Estamos vivendo um momento em que só se fala em crise econômica. Ela atinge todos os setores econômicos. Aqueles que ainda sobrevivem, precisam “fazer das tripas coração” como diz o ditado, para conseguirem se manter de pé. Mas algumas ações podem fazer uma grande diferença no somatório dos gastos. Uma delas é o controle de estoque.
Se em sua empresa realiza compras de materiais todos os meses, certamente o seu estoque está sempre cheio. Neste caso, quando não se tem um controle dos produtos, muitas compras de materiais desnecessárias são realizadas, o que gera um custo maior para seu negócio. Além disso, quando existe um lote com prazo de validade vencido, pode ocorrer um prejuízo ainda maior, tanto pela perda do material quanto por trazer risco a saúde de um paciente, por exemplo.
Mas é possível evitar esses riscos realizando uma análise minuciosa das informações e, com a ajuda da tecnologia, essa tarefa se torna menos complexa.
Controle de estoque
O controle de estoque ou gestão de estoques é o processo de organização dos recursos materiais de um negócio. Os responsáveis pela tarefa devem adotar práticas eficientes para este controle, pois ele se relaciona diretamente à rotina empresarial. Boa parte dos laboratórios de análises clínicas dependem diretamente do estoque para realizar suas atividades.
Já pensou no constrangimento perante um paciente se o profissional de saúde, ao realizar um mero exame de sangue, notar que falta um tubo específico de armazenamento? Qual a imagem que o laboratório passa para seu consumidor? Desorganização. E, como sabemos, ter um atendimento de qualidade depende diretamente da organização. Inclusive de estoque.
Por isso, o controle de estoque deve ser realizado com base nas informações sobre as necessidades do laboratório e o consumo médio em determinado período de tempo. Para tanto, é preciso analisar o histórico de utilização dos materiais. Gestores adeptos à tecnologia, certamente, utilizam softwares para acessar a relatórios e dados concretos sobre a demanda de material. Isso torna o controle de estoque bem mais prática, inclusive.
Para que a gestão dos recursos materiais seja feita de forma eficiente, é preciso se atentar ao controle de inventários, com as entradas e saídas dos insumos, e a outros pontos fundamentais que listaremos adiante. Com um bom controle, o administrador do negócio evitará comprar produtos sem necessidade ou solicitar materiais que estão quase em falta, o que poderia ocasionar defasagem no estoque para atender aos pacientes do laboratório.
Não à toa, um dos principais pontos do controle de estoque é a visão global por parte do responsável por essa atribuição. As informações devem estar atualizadas, o que deve ocorrer com uma frequência bem definida. Assim, ele saberá exatamente quais as necessidades e prioridades do laboratório.
Sem dúvidas, uma boa gestão dos recursos materiais interfere positivamente no controle financeiro.
Importância do controle de estoque para as finanças
No início de seu empreendimento, quando o laboratório ainda era pequeno e atendia a poucos pacientes, você já deve ter experimentado muitas situações desafiadoras. Uma substância que acabou em um momento crucial do exame ou cujo prazo de validade já tinha expirado há meses. Esses casos, apesar de parecerem erros primários, ocorrem com frequência mesmo em negócios grandes. Mas, especialmente, em lugares onde a gestão dos recursos materiais não é eficaz.
O controle de estoque é uma estratégia essencial no laboratório de análises clínicas. Sua importância está diretamente relacionada à prestação de um serviço de qualidade. Um bom controle faz com que não existam perdas significativas de material mesmo considerando a sazonalidade (períodos de maior e menor movimento). No mesmo sentido, realizar essa gestão de forma periódica evita o vencimento de substâncias e o controle de entradas e saídas no laboratório.
Todos esses benefícios podem ser resumidos em não desperdiçar dinheiro com compra desnecessária, o que é muito positivo para as finanças.
Relevância para o negócio como um todo
O controle de estoque não é somente importante para a vida financeira do laboratório. Ele também define a qualidade e a eficiência do atendimento, bem como a organização do negócio. Sua equipe de profissionais deve conseguir atender a todos os pacientes de maneira satisfatória, de forma a fidelizar os atuais e atrair novos. Para isso, os serviços ofertados devem atender às suas expectativas.
Isso significa que o gestor deve compreender bem a entrada e a saída de materiais para evitar problemas com os procedimentos durante todo o atendimento ao paciente. Nunca se esqueça de que seu paciente é um cliente, mesmo que seu foco seja o atendimento humanizado, e que é preciso se atentar sempre à sua satisfação, que é o termômetro para o sucesso do laboratório.
Imagine que, na época de férias escolares de inverno, você tenha um aumento de demanda por vacinação contra determinada doença. Os pais certamente levarão suas crianças para vacinar. Se há um crescimento no gasto de material (seringas, agulhas e substâncias), seu laboratório deve estar preparado para atender a esse público.
Benefícios da gestão de estoque
Realizar um controle de estoque eficiente traz muitos benefícios para o laboratório, como já pontuamos. Para que fique bastante claro, veja uma lista:
- Afeta positivamente as finanças da empresa, pois evita desperdício de recursos financeiros com a compra equivocada de materiais e controla a saída prioritária das substâncias com data de vencimento recente;
- Garante um atendimento de qualidade aos pacientes, já que o gestor tem controle sobre as demandas de compra, o que evita que a falta de material ou insumos comprometa o atendimento;
- Maior possibilidade de investimentos, pois há menor impacto do fluxo de caixa do laboratório, o que aumenta a eficiência financeira da organização.
Boas práticas de controle de estoque no laboratório
Se você tem dificuldades de realizar um bom controle de estoque no laboratório de análises clínicas, separamos algumas práticas eficientes para você implementar.
Realize inventários periodicamente
Os inventários são ferramentas de organização e planejamento. Ele nada mais é do que um levantamento do estoque, o que também inclui a contabilização. O primeiro passo para fazer um bom controle de estoque no laboratório é realizar inventários periodicamente. É pouco provável que um levantamento anual o auxilie nessa gestão. Estabeleça um período de tempo mais curto para entender fluxo e o perfil de uso do seu estoque.
Uma boa medida é classificar os itens em três faixas:
- Faixa A: produtos de maior valor, que precisam de inventários mensais;
- Faixa B: produtos de médio valor, cujos inventários podem ser feitos bimestralmente;
- faixa C: produtos de baixo valor, que influenciam pouco no montante econômico, e que podem integrar um inventário semestral.
No entanto, se você perceber que seu laboratório apresenta particularidades, avalie a periodicidade. Essa é apenas uma sugestão. Fatores como tipos de procedimento realizados, número de atendimentos mensais, e fluxo de caixa interferem na frequência. Existem mercadorias e produtos, por exemplo, cuja saída é diária. Em relação a elas, o controle deve ser contínuo, de forma a facilitar a contabilização do estoque e a verificação da organização dos produtos.
Para fazer o inventário, você pode utilizar planilhas, se não tiver um bom software que auxilia em toda a gestão laboratorial.
Em seguida, faça a contabilização do inventário, processo de contagem completa de todos os itens em estoque. Esse passo é fundamental para ter um controle de estoque efetivo. Apesar de trabalho, traz um panorama completo de como está o nível de seus materiais. A partir dele, você saberá de onde começar o gerenciamento de mercadorias, organizar as quantidades e os respectivos relatórios. Seu planejamento começa daí.
Monitore entradas e saídas
Diretamente relacionado à elaboração de inventários periódicos está o monitoramento de entradas e saídas de materiais. O jeito mais prático para fazer isso é utilizar a lista de suas últimas compras como base, o que evitará uma nova compra por engano ou a falta de produtos durante os procedimentos.
Diariamente, veja o que foi utilizado e subtraia do total adquirido. Essa média diária pode te dar um bom guia, mas tenham em mente que pode haver oscilação na demanda em outros dias. Se existir um jeito de acompanhar tudo em tempo real, ótimo. Alguns softwares laboratoriais proporcionam essa facilidade.
Na dúvida, mantenha sempre os armários de armazenamento em ordem lógica e bem organizados. Isso contribui para facilitar o controle de estoque, facilitando a identificação de falta ou sobra de materiais.
Padronize o estoque
Dentro dessa ideia de organização do estoque, a medida mais eficaz é sua padronização. Você possui um esquema bem definido e seguido por todos os profissionais da equipe que lidam com o estoque? Se não tem, é preciso fazer. Separamos algumas dicas para isso:
- Organize todos os itens por data de validade para fazer um controle mais efetivo dos prazos máximos para consumo (falaremos disso adiante);
- Tenha estratégias para garantir a rastreabilidade dos produtos, como o uso de etiquetas, código de barras ou outros meios interligados a sistemas específicos;
- Organize os itens, dentro do critério de data de validade, por ordem alfabética.
Além de melhorar o controle de estoque, a padronização de forma sistematizada e ordenada, sua equipe consegue ter mais facilidade na localização, o que agiliza os atendimentos.
Mantenha o estoque atualizado
Manter o estoque atualizado é um exercício constante para impedir a falta de materiais em um momento crucial ou o vencimento de medicamentos que ficam parados por muito tempo. Mais uma vez, para fazer essa atualização, é preciso calcular a média mensal do estoque, anotando os materiais utilizados diariamente e repondo sempre que necessário.
Ao final do período, basta somar as quantidades para que, no mês seguinte, você já tenha essa noção do que será necessário. Com base nessas informações e no fluxo de caixa do laboratório, você pode programar as compras por períodos (semanais, quinzenais, mensais) com seus fornecedores de confianças. O auxílio de software laboratorial para manter sempre atualizado o controle do estoque é uma boa pedida.
Um ponto importante sobre a atualização do estoque é a data de validade. A indústria farmacêutica fixa um período determinado para que o medicamento tenha eficácia. Após decorrido esse prazo, não adianta nada manter o insumo. Inclusive, há substâncias que, quando vencidas, podem causar efeitos colaterais em seus pacientes. Evite ao máximo ter materiais com data de validade vencida.
Mantenha sua relação de estoque sempre atualizada em relação ao seu vencimento. Quando determinada substância estiver quase vencendo, providencie mais. E lembre-se de organizar o estoque colocando produtos com data de vencimento próxima à frente prateleiras.
Saiba economizar na compra de materiais
Quando a compra de materiais for necessária para o controle de estoque, o gestor deve ter em mente algumas práticas para economizar dinheiro. Listamos 3 delas:
- Realize pelo menos 3 orçamentos;
- Defina um estoque mínimo e máximo de cada produto;
- Cadastre seus materiais com número de lote.
Essas três práticas costumam integrar os bons softwares laboratoriais, como o Autolac. Por exemplo, na rotina de cotação do Módulo Estoque é possível inserir os dados dos orçamentos solicitados aos fornecedores. Com as informações cadastradas, o sistema calcula qual deles oferece os produtos nas melhores condições, de acordo com os parâmetros definidos pelo usuário.
Já na definição do estoque mínimo, quando isso ocorre, o sistema fornece um relatório de quais materiais já estão em ponto de compra e qual a quantidade você precisa completar para atingir o estoque máximo. Assim, você evita desperdício e compra de materiais desnecessários.
Ao cadastrar os materiais no sistema, é possível verificar quais os produtos estão próximos da data de vencimento evitando a perda de material além de não pôr em risco a vida dos pacientes.
Armazene corretamente os produtos
O controle de estoque também depende do armazenamento correto dos insumos laboratoriais, de modo a preservar suas características químicas e biológicas. Isso evitará uma nova compra decorrente da perda de substâncias. Pensando no armazenamento correto, veja algumas dicas práticas:
- Siga as especificações dos fabricantes para armazenar as substâncias nas condições indicadas para garantir a segurança e a qualidade no uso (controle de temperatura, longe do alcance da luz e outras condições especiais etc.);
- Direcione um espaço adequado e razoável para armazenar os materiais e as substâncias para manter a organização e evitar o empilhamento de itens frágeis;
- Tenha equipamentos adequados de armazenamento de produtos, como freezers e geladeiras, se necessário;
- Separe os medicamentos por classe assim que chegarem novos carregamentos;
- Lembre-se de organizá-los conforme a data de validade;
- Respeite a ordem dos produtos;
- Limpe frequentemente o local.
Escolha bons fornecedores
Outra prática fundamental na hora de realizar um controle de estoque eficiente, que contribui com as finanças do laboratório, é escolher bons fornecedores. É importante que o gestor tenha um cadastro deles para ter, com facilidade, informações sobre cada um.
Prática no mercado, benefícios, valores e prazos são fatores decisivos na hora da contratação. Quando há uma análise efetiva, é possível comprar insumos com bons preços e elevada qualidade. Somente com bons fornecedores o responsável consegue controlar as entradas e saídas e manter uma boa quantidade de materiais.
Por praticidade, você pode fazer suas compras sempre com as mesmas empresas, mas não deixe de ter um plano B para o caso de situações urgentes, como falta de insumo em determinado fornecedor.
Utilize tecnologia
Existem muitas ferramentas tecnológicas que podem substituir as antigas planilhas na hora de fazer o controle de estoque. Muitos laboratórios mais antigos e tradicionais ficaram parados no tempo e continuam realizando essa gestão com atas, livros e planilhas. Esse controle manual pode ser falho, já que a busca por informações é mais lenta e nem sempre é efetiva. Os erros no preenchimento acerca de valores ou de quantidades podem, inclusive, causar um enorme transtorno e uma perda financeira considerável.
Com a transformação digital, muitos negócios automatizaram seus processos internos, inclusive o controle de estoque, por meio de softwares. Isso também ocorre em laboratórios, que contam com sistemas de gestão laboratorial de última geração, com diversos módulos e funcionalidades que trabalham em prol da saúde administrativa e financeira do negócio.
Em geral, essas ferramentas permitem a pesquisa detalhada de cada produto do estoque, o grupo de cada material, a quantidade e a programação de compras (mesmo considerando a sazonalidade). Isso faz com que o gestor economize dinheiro, pois há uma visão ampla do laboratório que permite traçar estratégias mais eficazes.
O Autolac, por exemplo, é um software laboratorial que conta com um módulo de estoque complementar. Em outras palavras, o módulo foi desenvolvido para auxiliar ainda mais na gestão de laboratórios e clínicas de nefrologia. É um módulo complementar ao Autolac e não é comercializado separadamente.
Com ele, é possível realizar um controle de materiais de forma ágil e segura, com algumas rotinas básicas que vão melhorar significativamente a gestão de custos de sua empresa.
Rotinas como a entrada e saída de materiais por código de barras, controle de lotes (data de fabricação e prazo de validade), estrutura de locais de estocagem para localização de produtos e mercadorias, controle de estoque mínimo e ponto de reposição, solicitação de compras, requisição por centro de custo, relatórios completos, entre várias outras, fazem do módulo estoque uma ferramenta essencial para a saúde da sua empresa.
Em qualquer caso, seja um sistema de gestão laboratorial ou outras ferramentas mais incompletas, a tecnologia demanda treinamento dos colaboradores que lidam direta e indiretamente com o controle do estoque. Afinal, o sistema deve ser alimentado com dados para que sirva a seu propósito.
Realizar um bom controle de estoque interfere positivamente na saúde financeira do seu laboratório. Atualmente, o uso de software laboratorial pode ter um bom impacto no tocante às finanças em todos os campos da gestão. Que tal conhecer o que pode ser automatizado em seu negócio? Confira no blog!
