Sabemos que os laboratórios de análises clínicas dependem fortemente dos serviços de hospitais e consultórios médicos para fornecer atendimento aos pacientes. Mas, muitas vezes, durante esse processo, eles ignoram as próprias deficiências que podem resultar em margens de lucro reduzidas.
Felizmente, isso pode ser revertido através de medidas para otimizar a redução de custos do laboratório e transformar o atendimento ao paciente.
Com as mudanças em direção à saúde baseada em valor, os laboratórios de análises clínicas devem aprender como identificar os pontos fracos de seus fornecedores.
Quando você é responsável pelo controle de um laboratório de análises clínicas, sabe que a palavra “qualidade” pode ser muito ampla, mas, entre muitas outras coisas, qualidade significa:
Manter os resultados de teste consistentes e precisos, para que os médicos possam tomar decisões informadas sobre o atendimento ao paciente.
Diminuir o tempo de resposta, para que os médicos possam tomar decisões oportunas sobre o atendimento ao paciente.
Reduzir a necessidade de repetição de testes, mantendo a produção de seu laboratório o mais alta possível.
Mas, além de tudo isso, existe outra preocupação que afeta não apenas o bem-estar de seus pacientes, mas a sustentabilidade de seu negócio: o custo.
Hoje em dia, os orçamentos do laboratório não deixam muito espaço para manobra. Como parte de suas operações de controle, você deve pesar o custo de cada decisão que seu laboratório tomar.
Por isso, neste artigo, veremos algumas dicas para a redução de custos em laboratórios de análises clínicas. Acompanhe e crie estratégias para reduzir custos nessa área.
Quer saber mais sobre como reduzir os custos no laboratório? Então confira o conteúdo sobre o tema!
6 dicas para reduzir os custos no laboratório
Quando seu laboratório compra um novo equipamento, você pensa no custo. Quando seu laboratório apresenta um novo procedimento, você pensa no custo.
Quando seu laboratório sofre um tempo de inatividade, você pensa no custo da perda de produtividade. E quando você executa a manutenção preventiva, pensa nos custos que isso vai economizar no futuro.
Como você pode economizar dinheiro em seu laboratório sem sacrificar as medidas de qualidade? Se quer saber mais sobre como manter a precisão dos testes e o tempo de resposta ao mesmo tempo, confira as dicas a seguir!
1. Ofereça eficiência operacional
Se os hospitais e clínicas médicas puderem oferecer testes laboratoriais, eles poderão obter também mais controle sobre suas operações, comprometendo recursos para trazer seu laboratório clínico para dentro da estrutura. Já pensou nisso?
Os benefícios de um laboratório interno incluem:
Maior precisão dos testes, já que podem verificar se você, como fornecedor de serviços de laboratório clínico, emprega pessoas com conhecimento e experiência para não apenas atender, mas exceder as necessidades personalizadas do hospital ou clínica.
O hospital ou clínica pode identificar rapidamente os maiores pontos problemáticos e tomar medidas para implementar uma solução. Por exemplo, o uso de fluxogramas para abordar os pontos problemáticos operacionais pode ter um grande impacto, desde que todo o processo de negócios, incluindo faturamento e trabalho administrativo, seja incluído.
Como os reembolsos continuam caindo, a capacidade de medir o desempenho de seu laboratório pode ajudar o hospital ou clínica a reduzir custos e melhorar a qualidade do atendimento ao paciente, enquanto faz melhorias. Assim, você além de ampliar sua operação, ao mesmo tempo, também reduz os custos no laboratório.
2. Faça o monitoramento dos custos
Com a pressão sobre as margens operacionais, é essencial que os laboratórios identifiquem áreas potenciais para redução de custos. Recomendamos o seguinte, no mínimo:
Seus contratos e faturas devem ser monitorados mensalmente e anualmente para garantir uma gestão de custos eficaz em todos os momentos.
A tecnologia certa deve estar disponível para rastrear a conformidade do contrato e a precisão dos serviços faturados. Com muita frequência, os acordos de laboratórios clínicos podem ter diferentes modelos de preços e termos em vigor, tornando quase impossível controlar os custos.
Utilize um software laboratorial para coletar os detalhes sobre a fatura de seus itens mensalmente e garantir que os fornecedores estejam em conformidade com seu contrato.
Em nossa experiência, quando um laboratório terceiriza uma parte de seus testes, a chance de erros no faturamento aumenta. Por isso, eles precisarão verificar todos os custos de repasse para garantir a conformidade com seu contrato.
Esses custos podem ser validados solicitando ao seus fornecedores a obtenção de um relatório de utilização dos serviços e valores de referência que estão usando para comparação.
Também recomendamos que você obtenha informações sobre o faturamento e organização de dados de qualquer fornecedor potencial. Fornecedores de laboratório que dependem de processos manuais em vez de automatizados podem ter um efeito prejudicial em seu laboratório.
3. Negocie com seus fornecedores
A localização do seu laboratório pode fornecer uma vantagem competitiva ao negociar acordos com seus fornecedores.
Laboratórios com mais de um fornecedor em sua área podem melhorar suas chances de negociar um modelo de preço preferencial. As dicas a seguir podem ajudar!
Por exemplo, em vez de um fornecedor cobrar um preço de contrato por teste, você pode negociar os custos em uma porcentagem da taxa. Você pode criar uma tabela com as taxas do laboratório clínico que pode ser usada como um índice de preços para determinar se os custos são competitivos no mercado.
Antes de selecionar um fornecedor, recomendamos que você considere se ele está ou não usando materiais e insumos de referência. Caso afirmativo, é importante que concordem em oferecer total transparência aos produtos de laboratório que estão sendo fornecidos.
Seu laboratório também pode solicitar informações sobre faturamentos ou documentação de apoio para permitir que você mapeie todos os seus custos com precisão.
Essas etapas podem ajudar seu laboratório a começar a otimizar a economia de custos e reduzir os impedimentos no atendimento ao paciente.
Muitos gestores de laboratórios podem não ter tempo ou experiência para identificar e analisar a complexidade de um contrato com fornecedores. Mas, para melhorar as margens de lucro e continuar a oferecer atendimento de alta qualidade ao paciente, é essencial se atualizar sobre as melhores tecnologias, práticas e buscar a ajuda de parceiros experientes.
4. Diminua a necessidade de refazer os testes
Geralmente, os laboratórios de análises clínicas precisam refazer os testes por dois motivos: aqueles que estão sob o seu controle e os que estão além.
Os fatores que estão sob o controle laboratorial dizem respeito a algo errado com a realização da própria análise. Diferente dos fatores que estão além do seu controle, como por exemplo, um problema de instrumentação ou queda de energia.
Mas, seja qual for a causa, sempre que seu laboratório precisa executar novamente o mesmo teste – laboratórios são conhecidos por refazer testes sete ou oito vezes quando uma análise continua falhando -, isso custa a você.
Além disso, impede que você faça novos testes, reduzindo a produção do seu laboratório. E também pode fazer com que sua equipe perca a confiança em seus resultados. Então, como reduzir a necessidade de refazer os testes?
Suas armas mais eficazes na guerra contra a repetição de testes são os controles confiáveis. Os controles evitam a repetição de testes dispendiosos, ajudando você a identificar exatamente o que causa a falha dos testes.
Por exemplo, se você estiver executando um lote de testes e o controle funcionar, mas todas as amostras falharem, você saberá que as próprias amostras são o problema.
Você não será forçado a executar o teste novamente e torcer pelo melhor, ou seja, você pode simplesmente dar uma olhada mais de perto na qualidade das amostras de entrada.
Além disso, é recomendada a execução de controles como um elemento essencial de validação de teste para laboratórios.
5. Diminua o tempo de inatividade
Qualquer teste compreende uma série complexa de etapas envolvendo operadores humanos, reagentes e equipamentos.
Sempre que algo dá errado em uma dessas etapas e seu laboratório precisa fazer uma pausa para procurar o culpado, ocorre um tempo de inatividade.
O tempo de inatividade é um obstáculo financeiro aos laboratórios, já que quando o seu laboratório está fora do ar é que você não está ganhando dinheiro. Além disso, o atendimento eficaz ao paciente requer resultados oportunos.
Atrasos podem prejudicar a reputação do seu laboratório e levar seus clientes a buscar serviços de teste em outro lugar. Então, como reduzir o custo pelo tempo de inatividade?
Novamente aqui, a execução de controles é sua melhor aposta! Com materiais de referência de alta qualidade atuando como um “conjunto de verdades” para o seu laboratório, você será capaz de descobrir problemas e tomar medidas para corrigi-los mais rapidamente.
Para isso, softwares de gestão laboratorial de alta qualidade também ajudarão você a colocar a rotina em dia rapidamente, reduzindo o tempo de inatividade.
6. Diminua os erros laboratoriais
Ninguém é perfeito e as equipes de laboratório não são exceção! Como em qualquer outro processo de produção, erros também acontecem em laboratórios de análises clínicas.
Os erros podem incluir a rotulação incorreta de uma amostra, a digitação errada de uma entrada, a inversão de uma orientação, entre inúmeros outros. Mesmo que seu laboratório tenha uma boa taxa de precisão, isso ainda significa que você está enviando resultados incorretos para algumas amostras processadas. Quando os erros acontecem, eles aumentam as despesas:
- Causando atrasos ao corrigir relatórios e, mais uma vez, o temido tempo de inatividade ressurge;
- Forçando você a dedicar recursos adicionais para a repetição de testes das amostras dos pacientes, sem poder cobrar mais por isso;
- Em casos extremos, desencadeando caros litígios e a destruição da sua reputação.
Mas então, como reduzir o custo dos erros?
Como dissemos anteriormente, os erros são inevitáveis, mas você pode reduzir significativamente a frequência e a gravidade implementando um forte sistema de gerenciamento de controle de qualidade laboratorial.
Seu sistema de gerenciamento de controle de qualidade deve ser proativo, não reativo. Em outras palavras, ele deve ajudá-lo a detectar problemas menores – onde quer que ocorram no complexo processo de análises – antes que se transformem em problemas maiores.
Cada etapa do processo de testes tem uma métrica associada a ela. Se você rastrear essas métricas corretamente, como parte de seu sistema de controle de qualidade, poderá detectar erros antes que eles gerem custos mais elevados e, para isso, é fundamental contar com a ajuda de um software para gestão laboratorial.
Gostou de saber mais sobre como reduzir os custos no laboratório? Então não deixe de conferir como escolher um software de fácil implementação para laboratórios!
