Os sistemas para laboratórios de análises clínicas são ferramentas tecnológicas que podem auxiliar de forma completa a gestão do negócio. Se você busca por uma solução que pode melhorar a performance no dia a dia, é uma ótima opção. Esses softwares consegue agir em diversas áreas de um laboratório, desde o controle de estoque até a emissão de resultados e o atendimento ao cliente.
Muitos gestores encontram dificuldades ao administrar esse tipo de negócio, porque há muitas particularidades. A prestação de um serviço de qualidade é imprescindível, já que estão lidando diretamente com a saúde de pessoas. No entanto, com os sistemas para laboratórios de análises clínicas, é possível ter um ótimo desempenho.
Confira como eles podem ajudá-lo a melhorar a performance no dia a dia do seu laboratório!
Os sistemas para laboratórios de análises clínicas automatizam processos internos
A automatização de processos internos por meio de sistemas para laboratórios de análises clínicas melhora o desempenho das equipes da empresa. E isso se dá de variadas formas, como: economia de tempo e recurso, centralização de dados, diminuição no uso de papel, erradicação de erros e controle otimizado.
Economia de tempo e recursos
Adotar a tecnologia em qualquer negócio é sinônimo de economia de tempo e recursos, porque soluções automatizadas trabalham pela agilidade, otimizando toda a rotina empresarial. Com os sistemas para laboratórios de análises clínicas, a equipe não demora horas para realizar suas tarefas. Além disso, o que antes demandava um número alto de pessoas envolvidas, agora é feito pelo sistema.
É assim que o gestor consegue cortar uma quantidade considerável de gastos desnecessários. A ineficiência de processos manuais diminui bastante e também contribui para a economia. O controle de estoque, por exemplo, quando é realizado por sistemas para laboratórios de análises clínicas, é mais eficaz. Eles facilitam o gerenciamento de cada produto, evitando compras desnecessárias e o perecimento de mercadorias. Do mesmo modo, reduz a dependência de recursos humanos para realizar tal controle.
Outros exemplos que demonstram como os sistemas para laboratórios de análises clínicas economizam tempo e recursos no empreendimento:
- Os registros em processos de análises clínicas não são mais feitos manualmente, o que evita a demanda de muitas pessoas envolvidas na coleta dos dados e no processo de entrega dos resultados;
- A elaboração de relatórios sobre os exames (processamento, resultados, controle de horas) e de pareceres de amostras e registros é feita sem erros e em uma velocidade quase que imediata;
- A rastreabilidade dos exames é feita em segundos.
Centralização de dados e gestão paperless
Um dos maiores benefícios que os sistemas para laboratórios de análises clínicas pode propiciar ao gestor é centralizar os dados do negócio. O volume de informações gerada diariamente é enorme, sem contar a sazonalidade, que pode provocar um aumento considerável nesse montante. Sabe-se que uma boa gestão nesse âmbito é fundamental para a prestação de serviços de qualidade e para o gerenciamento do laboratório. Com os sistemas, isso é garantido.
Imagine que cada paciente que aparece no laboratório faça um total de 20 exames. Centralizar as informações sobre eles é importante para a boa organização e a regularidade dos trabalhos. Se o cliente já é antigo, é preciso ter acesso às informações anteriores para que seu atendimento seja adequado e rápido. Quando tudo se concentra em um só ambiente (nesse caso, virtual), confiável e organizado, é possível garantir essas vantagens.
Além disso, é importante dizer que os dados armazenados em ambiente virtual não garantem somente a segurança da informação. Há, ainda, redução do espaço físico necessário para armazenamento de todas as informações. Se não fosse pelo sistema, seriam necessárias salas exclusivas para este fim. Isso se dá pela redução no uso de papel impresso, o que atualmente é chamado de gestão paperless.
A preocupação com o meio ambiente é uma medida bem vista pelo mercado e pelo público interno, além de trazer impacto positivo para a natureza. Sem falar que a diminuição no uso de papel também ocasiona economia com impressão (tinta) e outros materiais de escritório.
Em suma, a centralização dos serviços em um sistema otimiza o trabalho da equipe, e quando os dados e as informações em papel impresso são eliminados, ocasiona economia. Tudo pode ser acessado nos sistemas para laboratórios de análises clínicas, sendo possível armazenar um enorme volume de dados virtuais.
Diminuição de erros
Um negócio que não utiliza tecnologia em sua gestão realiza todas as etapas de seus processos internos manualmente, por meio dos colaboradores. Essa prática pode provocar muitos erros procedimentais, atrasos na entrega do serviço e perdas de documentos importantes. Felizmente, muitos gestores passaram a adotar os sistemas para laboratórios de análises clínicas com o fim de erradicar esses problemas.
Especialmente na área da saúde, em que a demanda é alta e exigente, diminuir os erros nos processos internos é uma questão de segurança para o paciente. Com métodos automatizados e padronizados, a rotina laboratorial se torna mais eficaz. Os profissionais de saúde conseguem oferecer diagnósticos de modo rápido e preciso, com menor margem de erro. Comparado às técnicas mecânicas que fazem o mesmo trabalho, pode-se dizer até na erradicação desses erros.
Um dos motivos pelos quais isso acontece é que o software de automatização laboratorial proporciona menos transcrição de dados. Eles já se encontram no sistema e podem ser utilizados por todos os setores da empresa. Quando um profissional faz o cadastro da informação, os demais terão acesso a ela sem a necessidade de repassá-la de forma escrita, o que reduz a possibilidade de falhas de comunicação.
Soma-se a isto o fato de que muitos softwares disponibilizam a opção de realizar cálculos automáticos de resultados de exames. O maior benefício disso é garantir uma veracidade maior das informações, sem erro humano. Ainda que seus colaboradores sejam qualificados, existe a possibilidade de erros. Para que um cálculo seja feito erroneamente, basta que, em um dia, o funcionário esteja mais cansado. Com os sistemas para laboratórios de análises clínicas, é mais fácil garantir a qualidade nos resultados dos exames prestados no laboratório.
Ao reduzir o índice de falhas, o gestor também evita o retrabalho, o que é uma grande economia de tempo e de recursos. Seus profissionais serão alocados em outras tarefas. Por fim, eventuais desvios e tendências de processo podem ser investigados facilmente, o que contribui para descobrir quem falhou ou onde está o gargalo.
Controle otimizado
Todos esses aspectos que são melhorados pelo uso de sistemas para laboratórios de análises clínicas podem ser resumidos em eficiência no controle de processos internos. Se você sempre notou que o controle de planos de amostragem e registro de amostras é deficiente, com o sistema ele pode ser feito automaticamente. Se, por outro lado, é o controle dos insumos e do estoque de laboratório que apresenta falhas, com o sistema ele é total e preciso.
Além de contribuir para a integração entre as áreas da empresa, possibilidade maior agilidade na execução dos processos, os sistemas para laboratórios de análises clínicas também auxiliam o gestor na adequação do laboratório às normas, como NBR ISO/IEC 17025, ANVISA, EPA, GLPs.
E o controle total da atividade pode ser otimizado com a emissão de relatórios gerenciais eficientes, que embasam uma melhor decisão a respeito da condução dos negócios.
Um sistema financeiro melhora a saúde do negócio
Uma das grandes dificuldades dos administradores de qualquer negócio é a gestão financeira. Como controlar um fluxo de caixa de forma eficiente, considerando que há momentos em que a demanda cresce? Como lidar com a sazonalidade e com o estoque de materiais nessas ocasiões?
Os sistemas para laboratórios de análises clínicas também incluem em suas funcionalidades a gestão financeira. Se você ainda está cuidando das finanças do seu negócio com planilhas, saiba que está correndo um grande risco.
O ideal é utilizar um software para registrar e organizar todos os dados financeiros do laboratório, permitindo também a consulta dos registros quando necessário. Notas fiscais, faturas, contas a pagar e a receber, controle de fornecedores, tudo isso entra na responsabilidade da área de finanças.
Além de conferir agilidade ao profissional responsável pela área financeira, é uma forma de manter o negócio seguro. Afinal, muitos dados financeiros são estratégicos e sigilosos. Investimentos, por exemplo, possuem informações fundamentais do negócio.
É importante lembrar que a saúde financeira é a chave do crescimento de qualquer negócio. Por isso, é preciso ter bastante organização dos dados e das operações realizadas. Informações completas e confiáveis podem ser armazenadas no sistema. Com a visibilidade da situação financeira do laboratório, o gestor consegue entender tudo que se passa com o empreendimento. Assim, é possível planejar investimentos, realocamento de recursos e outras práticas financeiras.
Podemos listar alguns benefícios de adotar sistemas para laboratórios de análises clínicas, como?
- Economizar tempo: o responsável financeiro do laboratório insere os dados relativos a todas as operações de finanças no sistema com menos tempo do que faria se fizesse um controle manual. Além disso, tem mais agilidade para emitir os documentos fiscais e para consultar as informações;
- Integrar informações financeiras às demais: uma gestão completa do laboratório só consegue ser feita quando há integração dos dados financeiros às demais informações, possibilitando alocação correta de recursos;
- Melhorar a segurança das transações: com os sistemas para laboratórios de análises clínicas, o gestor melhora a segurança das transações, evitando erros de processamento e protegendo os dados;
- Evitar desperdícios: é possível identificar problemas mais facilmente, como desperdício de materiais e processos ineficientes, quando existe visibilidade das informações.
O melhor atendimento ao cliente provoca o crescimento do negócio
Um negócio que pensa em crescimento constante deve ser focado no cliente. Afinal, é o público-alvo que garante toda a lucratividade, possibilitando novos investimentos e expansão. Uma das premissas mais importantes para deixar um cliente satisfeito é o atendimento qualificado. Para que isso seja possível, o gestor deve compreender as necessidades e as expectativas dos clientes. Quando isso acontece, o laboratório é direcionado para o público-alvo e alcança um destaque no mercado.
É fundamental que se tenha em mente que um dos pontos do atendimento qualificado é a agilidade. Coloque-se no lugar do paciente. Ele chega ao laboratório em jejum, pode ter crises de hipoglicemia ou pressão baixa, e precisa ser atendido o quanto antes para ser liberado. Essa agilidade depende de processos internos otimizados, como mencionamos anteriormente. Quando isso acontece, você evita a perda considerável no número de clientes, o que poderia interferir na competitividade e no sucesso da empresa.
Em outras palavras, é preciso estabelecer uma metodologia de atendimento ao cliente. Reestruturar os processos com a finalidade de aprimorar o fluxo de pacientes no laboratório é que o possibilitará o gestor a alcançar melhorias relevantes no desempenho das equipes, com diminuição dos custos e aumento na qualidade. Um bom atendimento é, sem dúvidas, um passo em direção ao sucesso no seu negócio.
Outro ponto que merece atenção é que a agilidade no atendimento, além de garantir a satisfação do cliente durante a consulta, fará com que ele retorne para novos exames, faça indicações do laboratório a conhecidos, contribuindo para o aumento da cartela de clientes e ainda mais para o crescimento do negócio.
Esteja sempre atento para:
- Oferecer um atendimento o mais ágil e assertivo possível, diminuindo o tempo de espera do paciente em todos os momentos, desde a recepção até o recebimento do resultado dos exames;
- Equipe a recepção e treine seus colaboradores para prestar um atendimento qualificado, dispondo dos melhores equipamentos e soluções tecnológicas, como os sistemas para laboratórios de análises clínicas;
- Ofereça várias opções de entrega de resultados para que o paciente escolha uma delas, considerando que usuários mais velhos preferem ter os exames impressos para levar ao médico, enquanto os mais jovens preferem a internet para acessá-los.
É possível realizar o interfaceamento de equipamentos laboratoriais
O interfaceamento de equipamentos laboratoriais é uma prática de integração entre sistemas para laboratórios de análises clínicas e os equipamentos utilizados. Esses softwares são responsáveis por automatizar as etapas de entrada de pacientes e saída de resultados de exames, garantindo mais agilidade e segurança na transmissão de resultados e evitando erros decorrentes de digitação manual.
Os sistemas que podem ser integrados aos equipamentos podem oferecer muitos benefícios para o gestor, que se assemelham aos que já citamos: otimizar processos internos, maior agilidade e segurança da informação, economia de recursos, praticidade, obtenção de informações estratégicas (relatórios gerenciais) para a gestão do laboratório e outros.
O grande ponto do interfaceamento de equipamentos é permitir uma melhor comunicação entre o sistema do laboratório e seus equipamentos de forma automática.
Utilizar sistemas para laboratórios de análises clínicas é uma prática fundamental para o sucesso do negócio. Com essa ferramenta, os gestores têm visibilidade grande sobre as atividades da empresa em qualquer área, o que ajuda a otimizar a gestão e melhorar a performance no dia a dia.
A partir do momento em que o administrador consegue gerenciar dados estratégicos da rotina do empreendimento, avalia com maior precisão o desempenho das equipes, desde o momento em que o paciente ingressa no laboratório até a entrega dos resultados. Com base nessa avaliação, demonstrada com clareza nos relatórios gerenciais e baseada em dados concretos e precisos, ele pode tomar decisões mais conscientes e estratégicas.
A consequência é uma só: levar o laboratório ao crescimento de forma competitiva.
