Gestão da qualidade em laboratórios de análises clínicas: 9 erros mais comuns

Gestão da qualidade em laboratórios de análises clínicas: 9 erros mais comuns

Gerir com qualidade é importante em qualquer setor que busca ser especializado e se destacar diante de uma concorrência que, a cada dia, oferece mais competitividade. Quando falamos da área de saúde, não é diferente: um controle com propriedade é essencial. A gestão da qualidade em laboratórios de análises clínicas pode mensurar pontos a melhorar e, também, evitar gargalos que possam prejudicar as rotinas laboratoriais.

Instituições sem averiguações internas sofrem com perda de credibilidade e podem sofrer até processos judiciais.

A ferramenta garante um processo de crescimento contínuo, identificando necessidades e expectativas dos clientes da instituição. Por meio dela é possível coordenar, controlar e deixar todas as atividades executadas pelo laboratório dentro das normas exigidas pelas entidades de fiscalização. Além disso, pense na concorrência: se o serviço oferecido não é, de fato, bem efetuado, ele não é mais procurado. 

Por conta disso, a gestão da qualidade em laboratórios de análises clínicas é um grande diferencial competitivo, já que possibilita um controle fundamentado e rastreamento de todos os processos realizados pela organização. Isso permite avaliar pontos que não atingiram o resultado esperado, realizar as correções que possam melhorar e, com isso, aumentar a produtividade e a satisfação dos clientes.

Atualmente, órgãos como ISO 9002, CAP (Colégio Americano de Patologistas) e PNCQ (Programa Nacional de Controle de Qualidade) lidam diretamente com a normatização e certificação desses procedimentos, enquanto o ONA (Organização Nacional de Acreditação) e o PALC (Programa de Acreditação de Laboratórios Clínicos/SBPC) são responsáveis pela coordenação dos processos de Acreditação de Serviços e Programas de Saúde. As entidades são encarregadas de atestar o funcionamento adequado de todas atividades internas de laboratórios.

De acordo com números levantados pela SBPC/ML (Sociedade Brasileira de Patologia Clínica e Medicina Laboratorial), menos da metade dos 16 mil laboratórios de diagnóstico privados do país contam com pelo menos um tipo de averiguação interna de qualidade. Diante dos vários fatores que podem alterar o resultado de exame dentro do setor, o número assusta.

Sem gestão da qualidade em laboratórios de análises clínicas, o laboratório pode ter complicações na calibração de equipamentos, reagentes com validade vencida, área ou equipamentos de conservação com temperatura elevada e, obviamente, passar por dificuldades por erros humanos. Deslizes como esses podem trazer graves consequências para qualquer organização, como a perda de credibilidade, declínios na produtividade e, consequentemente, no lucro, incapacidade financeiro e processos judiciais.

Segundo estudos do pesquisador italiano Mário Plebani, editor chefe do CCLM, figura relevante do setor laboratorial nos EUA, cerca de 30% dos erros em laboratórios provocam um desconforto adicional para os pacientes, como por exemplo a realização de procedimentos invasivos e aumento de custos. Diante disso, segundo Plebani, 6,4% dessas pessoas recebe assistência inapropriada ou passa por modificação da solução terapêutica em decorrência dos erros.

Dentro desse contexto, um erro, seja na vida de um paciente, pode ser desastroso, repercutindo na esfera social. Um falso negativo para HIV, por exemplo, pode acarretar em tratamentos inadequados e piorar a condição do paciente – o que inclui riscos de não prevenção e contaminação de outras pessoas. Por outro lado, quem recebe um falso positivo pode tomar medicações desnecessárias e conviver com um trauma psicológico.

Formas de fazer a gestão da qualidade em laboratórios de análises clínicas

Formas de fazer a gestão da qualidade em laboratórios de análises clínicas

Existem formas simples de garantir uma gestão da qualidade em laboratórios de análises clínicas para diminuir erros e melhorar a qualidade dos exames. Uma delas é usar as planilhas disponibilizadas pelo SBAC (Sociedade Brasileira de Análises Clínicas), outras ferramentas de interfaceamento de equipamentos laboratoriais e, além disso, sistemas de informação para o setor.

Além de deixar o equipamento que realiza a medição de resultados sempre bem calibrado e verificar se há algum problema com os reagentes utilizados, a ferramenta de interfaceamento é uma forma de agilizar essa rotina, já que ela interliga o equipamento de análise com o sistema de informação laboratorial. A solução é prática e traz alguns benefícios, como:

  • Bloquear automaticamente exames alterados para que não sejam entregues ao paciente antes da recalibragem do equipamento;
  • Retirar a necessidade de mapas de trabalhos manuais, o que dá margem para erros humanos;
  • Automatizar o registro do exame, encontrando taxas regulares e, também, as que possuem anomalias.

Ainda de acordo com os dados da SBPC/ML, cerca de 20% dos exames apresentam alguma alteração significativa proveniente de erros de análise – o que justifica ter ferramentas que possibilitam a identificação de irregularidades. Neste momento é crucial que o gestor do laboratório coloque como prioridade o compromisso e respeito com os pacientes, não apenas os ganhos estruturais da instituição. Na área da saúde, tratar o cliente como prioridade em todas as fases do atendimento laboratorial é um dos pilares mais fundamentais.

Fases do atendimento laboratorial

Fases do atendimento laboratorial

Uma gestão da qualidade em laboratórios de análises clínicas é primordial nas três fases de atendimento: pré-analítica, analítica e pós-analítica, que correspondem a preparação, coleta, armazenamento, transporte de amostras, realização de exames e, por fim, validação e liberação de laudos para o médico, respectivamente. Todas as etapas necessitam de um controle rigoroso.

A etapa pré-analítica é considerada crucial porque é onde o processo se inicia, no consultório médico. É lá que é feito o pedido para coleta de sangue seja para um check-up, para descartar ou confirmar um diagnóstico do paciente. Essa fase é pontual para a decisão do especialista que, com os resultados corretos em mãos, pode conduzir o cliente para um tratamento mais assertivo.

A segunda fase, a analítica, corresponde à análise do material coletado. Nesse momento acontecem processos como os métodos e controles de qualidade, treinamento de profissionais responsáveis por manipular e avaliar os resultados, além de passar as melhores soluções para a tomada de decisão dos médicos.

A terceira e última etapa, a pós-analítica, é o momento em que o laudo do exame é feito. Nessa fase o médico recebe a interpretação das amostras que foram colhidas no laboratório de análises clínicas na pré-analítica e consegue, diante das informações registradas, encaminhar o paciente de maneira correta. Seja em qualquer um dos três momentos, falhas podem prejudicar todo o processo.

Como evitar erros na etapa pré-analítica

Como evitar erros na etapa pré-analítica

Segundo um estudo realizado e publicado no site da Biblioteca Nacional de Medicina dos Estados Unidos pela especialista Binita Goswami, cerca de 77% das falhas encontram-se na fase pré-analítica – o que representa a maior parte dos erros ocorridos em um laboratório de análises clínicas. Em seguida, 15% acontecem na pós-analítica e 7,9% na analítica. No estágio pré-analítico, existem alguns fatores que corroboram com as falhas, como:

  • Orientação inadequada sobre o preparo para realização dos exames;
  • Tempo excessivo de garroteamento das amostras;
  • Coleta de tubos inapropriada e falta de homogeneização capazes de atribuir índices de recoleta;
  • Laudo equivocado e novo deslocamento do paciente ao laboratório, causando insatisfação e desqualificação da instituição.

Com gestão da qualidade em laboratórios de análises clínicas, existem medidas que podem evitar esses erros pré-analíticos, como:

  • Desenvolvimento de processos claros para as etapas críticas como identificação do paciente, coleta e rotulação da amostra, transporte e preparo para análise;
  • Desdobramento de políticas organizacionais junto ao laboratório, como as políticas de identificação do paciente e gestão da qualidade;
  • Aprimoramento da formação dos profissionais de saúde, treinamento de envolvidos no processo de solicitação, coleta e recebimento e avaliação anual das competências;
  • Disponibilização do Manual de Orientações de Coleta de Amostras Laboratoriais para todas as áreas e unidades – cirúrgicas, ambulatoriais ou de internação;
  • Preparo adequado do paciente e identificação de informações importantes que podem impactar no diagnóstico correto, como medicamentos em uso, data da última menstruação, problemas metabólicos, entre outros;
  • Automatizar etapas sempre que possível. Solicitações digitalizadas simplificam a ordenação de teste e eliminam etapas críticas de transcrição de pedidos;
  • Monitoramento de indicadores de qualidade, como porcentagens de recoletas que garante dados sobre quais áreas ou tipos de exames que estão tendo maior incidência de problemas para prover melhorias;
  • Melhorar a comunicação entre os profissionais de saúde e promover cooperação entre as áreas assistenciais e de diagnóstico;
  • Notificar, identificar e definir planos para possíveis adversidades causadas por erros laboratoriais;
  • Dar atenção especial para casos de contaminação de amostras e envolver o Serviço de Controle de Infecção nas ações de melhoria.
9 erros mais comuns em laboratórios de análises clínicas

9 erros mais comuns em laboratórios de análises clínicas

O que fica claro, acima de tudo, é que todo processo que envolve pessoas está sujeito a erros. No entanto, em caso de laboratórios, esses erros podem ser críticos. Por isso, existem alguns erros mais comuns de instituições que não contam com uma gestão da qualidade em laboratórios de análises clínicas, que são:

1. Recepção inadequada

O cadastramento equivocado do paciente ou dos pedidos é um dos erros mais comuns, ainda na fase pré-analítica. Seja por desatenção, pela dificuldade de transcrição das solicitações médicas e a falta de processos para realizar o cadastro do paciente gera prejuízos para o laboratório e, acima de tudo, transtornos para o paciente. Na recepção, o primeiro passo é definir com clareza os processos, procedimentos e treinamento interno. É fundamental definir as informações obrigatórias para o cadastramento de clientes guiados por um software informatizado.

Além disso, é crucial que fique claro a importância do preenchimento completo e correto do cadastro do paciente durante o treinamento inicial e de reciclagem do colaborador. Em muitas situações, o recepcionista não sabe da importância do cadastramento correto. Outro ponto é a nomenclatura dos exames. Também é essencial que o funcionário saiba os diversos nomes que o mesmo exame possa ter, quais são os mais comuns e quais são os novos. Com isso, o processo se torna mais rápido e o índice de erros é diminuído.

2. Coleta imprópria

O maior número de erros por falta de gestão da qualidade em laboratórios de análises clínicas está na área de coleta. Preenchimento incorreto do tubo, uso de tubos ou recipientes impróprios, erros na identificação do paciente e extravio de tubos são descuidos frequentes do setor. O uso de um sistema de gerenciamento de informações pode evitar grande parte de erros ligados a identificação de pacientes e tubos. Além disso, um treinamento interno adequado e com ênfase no processo de identificação ajuda a minimizar essas falhas do departamento, reduzindo o índice de recoletas.

3. Armazenamento incorreto de amostras

O transporte de amostras, de acordo com a resolução RDC 302/2005 da Anvisa, deve ser feito em recipiente isotérmico, garantindo a estabilidade desde a coleta até a realização do exame. Armazenar corretamente as amostras evita resultados errados e perda de materiais.

4. Análise rigorosa das amostras coletadas

Na fase laboratorial analítica, o profissional precisa dominar os processos tecnológicos envolvidos nas análises de amostragem e estar atento para monitorar e garantir a qualidade dos resultados, verificando instrumentos e reagentes. Isso ajuda a identificar gargalos e corrigir problemas sem precisão e exatidão que não estejam em conformidade com o Controle Interno da Qualidade.

5. Interpretação incorreta dos laudos

Cerca de 70% das decisões médicas são orientadas por laudos laboratoriais. Por isso, é muito comum a presença de erros nesta etapa do processo, o que pode gerar deslizes na interpretação de resultados e na tomada de decisões. Estar atento para uma análise das amostras para gerar valores assertivos acarreta em melhores diagnósticos tanto para o médico, quanto para o paciente. Redução de erros significa ganhar confiança, aumento da qualidade e fidelização dos pacientes.

6. Erros de digitação

O repasse de dados emitidos para finalização de laudos sem interfaceamento com equipamentos depende do trabalho de um digitador – profissional responsável por transcrever resultados que serão disponibilizados aos pacientes e médicos dentro do ambiente laboratorial. Diante de um alto número de resultados, a similaridade de informações pode levar a erros de digitação. Para evitar esse tipo de problema, é recomendado o uso de sistema que permita a parametrização dos valores normais, acusando resultados discrepantes e bloqueando a digitação de resultados muito elevados.

7. Controle do faturamento

O controle do faturamento e o fechamento diário dos caixas pelo colaborador interfere diretamente no resultado financeiro do laboratório de análises clínicas. Seja por valores recebidos e não lançados, alteração de convênios em pedidos de exames, glosas e falta de informações obrigatórias podem provocar prejuízos e perda de controle. Isso pode ser evitado com treinamento de colaboradores e uso de softwares de rastreamento financeiro, onde todas as ações dos colaboradores podem ser visualizadas.

8. Controle de estoque

A quantidade enorme de reagentes e produtos químicos ligados diretamente à sua atividade, na recepção e na coleta e higienização de um laboratório de análises clínicas pode gerar descuidos. Um controle da quantidade de produtos estocados pode minimizar casos de validade expirada e falta de estoque. Capacitar o responsável pelo armazenamento para que saiba de cada produto novo que chega e todos os já existentes é essencial. O uso de um software de gerenciamento também é interessante.

9. Não observar prioridades e urgências

A área técnica do laboratório representa um dos principais erros nas análises clínicas. Uma empresa, seja de qualquer setor, depende da capacidade de operação e, não enxergar quais atendimentos são de prioridade é um engano que pode ser fatal. Neste tópico, novamente fica claro a necessidade de um software informatizado que evidencie a fila de exames prioritários, evitando multas contratuais e insatisfação de planos de saúde e hospitais. É importantíssimo definir urgências, estabelecer prazos e orientar com rapidez os profissionais de cada organização.

A gestão da qualidade em laboratórios de análises clínicas é fundamental para o bom funcionamento do negócio, além dos impactos que tem sobre os clientes. Você já está atento para todos esses cuidados necessários na gestão do laboratório? Nos conte nos comentários como você garante a qualidade dos exames realizados no seu laboratório hoje.

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