O investimento em atualizações dos processos de gestão é uma atividade que todo empreendedor precisa ter em mente — e não é diferente na administração dos serviços laboratoriais, que precisam competir com o atual mercado, em que a tecnologia tem modificado e reestruturado novos padrões de gerenciamento e consumo.
Dessa forma, à medida que o negócio cresce novos desafios surgem e essa gestão se complica ainda mais. Por exemplo, abandonar planilha de controle financeiro e automatizar os mecanismos de gerência dessa área não são tarefas fáceis.
Quer saber por que você precisa abrir mão do modelo tradicional e investir em novas atualizações de gestão financeira para o seu laboratório?
Neste artigo, vamos apresentar os riscos que o modelo de planilhas pelo Excel oferece para a sua empresa.
Planilhas de controle financeiro x software de gestão financeira
Podemos observar que o processo financeiro é uma das etapas de gestão que precisa de atenção especial, pois representa o coração da empresa. Assim, geralmente as tradicionais estruturas de organização e controle dos recursos financeiros são baseadas em planilhas.
Um exemplo disso são as planilhas do Excel, que no primeiro momento demonstram certa praticidade e resolutividade para as demandas diárias de trabalho.
Porém, com o alto fluxo, as informações podem se defasar, com o tempo comprometendo a análise, o monitoramento e a gestão dos diferentes fluxos da empresa.
Nesse sentido, surgem os softwares como ferramentas tecnológicas, que, no intuito de promover praticidade, proporcionam uma gestão de fluxos eficiente, além de oferecer recursos que se assemelham às planilhas.
Quais as razões para abandonar a planilha de controle financeiro de vez?
1. Baixa confiabilidade de dados
As planilhas tradicionais oferecem certa falta de confiança — isso porque seus dados e informações podem ser alterados a qualquer momento, o que pode resultar em arquivos corrompidos ou excluídos do computador por qualquer pessoa.
Outro exemplo é o risco de malwares, que entram no servidor e afetam todos os documentos importantes dos processos financeiros e, ainda, roubam informações, gerando um prejuízo considerável.
Entretanto, as planilhas online oferecem criptografia das informações e o armazenamento em cloud computing. Dessa forma, todas as informações do seu laboratório estarão seguras quanto às infecções do servidor, picos de energia e, também, dos roubos. Assim, você terá dados confiáveis e integrados ao demais sistemas do laboratório.
2. Dificuldade de acesso à informação por várias pessoas
O formato Excel de estruturação e organização de fluxos financeiros exige que o profissional tenha certa experiência para lidar com todas as funções disponíveis. Mas, apesar de ter toda a estrutura disponível para formatação, não oferece uma padronização de documentos — o que pode significar problemas, como dificuldade de leitura e análise de informações ineficaz.
Nos serviços de saúde, os dados fornecidos pelo paciente precisam da garantia de segurança e veracidade. Uma informação passada de forma incorreta ou mal interpretada pela equipe envolvida pode custar não só os erros de diagnósticos, mas às vezes até a vida desse indivíduo.
Não podemos esquecer que durante a rotina de trabalho a transparência de informações e linguagem empresarial são elementos fundamentais para manter a equipe engajada. Sendo assim, para manter os ciclos do paciente, a colaboração interdisciplinar precisa de clareza e precisão sobre todos os processos envolvidos.
3. Baixa comunicação
Para abandonar a planilha de controle financeiro é necessário adotar estratégias para melhorar a comunicação da empresa. Isso porque esse modelo apresenta algumas dificuldades na geração de relatórios. Por serem complexos e de difícil interpretação, dificultam a comunicação interna entre os colaboradores.
Segundo um estudo feito em 2009 pela Tower Watson com mais de 300 organizações ao redor do mundo, as empresas que tinham melhores resultados no setor financeiro compartilhavam de um aspecto em comum: uma comunicação interna eficaz. Essas empresas mantêm o foco nos clientes e utilizam programas de comunicação que proporcionam a melhoria da produtividade e segurança dos colaboradores.
4. Análises pouco profundas
Para alcançar os objetivos do seu empreendimento é preciso ter uma visão ampla e rápida do todo. Assim, por meio das projeções futuras você consegue planejar e apostar em uma análise estratégica eficiente. Nesse sentido, a coleta de dados com precisão é um dos elementos fundamentais durante o processo de controle financeiro.
O Excel não oferece uma base sólida de processamento, pois com os problemas de usabilidade que tem a inserção de dados é feita manualmente, dessa forma oferecendo alguns riscos, como informações pulverizadas e atraso na entrada.
Além disso, os envolvidos precisam realizar cálculos científicos de alta complexidade, aumentando a demanda de trabalho e tempo.
5. Falta de integração com outros sistemas
Atualmente, não abordar a integração de processos em uma organização pode custar um atraso significativo na corrida por destaque e reconhecimento no mercado. Isto é, o gestor precisa compreender que tudo está interligado e que todos os sistemas precisam se comunicar.
Mas como conseguir alcançar todos os objetivos da empresa se cada setor tem uma linguagem diferente e utiliza informações isoladas?
Podemos observar que o modelo de planilhas tradicional não oferece interatividade, pois para serem compartilhadas entre os membros da equipe devem ser encaminhadas por e-mail, como outro arquivo qualquer. Isso dificulta a atualização de dados de uma tabela criada por outro colaborador e, ainda, gasta muito tempo de trabalho.
Contudo, a centralização de informações decorrente dos softwares de gestão financeira proporciona a resolução de questões pelos diversos setores da empresa e facilita a comunicação, trazendo maior clareza.
Softwares de gestão financeira
Os softwares de gestão financeira são projetados para o dimensionamento do seu negócio. Você vai economizar tempo da inserção de dados e adquirir registros precisos com informações detalhadas.
Além disso, ainda pode restringir o acesso a determinados dados e fornecer detalhes de cada transação. O quadro de pessoal também é afetado positivamente pelos softwares: é possível otimizar a produtividade, já que um funcionário pode realizar todas as tarefas sem sobrecargas e riscos de baixa qualidade.
Outras vantagens incluem a monitorização, a correção de possíveis erros, a atualização de fluxos de caixa e o acesso facilitado — ou seja, o setor financeiro sai na frente, pois as informações financeiras e sua sincronização com outros aplicativos podem ser efetuadas em qualquer lugar.
Vale lembrar que existem várias opções de softwares de controle financeiro. Assim, a compatibilidade com o perfil da sua empresa deve ser um ponto fundamental antes da aquisição.
Agora que você compreendeu as principais razões para abandonar planilha de controle financeiro e investir em novas estratégias, continue a visita em nosso blog e conheça 6 práticas essenciais para a gestão laboratorial para se tornar um especialista no assunto!
