Estabelecer boas estratégias para a gestão de laboratório de análises clínicas é fundamental para seu sucesso. Afinal, quando se fala em empreendimentos, planejar é o primeiro passo. Esse planejamento envolve muitas análises internas e externas. A partir dele, são traçadas as ações para se atingir os objetivos. Mas o que envolve uma boa gestão de laboratório de análises clínicas?
Basicamente, o gestor deve ter um planejamento administrativo, que considera a sazonalidade, estoque, materiais e finanças. A gestão de qualidade é crucial para se afirmar e se manter no mercado. A gestão de pessoas é importante para manter um ambiente de trabalho produtivo e saudável. Esses são pontos que não podem ser negligenciados na gestão de laboratório de análises clínicas. E tudo isso pode se tornar mais fácil com o uso de soluções automatizadas de gestão.
Confira a seguir como fazer uma boa gestão de laboratório de análises clínicas!
Planejamento administrativo
O planejamento administrativo é, de forma bastante simples, a organização de toda a atividade. Implementar uma rotina eficiente faz com que o fluxo de trabalho flua bem, trazendo resultados eficientes para o negócio. Para realizar um bom planejamento, pode-se pensar nos conceitos de administração já conhecidos, que são planejamento estratégico e plano de negócios.
Basicamente, a partir de uma análise dos fatores internos e externos do laboratório, o gestor reúne dados sobre as fraquezas, as forças, as oportunidades e as ameaças de seu empreendimento. Em cima disso, estabelece objetivos de curto, médio e longo prazo e traça um plano de ação para atingi-los. É preciso monitorar a execução das ações e, frequentemente, rever o plano para corrigir eventuais falhas e propor melhorias.
Claro que todo o laboratório deve estar envolvido na execução desse plano. Por isso, é preciso unificar os processos para torná-los mais eficientes. Quando realizados de modo organizado e conjunto, há ganho em agilidade e eficiência, além de minimizar eventuais erros. Mas cada um tem sua atribuição e responsabilidade, contribuindo para o processo como um todo.
Dentro do planejamento administrativo, o gestor deve se atentar a 3 pontos cruciais para o sucesso na gestão de laboratório de análises clínicas: sazonalidade, estoque e finanças.
Planejamento de sazonalidade
O administrador de um laboratório sabe muito bem como é a rotina em seu negócio. Homens e mulheres rotineiramente atendem aos pedidos médicos por exames. Existe uma média de atendimento que se mantém ao longo do ano. No entanto, em determinadas épocas, há um acréscimo no número de pacientes. É a chamada sazonalidade, que decorre normalmente do surto de alguma doença, como febre amarela, dengue ou H1N1.
Para não ser pego de surpresa, um dos pontos do planejamento administrativo do laboratório é se preparar para o aumento sazonal de demanda. Uma gestão de laboratório de análises clínicas eficiente possui estrutura, qualidade e atendimento à altura dessa sazonalidade.
O primeiro ponto de planejamento da sazonalidade é estruturar a equipe, o que pode ocorrer com 3 passos principais:
- Treinamento: a equipe deve conhecer bem o paciente e entender suas necessidades para atender às suas expectativas no atendimento. Por isso, precisa estar bem treinada quanto à informação sobre o estado de saúde da pessoa, demonstrando preocupação do laboratório com seu bem-estar mesmo em épocas de alta demanda.
- Agendamento online: agendar exames e consultas pela internet possibilita diminuir o tempo de espera em uma ligação telefônica, aumentando o conforto do paciente e facilitando a remarcação. A redução de agendamentos presencialmente ou por telefone também reduz custos para o laboratório e absorve a alta da demanda.
- Redução no tempo de espera: com a alta na demanda, os pacientes podem ficar insatisfeitos com o tempo de atendimento. Por isso, a equipe deve estar alinhada, realizar uma pré-análise assertiva para que os pacientes sejam atendidos o quanto antes.
Gestão de estoque e materiais
Seja em épocas de alta demanda ou não, a boa gestão de laboratório de análises clínicas depende de uma gestão de estoque e materiais eficiente. O gestor deve organizar os pedidos conforme a demanda para não ter que lidar com atrasos e problemas. Para tanto, é preciso estar sempre atento ao fluxo de exames solicitados mensalmente. Não basta ficar de olho nas prateleiras para gerenciar os insumos.
Separamos algumas dicas para otimizar o processo de gestão de estoque e materiais. Confira:
- Organize materiais e reagentes, realizando o armazenamento, a manipulação, o transporte e o descarte de acordo com incompatibilidade ou reatividade das substâncias químicas e com a temperatura;
- Agrupe os equipamentos laboratoriais (tubos para coleta, cateteres, agulhas etc.) conforme o tipo, armazenando-os de maneira segura e em gavetas e armários específicos com identificação;
- Realize o controle por código de barras, que é uma medida simples, que substitui o controle manual de entrada e saída de produtos, com custo-benefício vantajoso e que diminui a margem de erros;
- Gerencie o estoque mínimo conforme entrada e saída de produtos, com controle de números de lotes e vencimentos;
- Tenha um relacionamento de confiança com o fornecedor e alinhe um prazo de entrega;
- Sinalize os materiais corretamente com um sistema de identificação;
- Adote padrões para aviso de necessidade de compra.
Gestão financeira
A gestão financeira é um dos pilares da boa gestão de laboratório de análises clínicas. Controlar o fluxo de caixa, tendo visibilidade de receitas e despesas ordinárias e extraordinárias, é uma tarefa difícil, porém. Além disso, as finanças também se relacionam com as possibilidades de investimento em determinadas áreas e sofrem interferência do planejamento tributário, por exemplo. Em suma, diversos fatores podem complicar a gestão financeira se o administrador não tiver máxima atenção.
Em muitos laboratórios tradicionais, o controle das finanças ainda é feito por planilhas do Excel. Elas já foram práticas e resolutivas para as demandas diárias de trabalho. No entanto, atualmente, o fluxo de informação é muito alto, o que pode comprometer a análise e o monitoramento da saúde financeira.
Por isso, a melhor dica para realizar uma boa gestão de laboratório de análises clínicas no tocante às finanças é adotar um software. Projetado para o dimensionamento do seu negócio, ele fará com que o gestor economize tempo da inserção de dados, tenha registros precisos com informações detalhadas, forneça detalhes de cada transação, monitore e corrija possíveis erros, atualize os fluxos de caixa e facilite o acesso.
Atendimento ao cliente
É impossível realizar uma gestão de laboratório de análises clínicas eficiente sem que o atendimento ao cliente seja uma prioridade. Afinal, é quem sustenta qualquer negócio, motivo pelo qual é necessário sempre focar em ações de fidelização desse público. Quando falamos da prestação de um serviço de saúde, é fundamental se atentar às questões específicas que podem aparecer.
Cada paciente que procura o laboratório tem uma necessidade diferente. É comum que algumas crianças e adultos tenham medo de agulhas, por exemplo. Idosos, por outro lado, precisam de um conforto extra quando realizam exames mais demorados. Para que o atendimento ao cliente seja um diferencial, o gestor deve investir em um atendimento humanizado para que a equipe consiga agir adequadamente com cada paciente.
Medidas importantes que devem ser adotadas quanto ao atendimento são:
- Fornecer agendamento e acesso aos resultados online, por meio da plataforma do laboratório, o que aumenta a praticidade e o conforto do paciente;
- Ofertar serviços extras para elevar a taxa de fidelização, como coleta domiciliar, vacinação em casa e outros;
- Manter históricos e documentos de pacientes para oferecer um atendimento mais apropriado;
- Aumentar a capacidade de atendimento do laboratório para receber melhor os pacientes.
Gestão de qualidade
Qualquer gestor de laboratório que pensa em transmitir credibilidade ao mercado sabe que a gestão da qualidade é um pilar fundamental. Para tanto, deve estabelecer regras e processos internos que podem ser monitorados e corrigidos quando necessário, de forma a garantir a prestação de um serviço de saúde otimizado.
O processo de controle de qualidade é o que garante que os resultados dos exames sejam corretos, evitando erros que podem comprometer a saúde do paciente. Um equipamento mal calibrado pode ocasionar um resultado errôneo, motivo pelo qual o controle deve ser exercido em todas as etapas dos fluxos de trabalho.
Uma boa maneira de realizar a gestão de qualidade é utilizar um software que permite a automação do processo. Com ele, é possível fazer testes simultâneos, otimiza a entrega de exames, dentre outras atividades. Sem contar que ainda reduz o risco de erros nas etapas.
Com uma gestão de qualidade eficiente, a gestão de laboratório de análises clínicas é certamente mais completa.
Gestão de pessoas no laboratório de análises clínicas
Chefes autoritários, ambiente de trabalho ruim, equipe desconectada. Esses são alguns sintomas que negócios que não possuem uma gestão de pessoas eficientes. E o mesmo se aplica à gestão de laboratório de análises clínicas. Deixar de lado essa gestão é correr o risco de sofrer interferências na produtividade, na performance e, consequentemente, nos resultados.
Há uma necessidade urgente do gestor estabelecer um conjunto de práticas ou políticas internas para administrar os recursos humanos. Isso significa melhorar a performance dos colaboradores, potencializando suas capacidades e mantendo-os engajados com os objetivos da empresa. Para que isso ocorra, é preciso ter bons líderes, conhecer a equipe, motivá-la, ter uma boa comunicação interna, reconhecer os colaboradores e investir em sua capacitação.
A presença do líder é importante para toda a equipe. Em geral, o gestor é um deles, mas pode ter vários. O líder é o responsável por coordenar, inspirar e motivar os colaboradores. Sem ele, é comum vermos talentos procurando outros locais para trabalhar.
E um bom líder conhece sua equipe. Quais são os pontos fortes e fracos de cada colaborador? Em qual função ele rende mais? Quais são suas habilidades que podem ser melhor aproveitadas em determinadas tarefas? Tudo isso influencia na produtividade e na otimização do tempo no ambiente de trabalho.
Soma-se a isso a necessidade de promover reuniões de motivação dos colaboradores. É nesses momentos que a equipe é informada sobre os objetivos do laboratório para aquele dia ou semana, sobre os resultados alcançados e outros pontos que motivam os profissionais.
É também crucial que a comunicação interna seja eficiente. Afinal, a gestão de pessoas não é um processo meramente burocrático. Líderes devem ter bom diálogo com a equipe e saber transmitir corretamente as informações. Além deste ponto, é comum que alguns laboratórios tenham uma assessoria de comunicação, com jornalistas e profissionais de relações públicas, que elabora estratégias e produtos de comunicação interna (boletins para intranet ou jornais internos), o que promove a aproximação e o diálogo dos gestores com os colaboradores.
Por fim, a capacitação de pessoal é um dos pontos que sempre merece destaque, pois os serviços de saúde se atualizam a todo o momento. Investir no treinamento profissional é uma forma de demonstrar preocupação com os colaboradores e de garantir a prestação otimizada dos serviços. Diferentes atividades de capacitação podem ajudar a mantê-los sempre atualizados em alto nível.
Gestão de laboratório de análises clínicas automatizada
Realizar uma boa gestão de laboratório de análises clínicas não é uma tarefa fácil. Tudo que pontuamos até o momento merece especial atenção, porque diz respeito às atividades intrínsecas deste negócio. No entanto, todas as áreas de administração podem ser otimizadas com o uso da tecnologia.
A automatização de processos traz inúmeros benefícios para o gestor e para os colaboradores, contribuindo para resultados positivos do empreendimento. As tarefas manuais demandam muito tempo e ainda podem se mostrar errôneas, exigindo refação. Com soluções automatizadas, essa burocracia sai das costas dos colaboradores e do gestor. Gasta-se menos tempo com tais funções, e todos podem se destinar a atribuições mais estratégicas, como o atendimento ao público.
Para realizar o planejamento administrativo, por exemplo, é preciso saber colher e analisar um grande montante de informações. Para que isso seja facilitado, um software pode conferir mais eficiência e segurança na guarda e na análise de dados. Há ainda, a possibilidade de emitir relatórios gerenciais que dão visibilidade à gestão.
Veja outros pontos positivos que um bom software para gestão de laboratório de análises clínicas apresenta:
- Praticidade na recepção: é possível cadastrar os pacientes, gerenciar a fila de atendimento e organizar os orçamentos diretamente na recepção. Isso reduz o tempo de espera dos pacientes no laboratório, o que aumenta a satisfação com o serviço prestado;
- Controle de exames: os colaboradores podem cadastrar exames completos, integrados com os principais laboratórios de apoio, imprimir etiquetas primárias e autorizar pedidos automaticamente a partir das integrações realizadas no software;
- Coleta de amostras: com o uso do código de barras, é possível rastrear as amostras e controlar a agenda de coleta pelos sistemas.
- Resultados de exames: a entrega dos resultados de exames pode ser feita por email ou pelo site do laboratório, e os laudos têm assinatura eletrônica para garantir a veracidade do documento;
- Controle financeiro: o controle do fluxo de caixa, o faturamento de convênios e do SUS podem ser realizados pelo software, que registra o retorno de todos os faturamentos e acompanha as glosas para evitar perda financeira.
Em suma, realizar uma gestão de laboratório de análises clínicas com auxílio de um software especializado é sinônimo de otimização e resultados positivos.
A boa gestão de laboratório de análises clínicas possui como único resultado o crescimento do negócio. Com planejamento eficaz, atendimento ao cliente, gestão da qualidade, gestão de pessoas e uso da tecnologia, você conseguirá ter um ótimo retorno com o empreendimento.Quer 12 dicas práticas para fazer a gestão laboratorial? Leia no blog!
