O POP, Procedimento Operacional Padrão, para laboratório de análises clínicas é uma ferramenta essencial para uma boa gestão. Se você pretende ter o reconhecimento de órgãos, como ISO 9002, CAP (Colégio Americano de Patologistas), PNCQ (Programa Nacional de Controle de Qualidade), ONA (Organização Nacional de Acreditação) e PALC (Programa de Acreditação de Laboratórios Clínicos/SBPC), sabe que é fundamental padronizar procedimentos internos.
Esse é, inclusive, o primeiro passo para obter a certificação dos procedimentos e a Acreditação de Serviços e Programas de Saúde. É também a melhor forma de mostrar para seu cliente que suas atividades estão em pleno funcionamento e que são confiáveis. Partindo dessa reflexão, você já é capaz de perceber a importância do POP para laboratório de análises clínicas, certo?
Falamos um pouco mais sobre o tema no post de hoje. Confira!
POP – Procedimento Operacional Padrão
POP ou Procedimento Operacional Padrão é um conjunto de diretrizes para a execução de um trabalho. Ele é traduzido em um documento que deve conter a descrição minuciosa do que será executado. Dentre os pontos mais comuns que constam no POP para laboratório de análises clínicas, estão:
- Instruções sequenciais de operações;
- Frequência de execução;
- Especificação do responsável pelo trabalho;
- Listagem dos equipamentos, peças e materiais utilizados na tarefa;
- Descrição dos procedimentos da tarefa por atividades críticas, de operação e pontos proibidos;
- Roteiro de inspeção periódica dos equipamentos de produção.
Objetivo
O POP serve para padronizar a execução de tarefas fundamentais, minimizando a ocorrência de erros durante as atividades. Em outras palavras, seu objetivo principal é garantir o funcionamento correto dos processos internos. Se ele for coerente, o usuário do serviço, qualquer que seja o momento em que se relacione com o negócio, poderá receber qualidade de atendimento ou serviços.
Em um laboratório, por exemplo, o serviço prestado pela manhã será o mesmo executado em outros turnos, praticados por profissionais diferentes. Ou seja, o POP para laboratório de análises clínicas possibilita maior previsibilidade de resultados, minimiza variações causadas por imperícia e aleatoriedades.
Internamente, esse Procedimento Operacional Padrão é um excelente instrumento de auditorias internas. Por meio dele, a Gerência de Qualidade pode analisar a execução do trabalho dos diversos setores. Com o documento, ela tem em mãos subsídios técnicos para indagar e verificar a eficácia da metodologia e sua familiarização entre os auditados.
Em resumo, o POP para laboratório de análises clínicas serve para:
- Oferecer constantemente um serviço de qualidade ao usuário, independentemente de variáveis;
- Possibilitar maior previsibilidade de resultados;
- Diminuir a ocorrência de erros nos processos;
- Padronizar a execução de tarefas;
- Subsidiar auditorias internas.
POP para laboratório de análises clínicas
Os objetivos de um POP para laboratório de análises clínicas já foram demonstrados. A ideia é fazer com que o negócio defina, documente e mantenha um programa de controle de seus procedimentos e documentos de fonte interna e externa que façam parte da documentação da qualidade.
Se você ainda não possui uma versão atual implementada, deve se atentar para atualizar o POP o mais rápido possível. Ter um procedimento obsoleto circulando pelo laboratório pode ser um risco. Se tem dúvidas sobre o que colocar no POP para laboratório de análises clínicas, veja a seguir.
Conteúdo do POP para laboratório de análises clínicas
Em primeiro lugar, você deve pensar no entendimento de quem lerá o documento. Os itens e as informações devem estar descritas em uma linguagem apropriada ao grau de instrução das pessoas envolvidas nas tarefas. Em qualquer caso, o melhor é adotar uma linguagem simples e objetiva.
Outro ponto que deve ser observado é a coerência com a realidade do seu laboratório. Copiar procedimentos de livros ou de outros estabelecimentos pode ser ineficaz, porque cada negócio funciona de um modo.
Por fim, o POP para laboratório de análises clínicas deve ser elaborado por um profissional habilitado e qualificado. É muito importante que ele tenha conhecimento de todos os fatores que influenciam os processos internos do laboratório. Afinal, é quem escreverá os procedimentos relacionados às amostras e a todos os serviços executados, bem como a aplicação e interpretação de controles internos e externos.
Fotos, imagens ou esquemas são ótimas ferramentas para integrar o POP, pois auxiliam na memorização e no entendimento do conteúdo.
Dentre os ítens obrigatórios gerais em um POP para laboratório de análises clínicas, estão:
- Nome do laboratório;
- Título do POP;
- Identificação, assinatura e data de elaboração, revisão e aprovação do POP;
- Número da versão atual e número do documento;
- Paginação;
- Abrangência e distribuição;
- Números de cópias.
Se for um procedimento analítico, ele ainda deve conter:
- Princípio do teste;
- Aplicação clínica;
- Amostra analisada;
- Padrões, controles, reativos e demais insumos;
- Equipamentos (informações sobre uso, calibração e manutenção preventiva);
- Fase analítica detalhada (passo a passo do ensaio);
- Cálculos (se aplicável);
- Controle da qualidade externo e interno;
- Interferentes e reações cruzadas;
- Valores de referência;
- Linearidade, limites de detecção e limitações do método;
- Interpretação dos resultados;
- Referências.
Exemplos de POP para laboratório de análises clínicas
Existem diversos tipos de POP para laboratório de análises clínicas. Separamos aqui alguns relacionados a amostras e qualidade, e citamos outros mais específicos.
Procedimentos relacionados a amostras
O POP para laboratório de análises clínicas relacionado a amostras envolve coleta, identificação, transporte, rejeição, aceitação de amostras comprometidas, manuseio, análise, armazenamento, confidencialidade dos dados das amostras e descarte seguro.
Veja a seguir algumas observações sobre cada ponto que você não deve esquecer:
- Coleta: este POP deve conter condutas e regras satisfatórias de coleta de amostras primárias e seus recipientes para que o resultado da análise não seja invalidado;
- Identificação: a identificação das amostras será feita por rótulo de código de barras ou numeração sequencial? O POP descreve isso. Lembre-se que a identificação deve ser adotada enquanto a amostra estiver no laboratório, mesmo que aliquotada.
- Manuseio: o POP estabelece procedimentos de manuseio da amostra por todos aqueles que tenham contato direto com ela. O objetivo é não alterá-la fisicamente nem fazer com que ela perca suas características mensuráveis.
- Análise: um POP de procedimento analítico define o passo-a-passo do ensaio, por meio do uso de uma linguagem simples, detalhada e objetiva. Em geral, contém figuras e fluxogramas para facilitar o entendimento e a memorização da equipe.
- Armazenamento: a estocagem e armazenamento de amostras deve ser descrita em um POP para que sua integridade seja mantida para posterior análise, terceirização, transporte, reanálise ou aceitação de pedido para adição de novos exames para a mesma amostra.
- Transporte: define condições de transporte recomendáveis para que se mantenha a segurança de pessoas, do meio ambiente, e da integridade das propriedades físicas das amostras.
- Rejeição: estabelece critérios do laboratório para recusar o processamento de uma amostra, como falta de informações necessárias, identificação duvidosa ou critérios técnicos.
- Aceitação de amostras comprometidas: critérios do laboratório para aceitar amostras que não cumprem as condições ideais especificadas. A natureza do desvio deve constar no laudo final de ensaio, com observações para sua interpretação clínica, se aplicável.
- Confidencialidade dos dados das amostras: estabelece as regras de sigilo, de modo a defender os interesses de propriedade dos pacientes, que são os donos do laudo e do seu conteúdo.
- Descarte seguro das amostras: define instruções para descartar as amostras biológicas de forma segura para o laboratório, seus funcionários e para o meio ambiente.
Procedimentos relacionados à qualidade
Os POP para laboratório de análises clínicas que dizem respeito à qualidade são apenas dois: interno e externo.
O POP para controle da qualidade interno estabelece diretrizes do controle realizado pelo laboratório, como periodicidades, valores de aceitação de desvio padrão, responsabilidades do pessoal envolvido e outros pontos.
Já o POP para controle de qualidade externo cria uma sistemática de participação regular em programa de ensaio de proficiência. Isso deve reunir os itens de ensaio que o laboratório analisa. A melhor forma é participar de comparações interlaboratoriais (10 laboratórios aproximadamente), de forma a comparar seus resultados, e realizar uma análise crítica dos valores obtidos.
Outros exemplos de POP para laboratório de análises clínicas
Um laboratório de análises clínicas pode ter vários POPs. Como a ideia é padronizar os procedimentos internos, cada tarefa deve ter suas diretrizes.
O POP de terceirização de exames, por exemplo, deve conter o que pode ser terceirizado, como o laboratório deve proceder diante da terceirização de seus exames, os critérios rigorosos de seleção, dentre outros pontos.
Veja outros exemplos de POP:
- POP de emergência em caso de derramamento biológico e de resíduos químicos, ou de derramamento de resíduos na centrífuga;
- POP de descarte de resíduos biológicos (vetores virais ou cultura de células);
- POP de entrada e comportamento de pessoas no interior do NB2;
- POP de desinfecção, lavagem e esterilização de vidrarias;
- POP de limpeza e desinfecção do NB2;
- POP de operação da cabine biológica;
- POP de utilização de autoclave.
Modelo de POP
Para que você entenda exatamente como é um POP para laboratório de análises clínicas, preparamos um modelo resumido.
Modelo de POP de (neste campo, você discrimina qual procedimento do laboratório será definido. Ex: coleta, identificação, transporte de amostras)
1. Referência: (procedimento do laboratório definido. Ex: coleta de amostras laboratoriais).
2. Objetivo: padronizar os procedimentos constantes na referência.
3. Campo de aplicação: neste campo, define-se para quem é aplicável o POP. Ou seja, quem deve seguir os procedimentos-padrão que constam no documento. No caso de amostras, os POPs são aplicáveis à profissionais especializados do laboratório.
4. Descrição: define quais as normas de biossegurança devem ser observadas por quem estiver inserido no procedimento. Neste ponto, é preciso detalhar minuciosamente as condutas. Veja alguns exemplos:
- O profissional habilitado, antes de iniciar o procedimento de coleta, deve organizar o material na sala de coleta, conforme as amostras a serem coletadas. Dentre os materiais, estão tubos de coleta, seringas, agulhas, luvas, torniquete, algodão, álcool, esparadrapo e caixa coletora de material perfurocortante. Em seguida, deve conferir todos os dados da requisição;
- O profissional deve verificar se o paciente está em condições de preparo e jejum adequadas. Também deve verificar a possibilidade de alergia ao látex da luva;
- O código de identificação do paciente e o tipo de exame devem estar explícitos na etiqueta de identificação da amostra;
- O profissional deve utilizar a etiqueta própria do tubo de coleta sanguínea e uma caneta que não borre ou apague;
- O profissional deve se atentar para os diferentes tipos de tubo de coleta sanguínea. As amostras de sangue total devem ser coletadas em tubos com anticoagulante, ao passo que os exames em que é necessário a análise no soro, o sangue deve ser coletado em tubo sem anticoagulante;
- Após a coleta, o profissional deve homogeneizar lentamente o tubo. Para tanto, deve fazer inversão por 10 vezes, mantê-lo na posição vertical por no mínimo 30 minutos em temperatura ambiente. Não é possível refrigerar o sangue logo após a coleta, de modo a evitar a hemólise da amostra e a formação de fibrina;
- Decorrido este período, deve centrifugar o tubo com sangue conforme especificações da força centrífuga relativa (RCF), para obter soro (sobrenadante). O tempo entre a coleta e a centrifugação não deve exceder uma hora.
Esses são apenas exemplos de condutas. É preciso abordar ainda as regras de armazenamento da amostra, bem como as de transporte (se for o caso) para outro laboratório (envolve temperatura, tipo de embalagem, identificação e especificação da caixa térmica, dentre outros pontos).
O papel da tecnologia no POP para laboratório de análises clínicas
Padronizar procedimentos no laboratório é primordial para fazer uma boa gestão da qualidade. Você notou que o POP para laboratório de análises clínicas é o maior aliado. E é a qualidade que será responsável por transmitir credibilidade ao mercado. Se suas regras e processos internos são monitorados e corrigidos quando necessário, fica mais fácil prestar um serviço de saúde otimizado.
E a melhor maneira de garantir um bom POP para laboratório de análises clínicas é utilizar a tecnologia. Por meio de um software próprio para o segmento, o gestor consegue fazer com que os procedimentos sejam executados corretamente, o que resulta em exames fiéis à realidade. É esse sistema que permite a automação de processos, reduzindo a chance de erros nas etapas.
Se o objetivo principal do POP para laboratório de análises clínicas é garantir o funcionamento correto dos processos internos, a automatização proporcionada pelo software pode resolver muitos problemas. Especialmente a minimização dos erros nos procedimentos.
É importante frisar que o uso da automação nos laboratórios é um grande reforço na execução da gestão. Os softwares laboratoriais dão um suporte essencial às principais atividades realizadas internamente. Isso faz com que o gestor tenha mais controle sobre a rotina (sem falar na possibilidade de tomar decisões de forma mais aprofundada, baseada em dados estatísticos do negócio).
Em resumo, com o uso de sistemas para laboratórios de análises clínicas há mais eficiência no controle de processos internos. Ele também possibilita integrar melhor as áreas da empresas, o que é importante em caso de procedimentos que envolvem profissionais de vários setores.
O POP para laboratório de análises clínicas é um documento essencial para a oferta de serviços qualificados aos clientes. Isso porque dá ao gestor a possibilidade de ter mais controle dos processos internos, qualificando também sua gestão.Que tal adotar outras práticas de boa gestão laboratorial? Leia no blog!
