Uma dúvida que acomete muitos gestores laboratoriais é como escolher software para laboratório de análises clínicas. De fato, essa é uma questão muito relevante, pois esse sistema facilita toda a rotina diária do negócio. Para que cumpra seu propósito, ele deve ser adequado às necessidades e às demandas laboratoriais, abrangendo os principais pontos da administração.
Isso inclui controle financeiro, administrativo, de pessoal, mas também de amostras, estoques e outros pontos. Mas como escolher software para laboratório de análises clínicas diante das boas opções do mercado? Falaremos um pouco sobre o que o gestor não deve deixar de analisar, bem como o conceito e as vantagens para os laboratórios que adotam essa tecnologia. Confira!
O que é um software para laboratório de análises clínicas?
Como escolher software para laboratório de análises clínicas sem saber o que é exatamente essa tecnologia? De forma básica, é um software integrado e completo, parte do processo de automação de um laboratório, responsável por lidar com a principal rotina do laboratório, desde o cadastro de pacientes até a entrega dos resultados dos exames. Essa ferramenta auxilia o gestor a ter processos internos mais organizados e eficientes.
Se você possui dificuldade para ter as informações de atendimentos a pacientes em um só local, o software laboratorial pode auxiliá-lo com isso. O mesmo se aplica para informações financeiras, como o controle de gastos e receitas sem perda de dados. Em outras palavras, se você ainda não sabe como escolher software para laboratório de análises clínicas, deve pelo menos ter em mente que ele pode melhorar seus processos de trabalho, modernizando seu negócio com custos acessíveis.
Ou seja, ele é um grande aliado para fortalecer sua marca e ganhar credibilidade, uma vez que tornará a prestação de serviços mais eficientes. Esse é o grande objetivo de qualquer gestor, mas existem dificuldades de administração que aparecem no negócio. Muitos gestores laboratoriais têm dificuldades em gerir pessoas e finanças. Há também um atendimento demorado na recepção, e até insegurança nas informações emitidas nos laudos.
O software de gestão laboratorial é a ferramenta certa para lidar com processos lentos e feitos manualmente. Por isso, o uso de um software para laboratório de análises clínicas é uma necessidade do negócio, já que seus expedientes são dotados de rigor técnico e complexidade. E é essa tecnologia que traz reforço na inteligência do negócio (visibilidade sobre a gestão), fluxo de processos mais certeiro, atendimento otimizado ao cliente e outros benefícios da automatização, que listamos a seguir.
Quais as vantagens para os laboratórios?
Um bom software para laboratório de análises clínicas é capaz de trazer muitas vantagens para o negócio. Por meio da automatização de processos internos, as equipes melhoram seu desempenho em diversos pontos. Veja alguns benefícios:
- Centralização de dados e gestão paperless: o software para laboratório de análises clínicas centraliza os dados do negócio em seu sistema, possibilitando uma prestação de serviços de qualidade e o gerenciamento do laboratório eficaz mesmo em situações de alta demanda. Ao armazenar os dados em ambiente virtual, além de evitar o uso de papel impresso, é também possível garantir a segurança da informação. Vale lembrar que a gestão paperless é bem vista pelo mercado e pelo público interno;
- Diminuição de erros: a tecnologia na gestão laboratorial diminui consideravelmente o índice de erros humanos causados por realização manual dos processos internos. Isso contribui para a segurança do paciente e para tornar a rotina laboratorial mais eficaz. O software para laboratório de análises clínicas proporciona menos transcrição de dados, pois eles já se encontram no sistema, realiza cálculos automáticos de resultados de exames, dentre outras tarefas;
- Economia de tempo e recursos: soluções automatizadas provocam a agilidade no trabalho das equipes na rotina empresarial, realizando mais tarefas em menos tempo e com menor número de profissionais. O software diminui o tempo e os recursos gastos para controle de estoque, registros em processos de análises clínicas, elaboração de relatórios sobre os exames, e rastreabilidade dos exames, por exemplo;
- Melhoria na saúde do negócio: as demais vantagens que o software para laboratório de análises clínicas trazem uma melhoria na saúde financeira do negócio. Mas o sistema também possui funcionalidades específicas de gestão financeira, integrando tais informações às demais, melhorando a segurança das transações, e evitando desperdícios de recursos;
- Crescimento do negócio: se o negócio melhora sua saúde financeira e possui uma gestão eficiente, principalmente quanto ao atendimento qualificado ao cliente, o crescimento será uma consequência natural, pois o público-alvo garante a lucratividade e possibilita novos investimentos e expansão.
Mas como escolher software para laboratório de análises clínicas? Após compreender as vantagens, você deve saber como implantar a tecnologia antes de optar por um sistema.
Como implantar a tecnologia?
A implantação da tecnologia dependerá da escolha do software. Existem softwares, por exemplo, que permitem o monitoramento das atividades a partir do momento em que o cliente passa pela recepção, pelo rastreamento de amostras, até chegar na emissão do laudo e no faturamento. É o LIS (sistema de informação para laboratório), que gerencia o fluxo de informações e controle interno. Porém, muitos negócios utilizam o LIS apenas na área técnica, preferindo usar outro software na gestão administrativa.
Essa opção dupla pode levar à duplicação de informações, exigindo também o interfaceamento para integrar os sistemas. Por isso, não há como escolher software para laboratório de análises clínicas e conhecer sua implantação sem antes definir qual será a tecnologia adotada.
Por outro lado, existem programas que unificam as funcionalidades e atendem a todas as demandas internas, como a Autolac. Nestes casos, não há necessidade do interfaceamento, e a integração de sistemas agiliza o processo de implementação, traz um custo benefício mais vantajoso e facilita o dia a dia dos funcionários. Bastaria, por exemplo, alimentar apenas um software para laboratório clínico.
Levando essas ressalvas em consideração, antes de ver nossas dicas sobre como escolher software para laboratório de análises clínicas, veja as 5 etapas da implementação: entenda as necessidades, conheça a infraestrutura necessária, faça a implantação, treine sua equipe e tenha suporte técnico.
Entenda as necessidades e conheça a infraestrutura necessária
Quais as características e os recursos utilizados em seu laboratório? Como escolher software para laboratório de análises clínicas sem saber isso? Cada negócio possui demandas próprias, que são conhecidas por meio de pesquisas com funcionários e pacientes.
O gestor deve identificar as falhas nos setores para entender como o sistema atuará nelas. Se existem laboratórios de apoio, por exemplo, será necessário adotar o interfaceamento. O negócio aceitará convênios ou apenas atendimentos particulares? Todas essas questões precedem a escolha para que ela seja adequada às necessidades do estabelecimento. Só assim a implantação trará bons frutos.
Em seguida, ao entender as necessidades do laboratório, o gestor perceberá que precisará de uma infraestrutura mínima para implantar o software. Se o laboratório possui vários postos de coleta, a comunicação deve ser integral, ininterrupta e com acesso a todos eles. Isso demandará um tamanho de servidor específico para armazenamento de dados, uma velocidade de internet suficiente para realizar a comunicação entre todos os equipamentos, um tipo de armazenamento para funcionamento sem falhas do sistema e outros pontos que devem ser analisados pelos profissionais da área de TI.
A infraestrutura também considera a quantidade de computadores com acesso ao sistema. Todos os funcionários terão acesso ao software ou só alguns? Como funciona a licença do programa? Quantos terminais serão necessários no laboratório e fora dele? O sistema operacional dos equipamentos são compatíveis com a ferramenta escolhida?
Por fim, a análise da infraestrutura também considera se existirá profissionais da área de TI contratados diretamente pelo laboratório ou se o serviço será terceirizado..
Implante o software
A implantação do software propriamente dita ocorre após a compreensão das necessidades e da infraestrutura necessária. O sistema já foi escolhido considerando esses fatores. Neste momento, o gestor deve ter uma equipe para implantá-lo. No mundo ideal, o laboratório teria uma equipe de TI para realizar a função e dar suporte na implantação e na manutenção do sistema. Qualquer pane no software seria prontamente resolvida. Mas fato é que, na maioria dos casos, o laboratório dependerá do serviço de terceiros.
Dependendo do software escolhido, no momento da implantação o gestor estará em contato próximo com a equipe do fornecedor do sistema. Ela deve configurar o sistema conforme as necessidades do laboratório e a infraestrutura. A implantação é seguida por um período de testes e homologação. É neste último momento que se certifica que o sistema está rodando corretamente, de acordo com as especificações necessárias.
Treine sua equipe e tenha suporte técnico
De nada adianta saber como escolher software para laboratório de análises clínicas se sua equipe de trabalho não souber utilizá-lo. Por isso, após a implementação do programa que cuidará de todos os processos internos do laboratório, o gestor deve envolver seus funcionários no treinamento.
É neste momento que todos compreendem as particularidades da ferramenta, como ela afeta a rotina de cada setor e como pode potencializar os resultados do negócio. Se todos conseguem utilizar o sistema corretamente, ele cumprirá seus objetivos de otimizar toda a atividade.
Por fim, o gestor deve pensar no suporte técnico, caso tenha alguma problema na ferramenta.
Como escolher software para laboratório de análises clínicas?
A implantação da tecnologia é feita a partir da compreensão das demandas laboratoriais e da infraestrutura necessária. A etapa seguinte é a escolha do programa conforme esses fatores. E como escolher software para laboratório de análises clínicas? Essa decisão é muito importante para garantir o sucesso do negócio. Afinal, uma organização eficiente das atividades proporciona uma boa gestão, sendo possível reduzir desperdícios e minimizar erros administrativos.
Porém, o mercado apresenta diversos programas de automação focados em gestão laboratorial. Como escolher software para laboratório de análises clínicas diante de tantas opções? O principal é escolher um que se adapte à sua atuação e que garanta a utilização de funções que condizem com a realidade do seu negócio.
Faça um mapeamento de suas necessidades
Conforme dissemos na implantação do sistema, o primeiro passo que antecede como escolher software para laboratório de análises clínicas é mapear as necessidades. Você deve ter em mente as dificuldades e contexto atual do seu laboratório. A partir delas, o fornecedor poderá sugerir as funcionalidades ideais do sistema para seu negócio.
Pense em opções flexíveis
Suas necessidades podem ser inúmeras, mas um sistema que oferece um pacote fechado limita a adequação do programa ao seu laboratório. Por isso, outro fator que deve ser considerado ao aprender como escolher software para laboratório de análises clínicas é a flexibilidade das opções disponíveis.
Para atingir um patamar eficiente de gestão no laboratório, a solução deve se adaptar o melhor possível ao negócio, garantindo também o melhor custo benefício. Existem sistemas que oferecem contrato por módulos, em que se utiliza somente o essencial para o laboratório, e contrato por usuários, que permite o cadastro somente da equipe responsável pelo sistema.
A Autolac, por exemplo, tem módulos básicos e complementares. O módulo básico é disponível para todos os clientes, enquanto os complementares são contratados de acordo com a necessidade.
Dentre as rotinas básicas de laboratório na Autolac, o gestor pode:
- Cadastrar pacientes (sem limite para número de pessoas) e requisições de exames (ilimitadas);
- Fazer faturamento completo nas versões TISS e disponibilizar todas as faturas realizadas;
- Imprimir etiquetas para amostras a serem analisadas;
- Controlar grade e soroteca;
- Gerar relatórios diversos;
- Enviar laudos por e-mail.
Nas rotinas complementares do sistema, que devem ser adquiridas separadamente, o gestor pode contar com:
- Módulo financeiro: controle de contas a pagar e receber, lista de cobrança e recebimentos, tesouraria e fluxo de caixa, agenda de pagamentos, movimentação de caixa e bancos, cálculo automático de juros, registro de duplicatas e posição geral de contas, administração e impressão de cheques, ferramenta de análise de informações para tomada de decisões, controle de desconto de duplicatas, tarifas bancárias e retenções (PIS, COFINS, CSLL), nota fiscal eletrônica, histórico financeiro dos clientes, relatórios e muito mais.
- Interfaceamento de equipamentos, o que evita retrabalho e erros de digitação de resultados, ao mesmo tempo em que agiliza a entrega dos resultados;
- Integração com os principais laboratórios de apoio do Brasil, permitindo o envio de amostras e recebimento de resultados mais rapidamente;
- Assinatura digital de forma automática para cumprimento da determinação da Anvisa, RDC 30/2015 (aplicativo Lifesys Laudos);
- Autorização online para pesquisas dos tipos de exame com as plataformas Polimed, Proteus e Fácil;
- Envio automático de laudos para o paciente (aplicativo Lifesys Laudos).
Escolha funcionalidades e recursos mais adequados para seu laboratório
Após conhecer os fornecedores que ofertam opções flexíveis para seu negócio, o gestor precisa escolher as funcionalidades adequadas para o laboratório. Além dos módulos, que acabamos de mencionar, é interessante ficar atento à interface e ao design do programa. Isso facilita o aprendizado pela equipe e otimiza o trabalho.
No caso da Autolac, por exemplo, a empresa fornecedora desenvolveu um painel de controle, um recurso de gestão à vista que permite maior controle das informações do laboratório, mesmo em meio a tantos processos e demandas. A ideia do recurso é melhorar a produtividade da gestão, uma vez que permite acompanhar as rotinas e tarefas de cada setor e analisar o desempenho das equipes. Isso ajuda o gestor a tomar decisões mais assertivas.
Outro recurso interessante que integra alguns sistemas é o Business Intelligence. A Autolac possui BI integrado ao software. Esse conjunto de técnicas visa uma utilização inteligente dos dados colhidos pelas plataformas, serviços e dispositivos, organizando-os e analisando-os de forma a direcionar estrategicamente os serviços prestados pelo laboratório.
Ao escolher as funcionalidades, por fim, tenha em mente algo fundamental para seu sistema: segurança da informação. Nunca negligencie este ponto.
Avalie a reputação e o suporte do fornecedor do software
Além de saber tudo sobre como escolher software para laboratório de análises clínicas, o gestor deve fazer uma opção interessante a longo prazo. Isso envolve optar por um fornecedor do sistema que tenha boa reputação e ofereça suporte técnico. O objetivo da solução é melhorar o desempenho das atividades, mas isso só é garantido se o sistema estiver funcionando corretamente.
Por isso, é fundamental que o fornecedor seja sólido no mercado, tenha boa reputação e oferece um suporte técnico eficiente. Uma empresa que está há mais de 20 anos no mercado, como é o caso do Grupo Sym, que desenvolve a Autolac, é de esperar que seus serviços sejam bem avaliados.
Em todo caso, verifique se o fornecedor possui um equipe voltada exclusivamente para apoiar seu consumidor nas etapas de implantação e de uso dos softwares. No mesmo sentido, se ele possui profissionais que atualizam o sistema de acordo com as novas tendências do mercado e demandas do próprio software da empresa. Existem fornecedores que oferecem, inclusive, uma plataforma de EAD (ensino a distância) para que seus clientes acessem conteúdos que demonstram como utilizar o software.
Um fornecedor que se baseia nessa metodologia de apoio ajuda o gestor laboratorial a ter melhores resultados, fazendo com que o software seja realmente uma solução e não uma dor de cabeça. Por isso, ao entender como escolher software para laboratório de análises clínicas, leve em consideração esse atendimento.
Como escolher software para laboratório de análises clínicas? Analisando as necessidades, compreendendo a infraestrutura necessária, pesquisando opções com funcionalidades adequadas fornecidas por uma empresa sólida e com bom suporte técnico.
Agora que você sabe como escolher software para laboratório de análises clínicas, que tal conhecer melhor a Autolac?
