No atual cenário de crise e intensa concorrência, reduzir custos no seu laboratório, assim como em qualquer negócio, é um fator de alta relevância — e essa prática pode se tornar vital para as empresas no mercado.
Economizar recursos consiste em melhorar a sua distribuição e estar preparado para eventualidades, dando a oportunidade de investir em serviços e estruturas que trarão mais benefícios para o negócio.
No entanto, muitas dificuldades são encontradas no setor de gestão de custos. Por isso, selecionamos algumas informações sobre a importância de manter uma estrutura de custos mínima na sua empresa, apresentando 15 dicas para ajudá-lo a reduzir custos do seu laboratório.
Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto!
A importância de reduzir custos no seu laboratório
Para manter a saúde organizacional de um laboratório, é fundamental ter um eficiente controle de custos. Afinal, é justamente com a redução dos gastos que os lucros do negócio começam a expandir, o que gera diversos benefícios à empresa.
Se você tem custos muito altos, consequentemente oferecerá serviços mais caros para cobrir os gastos das operações — que muitas vezes excedem os da concorrência. Ao reduzi-los, você pode oferecer melhores condições e serviços de qualidade, ganhando mais espaço no mercado.
Para isso, é necessário ter disciplina e avaliar com frequência os procedimentos financeiros, além de organizá-los em planilhas e buscar oportunidades de investimentos para melhorar a rentabilidade e a competitividade da empresa — a fim de crescer de forma sustentável.
Para realizar a gestão de custos da melhor forma possível é necessário conhecer as diversas possibilidades, fazer as adaptações necessárias e aplicar, avaliar e implementar as melhorias sempre que possível, de acordo com as particularidades de cada empresa.
Diante disso, separamos algumas dicas que vão ajudar você a reduzir os custos do seu laboratório. Confira a seguir!
15 dicas para reduzir custos no seu laboratório
1. Identificar gargalos e desperdícios de materiais
Identificar e administrar corretamente as dificuldades e os desperdícios de materiais disponíveis é um fator importante para o bom andamento do seu negócio.
Primeiramente, é imprescindível planejar o gasto que você terá com todos os materiais utilizados no laboratório e estabelecer um limite rigoroso sobre a utilização e o consumo deles, adotando métodos de controle e organização de estoque para evitar desperdícios e, consequentemente, reduzir custos.
O desperdício limita a possibilidade de gratificações e benefícios, por isso é preciso conscientizar os colaboradores sobre a importância do reaproveitamento dos insumos e da economia — além de investir em compras de equipamentos mais eficientes e em práticas que ajustem o consumo de energia elétrica ou a utilização de papel, por exemplo.
2. Otimizar e automatizar processos
Otimizar e automatizar os processos é uma prática essencial para a redução de custos. Ela permite aperfeiçoar os métodos de trabalho e alcançar melhores resultados na execução das tarefas.
A otimização e automatização dos processos garantem não apenas que as atividades sejam realizadas mais rapidamente, mas que as análises laboratoriais sejam feitas de maneira mais eficiente. Se os processos não estiverem ajustados e não forem realizados de forma ágil e eficiente, os procedimentos do laboratório podem ficar comprometidos e, como resultado, refletir nos custos.
Fazer uma revisão de processos e entender como o trabalho dos seus colaboradores pode ser facilitado vai reduzir custos no seu laboratório. Todos os departamentos do laboratório podem se beneficiar de uma revisão e atualização de processos, seja para identificar uma forma mais rápida ou fácil de realizar algum trabalho ou até mesmo adquirir uma tecnologia melhor que vai aumentar a produtividade dos colaboradores.
Quando você consegue entregar mais com a mesma quantidade de pessoas e com as mesmas horas, o custo do laboratório diminui muito.
3. Melhorar o processo de compras
Por meio do mapeamento dos processos internos e das operações é possível melhorar a etapa de compras do laboratório. Estabelecer um plano de metas é uma excelente opção para determinar um parâmetro dos resultados e definir o que deve ser comprado.
Outro fator importante diz respeito à gestão de estoque. Se você monitorar adequadamente tudo o que entra e sai do estoque, não vai adquirir itens em excesso. Essa projeção eficiente da quantidade comprada resultará em mais economia para o seu laboratório.
A fim de eliminar os gastos desnecessários, o gestor precisa estar ciente de tudo o que acontece dentro da sua empresa para visualizar os pontos fortes e fracos do negócio e investir apenas em produtos de qualidade e baixo preço.
4. Terceirizar serviços
Uma boa opção também para diminuir custos — tanto operacionais quanto administrativos — é encontrar parceiros que ofereçam serviços com o melhor custo-benefício. Isso reduz significativamente o valor dos encargos que são pagos, resultando em economia para a empresa e contribuindo para o crescimento dos associados.
Além disso, terceirizar os serviços faz com que você adquira produtos e serviços de qualidade, com melhores preços e que ofereçam operações que agilizam suas atividades.
5. Reduzir custo com papel e materiais de escritório
Um custo cada vez mais desnecessário é com papel e armazenamento de documentos. Quando você opta por usar um sistema eficiente de gestão, não só o trabalho dos colaboradores fica mais fácil e rápido, como você também consegue reduzir custos no seu laboratório referente ao material que deixa de ser necessário.
Por serem muitos materiais baratos, é normal que o impacto total deles não seja percebido ou levado em consideração, mas são vários pontos a serem analisados, como a impressão, o papel gasto, o armazenamento deles e os materiais de escritório, como canetas, clipes e grampeadores, que todos somados têm um custo muito maior que o de ter um sistema de gestão laboratorial que vá manter todos os documentos organizados e armazenados digitalmente.
Esses sistemas oferecem outras vantagens além da redução de custos com papel, então você também estará contribuindo para a segurança das informações, já que o sistema não tem o risco de perda de documentos por acidentes ou extravios, sendo também mais fácil de controlar as pessoas que têm acesso a eles, já que cada funcionário tem seu acesso pessoal e o sistema mantém registro de todos os acessos. Além disso, você também poderá oferecer para os pacientes a opção de retirar seus exames online, sem a necessidade de se locomoverem novamente até o laboratório exclusivamente para retirar o resultado de algum exame.
6. Usar relatórios gerenciais
O uso de relatórios é essencial para reduzir custos no seu laboratório, pois com eles você consegue ver o custo de cada área e cada procedimento realizado no local. Tendo essa visão, você saberá onde estão os gargalos e também conseguirá otimizar os processos visando os locais onde existem as maiores oportunidades.
Você também conseguirá entender o consumo de materiais do laboratório, o que ajudará a otimizar o processo de compra e armazenagem, permitindo que você faça as compras na maior quantidade possível para o laboratório, conseguindo assim melhores preços. Garante também que você não terá materiais sobrando no estoque e correndo o risco de acabarem sendo descartados por excederem a data de validade.
Com os relatórios, você também conseguirá ver quais os procedimentos do laboratório que trazem o maior lucro, assim como aqueles que trazem menos, e até mesmo entender se algum deles está trazendo prejuízo.
7. Economia de energia
Assim como o custo do papel, o da energia às vezes também pode ser esquecido, mas pequenas mudanças podem ter um impacto grande, ainda mais em um laboratório de análises clínicas, que trabalha com diversos maquinários.
Uma nova adoção de hábitos pode ser uma grande diferença no custo mensal de funcionamento do local. São mudanças como usar mais a luz natural quando for possível, evitando o uso de luzes desnecessariamente, cuidados no final de expediente, criando uma rotina e uma lista de locais a serem verificados, garantindo que todas as luzes serão apagadas.
Assim como o controle dos equipamentos ligados, mantendo apenas aqueles que estão realmente sendo usados, evitando muito consumo desnecessário.
8. Economia de materiais
Otimizar o uso dos materiais e sempre ter em mente evitar o desperdício é fundamental tanto para reduzir custos no seu laboratório como para contribuir para o meio ambiente. Para isso, você pode investir em treinamentos com os funcionário e campanhas de conscientização.
Por mais que um ato de desperdício isolado não pareça ter impacto nos custos, todos eles somados farão uma grande diferença, então tome sempre o cuidado de realizar os testes e procedimentos com o mínimo necessário de materiais, evitando o uso desnecessário.
9. Recicle e reaproveite
O hábito de descartar objetos desnecessariamente não é exclusivo de nenhum segmento específico do mercado, mas da população como um todo, então veja tudo o que pode ser reutilizado no laboratório, assim como tudo que existe uma opção não descartável que possa ser usada.
Essa dica vale tanto para os objetos dos procedimentos médicos como para os itens de escritório, cozinha e outros serviços, onde muitas vezes optamos por soluções descartáveis ou de pouca durabilidade por acreditar que agilizam o tempo e facilitam o trabalho, quando muitas vezes contribuem apenas para a geração de mais lixo e mais custos para o local.
Um exemplo bem cotidiano e quem vem sendo revisto por diversos locais, é o uso de copos plásticos descartáveis na cozinha interna, usada pelos funcionários. O que muitas empresas fazem é criar copos reutilizáveis com a marca da empresa e distribuir entre os funcionários, reduzindo assim tanto a produção de lixo do local como o gasto dos copos plásticos.
10. Pesquise preços e negocie com fornecedores
Uma prática essencial para reduzir custos no seu laboratório de análises clínicas é investir em um bom relacionamento com os fornecedores. Com isso, você conseguirá melhores preços e prioridade na venda.
Pesquisando sobre os fornecedores, você além de entender quais têm os melhores preços, também saberá quais oferecem os materiais de maior qualidade, podendo assim escolher o melhor custo-benefício.
Além disso, tendo um bom relacionamento, você conseguirá negociar os preços, podendo conseguir descontos devido à quantidade de materiais que estará comprando da mesma empresa, fazer todas as comprar no mesmo local e ainda agendar as melhores formas de entrega ou pagamento.
11. Monitore os processos
Depois de criar processos e otimizar eles, é importante tomar também o cuidado de manter eles sempre funcionando, ou eventualmente as rotinas irão se perder.
Mudanças de equipe, trocas de turnos ou férias são eventos que podem fazer com que os funcionários deixem de seguir algum processo, então é fundamental que as rotinas sejam monitoradas e que sejam feitos também treinamentos constantes, garantindo assim que todos estarão a par dos processos da empresa, incluindo os que entraram recentemente ou os que trocaram de equipe.
Da mesma forma, a criação e otimização dos processos não é um evento que acontece uma vez só, é algo que deve ser feito e aperfeiçoado constantemente, e sempre que uma oportunidade for identificada, novos processos devem ser criados ou automatizados. E os colaboradores devem então receber o treinamento adequado para saber como proceder e como trabalhar dentro da nova norma.
12. Manutenção e cuidados
Sabemos que materiais de todos os tipos têm um tempo de duração limitado, mas o mau uso deles pode comprometer ainda mais esse tempo. Para reduzir custos no seu laboratório, é importante instruir os colaboradores sobre a melhor forma de manusear cada um dos equipamentos, assim como as instruções de lavagem e armazenagem.
Pode parecer um cuidado exagerado, mas um laboratório de análises clínicas trabalha com diversos equipamentos de valor elevado, e considerando que muitas pessoas usam eles todos os dias, esse tipo de cuidado e instrução se torna essencial, assim você garante que qualquer pessoa estará apta a usar os equipamentos e materiais da forma correta, colaborando para sua preservação.
13. Invista em materiais de qualidade
Levar a qualidade dos materiais em consideração na hora da compra é tão importante quando ver o preço, porque você vai querer encontrar um fornecedor que ofereça os dois.
Abrir mão da qualidade dos materiais acaba saindo caro a longo prazo, visto que você terá muitas reposições desnecessárias. Além disso, materiais de baixa qualidade podem comprometer o resultado dos exames, que fará com que precisem ser realizados novamente, gerando ainda mais gastos.
14. Garantir a qualidade dos exames
Existem diversas formas de garantir a qualidade dos resultados dos exames, e o ideal é que você aplique todas que conseguir, visto que exames errados geram retrabalho, um grande inimigo do lucro de qualquer empresa.
Você pode investir na definição dos processos e o uso de materiais de qualidade, como já mencionamos, assim como colaboradores mais qualificados e sistemas de interfaceamento e testes automatizados, que garantem que todos os aparelhos estão calibrados e entregando os resultados corretos.
15. Investir em tecnologia
A tecnologia é uma grande aliada na rotina dos profissionais da saúde. Afinal, executar e gerir todos os processos manualmente é quase impossível.
Investir em um sistema de gestão para laboratórios é uma ótima opção para manter o controle das despesas e receitas do laboratório — além, é claro, de reduzir os custos. Um sistema de gestão facilita a administração dos processos e melhora os serviços prestados, auxiliando no gerenciamento eficiente dos custos.
Vale salientar que, devido ao avanço da tecnologia, existem inúmeras opções de softwares no mercado com diversas funcionalidades. Portanto, é essencial conhecer as necessidades do seu negócio para escolher o sistema mais adequado.
Empresas com ferramentas modernas, como a Autolac, oferecem serviços com processos automatizados, que possibilitam mais agilidade e segurança na liberação dos seus resultados de exames. Além disso, é possível melhorar a produtividade da equipe, a satisfação do cliente e o faturamento da empresa.
Esses sistemas permitem o controle de procedimentos do laboratório de modo ágil e eficiente, e transformam os resultados do seu laboratório em soluções integradas, inteligentes e totalmente personalizáveis.
Por fim, diversas vantagens são proporcionadas com a diminuição dos custos: aumento da rentabilidade, competitividade no mercado, disponibilidade de capital, mais controle e mais eficiência nos processos.
Portanto, gerir os custos no seu laboratório com o objetivo de reduzi-los é essencial para o funcionamento eficaz do seu negócio. Nesse sentido, não se esqueça de contar com a ajuda de recursos tecnológicos que otimizam o seu trabalho, melhoram o desempenho das atividades e auxiliam na gestão de custos.
Agora que você já conhece nossas principais dicas para reduzir custos no seu laboratório, nos conte nos comentários quais as dificuldades que você tem encontrado para reduzir custos no seu laboratório e também as medidas que você já adotou!
