorrer o cálculo das vendas à vista e à prazo para encontrar o total de vendas. Além disso, deve-se subtrair o custo das mercadorias, os impostos diretos, as comissões, os encargos e outros custos diretos para se obter o lucro bruto ou a margem. Por fim, são subtraídas as despesas indiretas ou os custos fixos para se ter o resultado operacional.
Faça um bom controle de estoque
Em muitas oportunidades, salientamos a importância de se realizar um controle de estoque eficiente no laboratório. A gestão de estoques, processo de organização dos recursos materiais do negócio, dependem de práticas eficientes para não comprometer a rotina empresarial. E isso também diz respeito à contabilidade de um laboratório de análises clínicas.
O controle de estoque evita desperdício de recursos financeiros com compra equivocada de materiais, além de controlar a saída prioritária das substâncias com data de vencimento recente. Por isso, trabalhar com o estoque mínimo diminui a necessidade de capital de giro.
O bom controle depende de algumas práticas, como:
- Fazer inventário periodicamente, levantando as oscilações de estoque, o que auxilia no controle de itens;
- Economizar na compra de materiais e escolher bons fornecedores;
- Monitorar entradas e saídas de materiais;
- Armazenar corretamente os produtos;
- Manter o estoque atualizado;
- Padronizar o estoque.
Tenha um contador
A presença de um profissional especializado no tema é fundamental. Pode ser difícil encontrar alguém específico para contabilidade de um laboratório de análises clínicas, mas não é impossível encontrar um profissional capacitado em negócios da área de saúde. Ele será fundamental para cumprir as obrigações acessórias conforme as normas brasileiras pertinentes ao segmento.
No entanto, conforme dissemos, não basta ter alguém para elaborar os balancetes mensais e apresentá-los ao Fisco. Hoje, é fundamental ter um profissional que trabalhe com contabilidade gerencial, de modo a auxiliar na tomada de decisões do negócio.
É raro que um gestor laboratorial tenha conhecimentos suficientes sobre a ciência da riqueza. Por isso, não deixe de lado a presença do contador, pois ele é fundamental para sua saúde financeira.
Utilize a tecnologia
Por fim, uma dica muito útil para realizar a contabilidade de um laboratório de análises clínicas é o uso de tecnologia. Em uma era altamente digital, é impensável gerir um negócio sem o uso de softwares e outras ferramentas tecnológicas. Há, inclusive, plataformas de contabilidade online que fazem o serviço burocrático para seu negócio. Você pode, por exemplo, ter um contador para fazer o trabalho que a tecnologia não faz (contabilidade gerencial), mas existem ótimas soluções para otimizar seu negócio.
Se você quiser substituir as antigas planilhas para fazer o controle de estoque, é possível. No mesmo sentido, fazer a contabilidade de forma manual é um grande risco. Esse controle manual pode ser falho e causar erros de preenchimento, ocasionando enormes transtornos, inclusive perdas financeiras e multas.
Diante desse cenário, automatizar esses processos internos é uma ótima solução para seu laboratório. Atualmente, existem sistemas de gestão laboratorial de última geração, com diversos módulos e funcionalidades que podem auxiliar na gestão da saúde financeira do negócio.
O Autolac, por exemplo, é um software que possui módulo de estoque complementar, que realiza o controle de materiais de forma ágil e segura, melhorando a gestão de custos e a contabilidade de um laboratório de análises clínicas. Ao registrar a entrada e saída de materiais, por exemplo, confere valiosas informações ao contador na hora de registrar receitas e despesas.
No módulo financeiro, esse software possui inúmeras funções, como controle de contas a pagar e receber, controle de retenções tributárias, lista de cobrança e recebimentos, movimentação de caixa e bancos, tesouraria e fluxo de caixa, cálculo automático de juros, auditoria de movimentação bancária, nota fiscal eletrônica, origem de entradas e saídas por tipo de despesa e receita, relatórios e muito mais.
Como destaque, a funcionalidade “cubos de decisão” se encaixa perfeitamente na contabilidade gerencial, porque é uma ferramenta de análise de informações para tomada de decisões.
A contabilidade de um laboratório de análises clínicas é a chave para a saúde financeira do seu negócio. Com o auxílio de um bom profissional, você pode realizar o planejamento tributário para reduzir a incidência de tributos em seu negócio, o que otimiza o uso de recursos financeiros do laboratório e dá mais subsídios para o plano financeiro.
Inclusive, todas as nossas dicas trabalham em prol de um laboratório saudável financeiramente, pois organizam todas as informações contábeis. Essa organização se torna ainda mais eficiente quando ocorre o uso de tecnologia, especialmente de softwares laboratoriais com funcionalidades financeiras, como o Autolac.
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