A tecnologia cumpre atualmente um papel central em empreendimentos de qualquer segmento. Na área da saúde, não é diferente. A transformação digital veio para otimizar as atividades e os processos internos. Mesmo assim, os gestores laboratoriais têm dificuldades em compreender quando automatizar o laboratório de análises clínicas.
A escolha do momento correto depende de uma série de indícios. Mas fato é que muitos negócios só conseguem sobreviver em um mercado competitivo como o atual porque já realizaram a automação. Em outras palavras, a pergunta certa não é quando automatizar o laboratório de análises clínicas, mas como.
De toda forma, falamos um pouco sobre o conceito de automatização no laboratório e os indícios que apontam para essa necessidade. Confira!
O que é automatizar o laboratório de análises clínicas?
Automatizar o laboratório de análises clínicas é migrar processos manuais de trabalho para processos automáticos. Em outras palavras, é o uso de tecnologias (aplicativos, dispositivos e sistemas automáticos de serviço) que dispensam a interferência do homem nos processos de trabalho.
Quer um exemplo simples? Ao invés de agendar um paciente na agenda física, você pode oferecer a ele a realização do agendamento online por meio da plataforma do laboratório. Outro exemplo é a computação em nuvem, que dispensa o uso de infraestrutura física de armazenamento de documentos, uma vez que o armazenamento é todo feito virtualmente.
Importância da automatização do laboratório
A automatização provoca melhoria em toda a gestão do laboratório. Ela pode envolver tarefas burocráticas (como tarefas administrativas da recepção), mas também engloba os processos técnicos.
Em um laboratório, existem soluções de automação que permitem a elaboração de relatórios e pareceres, rastreabilidade dos exames, diminuição no volume físico de dados e informações (fim dos registros manuais), controle automático de planos de amostragem e registro de amostras, controle total dos insumos e do estoque de laboratório, dentre outras tarefas. São inúmeros os benefícios do processo de automatização laboratorial, como os que listamos a seguir.
Benefícios do processo de automatização
Qualquer gestor pensa em otimizar suas atividades. Por isso, dissemos no início do texto que o pensamento não deve ser quando automatizar o laboratório de análises clínicas, mas como isso deve ser feito. O motivo é simples: os benefícios da automatização são inúmeros!
O maior destaque vai para a eliminação dos erros. Sem a interferência humana nos processos, os erros desaparecem, o que melhora a prestação de serviços do laboratório, bem como sua credibilidade no mercado. Neste mesmo sentido, o gestor tem mais facilidade em adequar o laboratório às normas, integrar os setores e investigar desvios e tendências de processo.
Os benefícios são tantos que podem ser separados por abordagem. Veja a seguir os benefícios quanto a exames, relatórios, pareceres, processos de trabalho e controle.
- Exames, relatórios e pareceres: a automatização possibilita aos colaboradores numerar, guardar e disponibilizar exames de forma organizada, garantindo a rastreabilidade dos exames, a emissão e o envio de relatórios ou laudos de forma eletrônica. Os clientes também podem acessar os resultados de forma online. Relatórios referentes ao desempenho das equipes e aos custos também são emitidos sem erros e imediatamente. A emissão de pareceres automáticos de amostras e registros também propicia uma entrega rápida e de qualidade.
- Processos de trabalho: a automatização possibilita a redução do volume físico de dados, centralizando informações e diminuindo a necessidade de espaço físico para a guarda. Com o fim de registros manuais em processos internos, é preciso menos colaboradores na função, que realizam a tarefa em menos tempo. Isso aumenta a agilidade no laboratório de análises clínicas e a produtividade, além de minimizar o número de erros. Com processos automatizados, o gestor passa a ter visibilidade sobre eles, identificando com mais facilidade os gargalos e as falhas, o que possibilita melhorias e tomada de decisões fundamentada.
- Controle: a automatização possibilita um maior controle no laboratório de planos de amostragem e registro de amostras. Com um resultado fiel, a qualidade entregue ao paciente é garantida. O controle também diz respeito ao estoque, pois soluções tecnológicas podem garantir visibilidade sobre o total de insumos e do estoque de laboratório, evitando desperdício com perdas, compras desnecessárias e falta de material. Por fim, vale destacar que a automatização também ajuda a adequar o laboratório às normas específicas do setor.
Cabe ainda destacar que a informatização traz muitos outros benefícios quanto a diversas tarefas do laboratório. A integração entre áreas (comercial, estoque, marketing, atendimento ao cliente, análise, financeiro) facilita a comunicação interna e melhora a prestação dos serviços, trazendo agilidade. E como consequência de todos os benefícios, o gestor pode usufruir da economia de recursos, o que é bastante positivo, principalmente em momentos de crise.
Quando automatizar o laboratório de análises clínicas?
Diante da importância e dos benefícios da automatização, é possível imaginar quando automatizar o laboratório de análises clínicas. No mundo ideal, isso já deveria ter ocorrido. Mas se o gestor ainda não realizou essa mudança, ele pode identificar algumas situações que apontam para essa necessidade. Gestão invisível, saúde financeira comprometida, fluxos de trabalho desorganizados, controle de qualidade prejudicada, baixa produtividade e insatisfação do cliente são as principais.
Gestão invisível
Quando automatizar o laboratório de análises clínicas? Quando você notar que seu negócio não possui uma gestão à vista. Suas informações estratégicas e valiosas são invisíveis, e você não faz ideia de como consertar isso. Mas o que é exatamente uma gestão invisível? Veja algumas características:
- O gestor não consegue fazer análises internas e externas para elaborar um planejamento estratégico coerente com a realidade do negócio;
- É difícil emitir relatórios que auxiliam na gestão laboratorial, uma vez que os dados e informações não estão organizados;
- É impossível encontrar documentos com agilidade devido ao grande volume de informações armazenadas nos arquivos físicos;
- O laboratório é pego de surpresa em demandas sazonais, como picos de doenças e outras situações;
- As trocas de informações entre equipes nem sempre são eficientes, ocorrendo perda de dados;
- O gestor tem dificuldade para tomar decisões que realmente agreguem valor ao negócio.
Por isso, ao se perguntar quando automatizar o laboratório de análises clínicas, o gestor deve avaliar se alguma dessas situações ocorre frequentemente em sua rotina. Afinal, para se ter uma boa gestão de laboratório de análises clínicas, o responsável deve ter todas as informações necessárias à vista antes de tomar decisões. É essa visibilidade de dados que proporciona melhoria contínua no laboratório, o que interfere positivamente na qualidade dos serviços prestados.
Saúde financeira comprometida
Se você não sabe quando automatizar o laboratório de análises clínicas, mas convive com problemas financeiros do negócio, a resposta é simples: agora. Uma boa gestão laboratorial passa por uma administração financeira eficiente. E é muito difícil controlar o fluxo de caixa e as variações de receitas e despesas ordinárias e extraordinárias manualmente ou por meio de planilhas. Caso você ainda faça esse controle de forma manual, provavelmente seu problema está neste ponto.
A saúde financeira de um laboratório depende de boas práticas de redução de custos. Ter um bom processo de compras, terceirizar serviços, economizar energia e materiais são algumas delas. E muitas dependem da automatização de processos, como deixar de utilizar materiais de escritório, elaborar relatórios gerenciais para identificar gargalos e desperdícios de materiais, ou monitorar os processos internos.
Por isso, se você está com dificuldades em realizar esse controle financeiro eficaz, é sinal de que precisa automatizar sua gestão urgentemente. Com um sistema de gestão para laboratórios, por exemplo, é possível realizar todas essas tarefas em prol da redução de custos. Ele é projetado para o dimensionamento do seu negócio, possibilitando registros precisos, informações e transações detalhadas, e muito mais.
Fluxos de trabalho desorganizados
O atendimento ao cliente na recepção é um caos? Como é possível realizar o agendamento de um exame? As amostras coletadas são devidamente registradas com os dados dos pacientes? Todas essas situações são corriqueiras no dia a dia de um laboratório. Elas integram os fluxos de trabalho e, se não funcionam corretamente, o gestor terá um grande problema.
Por isso, ao se perguntar quando automatizar o laboratório de análises clínicas, pense se seus fluxos de trabalho estão organizados. Se a desorganização é a regra no seu negócio, a automatização deve ser feita o quanto antes. Isso porque os processos internos laboratoriais podem ser padronizados para que o serviço final tenha maior qualidade.
Com a automatização, é possível padronizar os processos para diminuir os erros, o retrabalho e os recursos gastos. Um sistema laboratorial, por exemplo, define uma sequência ordenada de procedimentos que os colaboradores devem cumprir desde a fase pré-analítica até a entrega de resultados aos consumidores.
Não haveria necessidade de eles se lembrarem de todos os detalhes do fluxo de trabalho. Dessa forma, trabalham com segurança, pois desempenham seu papel da forma correta.
Por outro lado, sem a automatização, os fluxos de trabalho ficam desorganizados, ocasionando grande perda no desempenho e na agilidade do serviços prestado.
Controle de qualidade prejudicado
Quando automatizar o laboratório de análises clínicas? Quando você notar que seu controle de qualidade está prejudicado. E como perceber isso?
- Aquele médico que sempre indicou seu negócio para exames já não indica mais. Recebeu alguns exames com resultados pouco confiáveis diante das oscilações bruscas, se comparadas a exames anteriores.
- O laboratório se tornou réu de algumas ações judiciais, pois os resultados errados nos exames ocasionaram um diagnóstico falso pelo médico.
- Algumas amostras foram perdidas devido ao manuseio incorreto por parte dos colaboradores, fruto da falta de integração entre os setores.
Se você já passou por alguma dessas situações, sabe que todas apresentam um problema no controle de qualidade. Quando ele está deficiente, uma das causas mais comuns é erro humano. E para minimizá-los, a automatização é sua melhor aliada. É ela quem garante a padronização e a regularidade dos processos internos.
Um software de gestão especializado, por exemplo, auxilia no acompanhamento de rotinas de laboratórios, impactando positivamente na qualidade organizacional do empreendimento e na eficiência necessária das entregas.
Produtividade baixa
O gestor que analisa constantemente suas equipes sabe a importância de entender as métricas de desempenho e produtividade. Imagine que, por algum motivo, seus colaboradores tiveram uma queda de rendimento nos últimos 3 meses. O que pode ter acontecido? Seria o caso de pensar quando automatizar o laboratório de análises clínicas? Certamente.
Em geral, uma baixa produtividade dos funcionários está ligada a alguns fatores. Com exceção das situações pessoais e familiares, a maior parte delas diz respeito ao ambiente de trabalho. Fluxos de trabalho desorganizados, repetição de tarefas burocráticas à exaustão, falta de integração entre as equipes, comunicação difícil com o cliente e outros fatores influenciam diretamente no rendimento.
No entanto, esses problemas podem ser resolvidos com o uso de tecnologia. Um sistema laboratorial pode evitar que os colaboradores se dediquem a tarefas repetitivas e voltem seus esforços para atividades em que são indispensáveis. Isso evita perda de tempo, aumenta a produtividade e a agilidade no laboratório de análises clínicas.
Insatisfação do cliente
Seu laboratório perde muitos clientes na recepção devido à demora no atendimento? Os colaboradores não conseguem dar conta em dias de alta demanda? A qualidade dos exames está comprometido? Essas três situações exemplificam casos de insatisfação dos clientes e, certamente, se relacionam com a ausência de tecnologia no ambiente.
Quando automatizar o laboratório de análises clínicas, considerando que você passa por alguma dessas situações? Agora. Com a tecnologia, você conseguirá fazer o cadastro de pacientes e exames de forma mais rápida, otimizando o atendimento desde o momento em que eles ingressam no estabelecimento até a hora de entregar os resultados e laudos de exames.
A ideia aqui é automatizar os processos que envolvem o trabalho manual e que podem afastar seus clientes do seu negócio. Alguns sistemas de gestão laboratorial possuem a funcionalidade de agendamento online, por exemplo. Apenas esse fato libera os atendentes da recepção para atender pessoalmente somente os clientes que precisam de contato pessoal de fato. Há também possibilidade de entrega de laudos de forma online.
A melhor forma de deixar um cliente satisfeito é garantir a qualidade do serviço prestado em todas as etapas. Na recepção, ele deseja ser atendido rapidamente, obtendo liberação do plano de saúde naquele mesmo momento e com seus dados visíveis para que os atendentes realizem a abordagem de forma completa. Se a recepção está organizada, ótimo.
Na etapa da coleta, o paciente deseja mais do que um atendimento humanizado. Ele deve ser corretamente identificado, e o mesmo se aplica para suas amostras. A padronização de processos neste momento é fundamental para garantir a qualidade do exame que ele receberá. Por isso, novamente, não se pergunte quando automatizar o laboratório de análises clínicas, mas como a automatização pode trabalhar a favor da satisfação do cliente.
A agilidade é um trunfo importante para evitar a perda de clientes, atrair novos consumidores e fidelizá-los. Por isso, a automatização no atendimento do laboratório é fundamental. Ela evita erros e possibilita práticas que auxiliam os colaboradores a trabalharem de forma organizada, produtiva e ágil.
A automatização do laboratório de análises clínicas deve ocorrer o quanto antes. Ela é responsável pelo ganho de produtividade das equipes devido à organização dos processos internos. Consequentemente, traz uma redução de custos significativa, contribuindo diretamente para uma melhor gestão financeira. A organização também é o cerne da qualidade, o que atrai mais clientes e firma a credibilidade do laboratório no mercado.
Em outras palavras, não se pergunte mais quando automatizar o laboratório de análises clínicas. Comece já a procurar por soluções adequadas às suas necessidades para que possa usufruir em breve dos benefícios que a tecnologia traz para seu empreendimento.
A propósito, temos um texto apenas sobre os benefícios dos sistemas de gestão laboratorial. Confira!
