Passo a passo para montar um laboratório de análises clínicas

Já pensou em montar um laboratório de análises clínicas?

Ter um laboratório de análises clínicas é uma boa saída para médicos, farmacêuticos e biomédicos garantirem a independência financeira. Mas isso não é uma tarefa fácil, pelo contrário. Uma pessoa que não se capacita para ter um empreendimento corre um sério risco de colocar tudo a perder. Não à toa, uma parte das empresas brasileiras fecham antes de completar 2 anos de existência.

Para evitar que isso aconteça, o empreendedor deve conhecer as variáveis que influenciam no laboratório de análises clínicas desde sua abertura. Exames e equipamentos sofisticados, mercado competitivo, necessidade de inovação, atendimento ao cliente, finanças, leis e normas técnicas. O plano de negócio deve envolver tudo isso.

Neste post, apontamos um passo a passo para montar seu laboratório de análises clínicas com as principais variáveis. Confira!

1. Faça uma análise do mercado

O mercado de laboratório de análises clínicas está intimamente conectado com os planos de saúde. Isso porque quase a totalidade dos atendimentos realizados neste negócio são feitos por meio deste tipo de cobertura, sendo o atendimento particular a menor fatia dos exames. Como o mercado de saúde está crescendo, a demanda por laboratório de análises clínicas cresce junto. Isso é um ponto positivo para quem deseja abrir um negócio agora.

No entanto, você deve avaliar quantos laboratórios existem em sua localidade. Em pequenas e médias cidades, eles estão surgindo com mais frequência devido ao processo de fusões e aquisições de laboratórios, que conta com a presença de grupos internacionais de investidores.

Em suma, como em qualquer negócio, é preciso realizar pesquisas de mercado para avaliar a demanda e a concorrência. Isso pode ocorrer com consulta perante a prefeitura e as associações de bairro, ou a guias especializados e revistas do ramo. Marcar presença em eventos do setor e visitar concorrentes diretos também são boas medidas.

Localização

A localização do laboratório de análises clínicas é uma decisão fundamental para o sucesso do negócio. Ela deve considerar muitos fatores. Entre eles, estão a facilidade de acesso e locomoção, perfil do consumidor local, densidade populacional, concorrência, visibilidade, proximidade com consultórios médicos, clínicas e hospitais, e segurança.

Na hora de escolher, veja as características do local quanto às necessidades operacionais, inclusive quanto à possibilidade de expansão, ao local de carga e descarga, à disponibilidade de serviços básicos, e ao respeito às leis e normas aplicáveis.

2. Conheça as exigências legais e específicas para o laboratório de análises clínicas

Todo negócio, inclusive o laboratório de análises clínicas, está submetido a normas gerais que se aplicam a abertura e funcionamento de empresas. Além disso, se submete às normas específicas do setor (nesse caso, da área de saúde).

O primeiro passo para montar um laboratório é ter auxílio de contador e advogado para as formalidades de abertura (atos constitutivos, tipo societário e regime de tributação), inclusive as burocracias necessárias perante os órgãos públicos. A legalização da empresa envolve:

Registro da empresa na Junta Comercial, na Receita Federal (CNPJ), na Secretaria Estadual da Fazenda, na Prefeitura do Município (alvará de funcionamento), e na Caixa Econômica Federal (sistema “Conectividade Social);
Obtenção de alvará do Corpo de Bombeiros Militar e da licença sanitária (conforme Código Sanitário) na Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA) e nas Secretarias Estadual e Municipal de Saúde (quando for o caso);
Envio de requerimento ao Chefe do DFA/SIV do seu Estado para solicitar vistoria das instalações e equipamentos;
Enquadramento na entidade sindical patronal.

Além disso, o empreendedor deve cumprir as exigências legais previstas nas resoluções da Anvisa sobre estabelecimentos de serviços em saúde, tais como RDC nº 050/02, RDC nº 302/05, RDC nº 306/04, e RDC nº 063/11.

Outra lei que deve ser observadas pelo laboratório de análises clínicas é o Código de Defesa do Consumidor, pois o negócio se encaixa no conceito de fornecedor de serviços no mercado de consumo.

Normas técnicas

As normas técnicas são publicadas ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas. Esse documento traz regras e diretrizes para atividades ou seus resultados. seu objetivo é obter um ótimo grau de ordenação em um dado contexto. E existem normas técnicas que falam sobre serviços em saúde, tratando sobre resíduos, controle de qualidade, equipamentos, esterilização e outros pontos.

As normas específicas para um laboratório de análises clínicas são:

ABNT NBR 12808/1993;
ABNT NBR 12810/1993;
ABNT NBR 13853/1997;
ABNT NBR 11816/2003;
ABNT NBR NM 296/2005;
ABNT NBR NM 306/2006;
ABNT NBR NM 307/2006;
ABNT NBR NM 308/2006;
ABNT NBR NM 309/2006;
ABNT NBR NM 311-1/2007;
ABNT NBR NM 311-2/2007;
ABNT NBR NM 318/2007;
ABNT NBR NM 319/2007;
ABNT NBR NM ISO 15189/2008;
ABNT NBR NM ISO 22870/2008;
ABNT NBR 15659/2009;
ABNT NBR ISO 15223-1/2010;
ABNT NBR ISO 17665-1/2010;
ABNT NBR ISO 17665-1/2010;
ABNT NBR NM 310/2010;
ABNT NBR 15943/2011;
ABNT NBR ISO 18308/2013;
ABNT NBR 12807/2013;
ABNT NBR 12809/2013.

Outras normas se aplicam na execução do laboratório e falam sobre qualidade de serviço para pequeno comércio, iluminação, eletricidade, sistemas prediais, acessibilidade, entre outros pontos. São elas:

ABNT NBR 5626/1998;
ABNT NBR 8160/1999;
ABNT NBR 5419/2005;
ABNT NBR 9050:2004 (Versão corrigida de 2005);
ABNT NBR 5410/2004 (Versão corrigida de 2008);
ABNT NBR 13534/2008;
ABNT NBR 12693/2010;
ABNT NBR 15842/2010;
ABNT NBR IEC 60839-1-1/2010;
ABNT NBR ISO/CIE 8995-1/2013.

3. Monte uma boa estrutura

Uma boa estrutura do laboratório de análises clínicas é o que permite a prestação de um bom serviço ao cliente. Uma estrutura de médio porte requer, no mínimo, 140m², com possibilidade de ampliação.

A RDC nº 050, da ANVISA, traz as áreas mínimas para alguns espaços desse negócio, como sala para coleta de material (3,6 m²), sala de preparo de reagentes (3 m²) e de soluções (9 m2), laboratório de suporte à UTI (8 m²) e outros. Os ambientes de apoio também estão na RDC, tais como área para registro de pacientes, incluindo sala de espera (24 m²), copa (5m²) e sala da administração (15 m²).

Fique também atento às escolhas de tinta (tons claros), iluminação, ergonomia, design de móveis, ventilação e outros pontos. E não se esqueça de que uma boa estrutura deve ter uma boa equipe, equipamentos e matéria-prima de qualidade.

Equipe

Para montar um laboratório de análises clínicas é necessário ter alguns profissionais, além daqueles indicados para a abertura da empresa. Inclusive, o fator humano é essencial para o sucesso de qualquer negócio. Por isso, escolha pessoas qualificadas e comprometidas com a missão e os valores de seu futuro laboratório.

Um dos principais profissionais do laboratório é o responsável técnico, que assume a responsabilidade técnica pelo negócio ou posto de coleta perante a vigilância sanitária. Ele planeja, implementa e garante a qualidade dos processos, incluindo equipe técnica, recursos materiais, segurança da informação e outros pontos.

O gestor administrativo também é fundamental para cuidar das atividades negociais. Em alguns locais, ele é o responsável técnico. Isso ocorre quando ele possui nível superior compatível com a exigência legal e competência profissional administrativa.

Além desses dois profissionais, é preciso contar, no mínimo, com 2 técnicos de laboratório de análises clínicas, 2 auxiliares de laboratório, 2 atendentes, 1 copeiro, 1 encarregado de serviços gerais e 2 auxiliares administrativos.

Todos os profissionais devem ser qualificados para as funções desempenhadas. O gestor deve se preocupar com o treinamento constante deles. Um ponto que deve ser observado é a vacinação, de acordo com a legislação vigente.

Equipamentos

Um laboratório de análises clínicas de qualidade possui equipamentos suficientes para atender bem ao público interno e externo. Eles integram os espaços comuns do laboratório (área de atendimento, copa, sanitários, sala de espera etc.) e os espaços “técnicos”, como sala de coleta, bioquímica e imunologia, hematologia,

São centenas de equipamentos que compõem um laboratório de análises clínicas. Veja alguns:

Microscópio;
Destilador de água/água destilada;
Geladeira e Estufa;
Autoclave;

Cadeira para coleta;
Seringas e agulhas, algodão, garrote, álcool;
Tubos, anticoagulantes, lâminas, lamínulas, papel alumínio;

Aparelho automático ou semiautomático ou espectrofotômetro;
Kits e reagentes, banho-maria;
Pipetas, peras, ponteiras, estantes, tubos, lâminas, lamínulas;
Aparelho para dosagem de Na, K e Li;

Reagentes utilizados em hematologia;
Aparelho Hematológico ou Câmara de Neubauer;

Placas de Petri, alças e agulhas de platina, swabs, bico de Bunsen, discos para TSA;
Meios de cultura;

Lugol;
Cálices, peneiras, canudos;

Computador com software específico para laboratórios;
Impressora;
Arquivo.

Matéria prima: gestão de estoque

Um passo importante na hora de montar um laboratório de análises clínicas é fazer uma gestão de estoques eficiente. O profissional responsável deve equilibrar a oferta e a demanda do negócio, inclusive nos períodos de altíssima demanda, como ocorre nos surtos de doenças. Para que isso seja feito, você pode utilizar 3 indicadores de desempenho:

Giro dos estoques: indica o número de vezes em que o capital investido em estoques é recuperado por meio das vendas (medido em base anual);
Cobertura dos estoques: indica o período de tempo que o estoque, em certo momento, cobre as vendas futuras, sem que haja suprimento;
Nível de serviço ao cliente: número de oportunidades de venda perdida por não conseguir executar o serviço com prontidão.

O estoque dos produtos deve ser mínimo para ter o menor impacto na alocação de capital de giro. Ele deve ser calculado com base no número de dias entre o pedido de compra e a entrega dos produtos no laboratório.

4. Tenha processos produtivos organizados

Um laboratório de análises clínicas possui diversos processos produtivos, que podem ser organizados em três fases:

Fase pré-analítica: identificação, documentação e cadastro do paciente, orientação do paciente sobre preparo e coleta, comprovante de atendimento, identificação da amostra;
Fase analítica: instruções para todos os processos analíticos (instruções internas e do fabricante), relação dos exames feitos no local e por terceiros, mecanismos que agilizam a liberação dos resultados e facilitam o fluxo de comunicação em casos de urgência, monitoramento do controle interno e externo da qualidade, manutenção de cadastro atualizado dos laboratórios de apoio, dentre outras tarefas.
Fase pós-analítica: instruções escritas para emissão de laudos, inclusive para aqueles emitidos por laboratório de apoio, e mecanismos adicionais de entrega de resultados de exames por meio da internet.

Automação

A automação do laboratório de análises clínicas é fundamental para organizar processos produtivos e fluxos de trabalho. Alguns softwares (sistemas informatizados) são voltados especificamente para a gestão de um laboratório de análises clínicas. O sistema costuma ter funcionalidades essenciais para otimizar essa gestão, tais como:

Relacionamento com clientes: cadastro, controle e histórico de clientes;
Relatórios e gráficos gerenciais sobre o laboratório;
Fluxo de caixa (controle de entradas e saídas);
Emissão de pedidos e de notas fiscais;
Controle de taxa de serviço;
Gestão de estoque.

Um dos maiores benefícios de contar com o software de gestão laboratorial é a economia de tempo e de recursos materiais e humanos, o que possibilita maiores ganhos.

5. Pense nas finanças

Os aventureiros nos negócios podem até ter o investimento inicial para abrir um laboratório de análises clínicas. No entanto, isso é somente “a ponta do iceberg”. Uma boa gestão financeira inclui o controle de tudo que diz respeito ao dinheiro. Capital de giro, custos e rotina fiscal e tributária estão incluídos nessa gestão.

Investimento

O investimento inicial que você precisa para montar seu laboratório de análises clínicas varia de acordo com o porte do empreendimento. Se for médio, é possível iniciar as atividades com menos de R$ 200 mil. Esse valor é majoritariamente alocado em equipamentos para o laboratório (metade do total), reforma e adaptação do imóvel (pouco mais de um quarto do total), estimativa de capital de giro (um quarto do total) e equipamentos para a área administrativa.

Capital de giro

Capital de giro é o montante financeiro destinado a garantir fluidez ao fluxo de caixa do negócio. Ou seja, se as saídas de um mês forem maiores do que a entrada, esse capital suporta as oscilações. Ele deve ser regulado de acordo com os prazos médios recebidos de fornecedores (PMF), concedidos a clientes (PMCC) e de estocagem (PME).

Se o gestor concede maior prazo aos clientes, precisará de mais capital de giro para manter as contas em dia. O mesmo ocorre se der maior o prazo para estocagem. Por isso, deve calcular corretamente o limite de prazo que pode ser concedido. Manter estoques mínimos regulados é uma boa ideia.

O capital de giro sofre influência de vários fatores que desafiam o administrador na gestão financeira. Aumento de despesas financeiras (empréstimos e/ou financiamentos), menor demanda, aumento de custos operacionais, e inadimplência são os principais. Por isso, ter um software que auxilia nesse controle orçamentário rígido é muito importante. Assim, não haverá consumo de recursos sem previsão.

Custos

Os custos de abertura de um negócio não envolvem somente a compra de equipamentos para o laboratório de análises clínicas. Afinal, será preciso ter um estoque adequado e contratar pessoal dentro dos preceitos legais. Além disso, você deve considerar as despesas operacionais, como aluguel, internet, água, luz e telefone.

Pequenos detalhes, como produtos para higiene e limpeza, assessoria contábil e jurídica, despesas com transporte e armazenamento, e publicidade, devem ser considerados.

O controle desses custos, quando feito no software de gestão laboratorial, dá bastante visibilidade ao gestor para alocar recursos na área certa. Ele também deve adotar boas práticas para economizar, como comprar pelo menor preço, negociar prazos mais extensos para pagar fornecedores, e manter equipe de pessoal enxuta.

Rotina fiscal e tributária

O laboratório de análises clínicas é uma das atividades econômicas que pode optar pelo SIMPLES Nacional – Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições -, aplicável a Microempresas e Empresas de Pequeno Porte. Isso pode ocorrer quando a receita bruta anual da atividade não ultrapassar R$ 360 mil (micro empresa) ou R$ 3,6 milhões (empresa de pequeno porte), dentre outros requisitos previstos na Lei.

Se optar por tal regime, você deve recolher os tributos e as contribuições apenas por meio do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). Ele inclui, em um único documento, IRPJ (imposto de renda da pessoa jurídica), CSLL (contribuição social sobre o lucro), PIS (programa de integração social), COFINS (contribuição para o financiamento da seguridade social), ISSQN (imposto sobre serviços de qualquer natureza) e INSS (contribuição para a Seguridade Social relativa a parte patronal).

É preciso ficar de olho nas alíquotas, que variam conforme a receita bruta. Por isso, reforçamos a necessidade de ter assessoria contábil e jurídica para ter uma rotina fiscal e tributária dentro da lei.

6. Tenha um bom plano de comunicação

O último passo para montar um laboratório de análises clínicas é a divulgação. O empreendedor já possui auxílio técnico suficiente para abrir o negócio dentro dos preceitos legais, montou uma boa estrutura, organizou os processos produtivos com a ajuda de um software de gestão laboratorial, e organizou as finanças. Agora, é preciso divulgar o serviço para que o mercado local saiba que ele existe.

As campanhas publicitárias devem se adequar ao orçamento da empresa. Algumas ações são eficientes e demandam menor investimento do que as mídias tradicionais. É o caso do marketing digital, que possui um alcance inestimável. Para isso, você precisará:

Ter um site amigável, com boa qualidade, com todas as informações sobre os serviços disponíveis no laboratório, inclusive com imagens do ambiente;
Marcar presença em outras mídias sociais, ampliando as formas de contato para potenciais clientes e realizando anúncios patrocinados;
Contar com auxílio de profissionais especializados em marketing.

Outras ações boas para a divulgação é a participação em feiras e eventos da área de saúde, a realização de palestras gratuitas em instituições de ensino e firmar parcerias por meio de convênios com empresas e planos de saúde.

Mas nunca se esqueça que a melhor publicidade é o atendimento de excelência ao cliente.

Para montar um laboratório de análises clínicas é preciso bastante planejamento. Contar com o auxílio de profissionais para elaborar um plano de negócios e para abrir o empreendimento dentro da lei é fundamental. Do mesmo modo, contar com ferramentas que facilitem sua gestão, como o software de gestão laboratorial, pode ser um grande diferencial na hora de otimizar a prestação de serviços.

Você está pronto para começar um negócio?