Atualmente, os laboratórios de análises clínicas produzem grandes quantidades de dados com uma ampla variedade de fontes que, muitas vezes, não são integradas.

Especialmente com o advento das tecnologias de alto rendimento, a quantidade de informações estão aumentando drasticamente.

Ao mesmo tempo, as parcerias continuam a aumentar, com os dados fluindo cada vez mais através das fronteiras laboratoriais.

Em conjunto, essas tendências contribuem para desafios significativos de gerenciamento de dados, tanto para pequenos como para grandes laboratórios.

Um dos métodos mais comuns para gerenciar esses desafios é implementar software para laboratórios como uma maneira de automatizar os processos de negócios e a coleta de dados associados aos fluxos de trabalho do laboratório.

Por isso, se você quer saber mais sobre como escolher um software de fácil implementação para laboratórios, confira a seguir o conteúdo que preparamos sobre o tema!

Como escolher e implementar um software para laboratórios?

Segundo estimativas, cerca de 75% dos custos operacionais totais associados aos laboratórios tradicionais provêm da mão de obra.

Portanto, reduzir a necessidade de interação humana manual tem o potencial de diminuir significativamente os custos indiretos. Isso geralmente pode ser alcançado através da integração das operações do laboratório e do gerenciamento eficiente de amostras e testes entre funções.

Embora esta seja uma afirmação simples, sabemos que para a maioria dos laboratórios está longe de ser uma tarefa fácil de realizar.

Sendo assim, um dos primeiros elementos no caminho para a eficiência do laboratório é acertar a implementação do software laboratorial de primeira vez.

Com demasiada frequência, os laboratórios tentam implementar rapidamente uma solução sem compreender completamente as transferências entre grupos e as interdependências associadas que podem criar ou interromper o resultado final.

Então, como você pode escolher um software de fácil implementação para o sucesso de seu laboratório de análises clínicas?

Se você está migrando de um ambiente baseado em papel para uma solução laboratorial digital ou se está embarcando na substituição de uma plataforma antiga, os princípios descritos a seguir ainda se aplicam. Confira!

1. Entenda os processos do seu laboratório e os principais requisitos

A primeira etapa para a implantação de qualquer software laboratorial é obter uma compreensão completa dos processos que compõem as operações do seu laboratório.

Isso porque esses softwares costumam servir como uma espécie de espinha dorsal operacional para o laboratório de análises clínicas.

Um entendimento completo dos processos de negócios do laboratório é essencial para selecionar o fornecedor certo e planejar a implementação. Sendo assim, uma vez que os processos do laboratório sejam compreendidos, as próximas etapas são definir e priorizar os principais requisitos.

Como eles são a base para avaliar e selecionar a plataforma e, finalmente, determinar quais customizações são necessárias, o processo de especificação de requisitos deve começar o mais cedo possível.

2. Não paralise durante a análise

Priorizar os requisitos do usuário é tão importante quanto defini-los. Há tanta informação disponível durante a fase de avaliação para uma implementação de software que é fácil se perder na especificação de processos detalhados e de nível inferior, que podem levar à “paralisia da análise”.

Quando você trabalha com análises clínicas, os usuários finais querem ter certeza de que todos os detalhes estão corretos. Este é um requisito básico.

Mas, embora questões como essas sejam importantes, é fundamental focar em cada uma delas no momento certo e na ordem certa.

Uma boa estratégia é desenvolver as prioridades baseadas na satisfação das necessidades imediatas do laboratório, ou seja, aquelas que afetam os processos atuais, seguidas por objetivos estratégicos de longo prazo.

Além disso, definir requisitos do usuário não é uma atividade única, resultando em um conjunto estático de requisitos para a seleção de fornecedores. Em vez disso, deve ser visto como um processo contínuo que pode ser refinado regularmente para refletir as necessidades de mudança da organização.

3. Crie um plano de negócios

Embora as justificativas para a adoção de um software laboratorial possa ser óbvia para a equipe técnica e operacional do laboratório, ainda é essencial criar um plano de negócios com um ROI positivo.

O ponto principal é que os fatos são sempre mais difíceis de contestar do que as opiniões. Construir um modelo de negócios abrangente ajudará a justificar a aquisição do software laboratorial e apresentará benefícios comerciais tangíveis com base nos requisitos definidos e nas principais métricas de desempenho.

A maioria dos laboratórios exigem um plano de negócios demonstrando um ROI positivo antes que os recursos e fundos sejam comprometidos com um projeto.

Dependendo do projeto, do escopo e da complexidade, muitas implementações exigirão um plano de negócios que atenda às preocupações e necessidades de todas as partes interessadas do projeto.

Um plano de negócios que antecipa possíveis problemas ou objeções também pode ser uma ferramenta poderosa para vender o projeto na instituição.

Envolver os principais interessados ​​no desenvolvimento de um plano de negócios também pode ser uma maneira forte de criar suporte organizacional para o novo sistema. Um plano de negócios atraente avaliará o desempenho atual sem o sistema em relação ao desempenho esperado após a implementação.

4. Não presuma que será fácil convencer a todos

O estabelecimento de indicadores chave de desempenho, ou KPIs, permite medir de forma quantificável o progresso durante a implementação e garante um vínculo com mudanças reais no desempenho.

Essas métricas também podem ser usadas para avaliar os fornecedores do software e selecionar quais módulos do software melhor atendem aos requisitos do usuário.

A questão de saber se a personalização é necessária para atender a um novo requisito do usuário é frequentemente levantada durante o processo de implementação.

Um plano de negócios com um ROI positivo permite que os méritos da personalização sejam considerados na mesma base da implementação original.

As customizações podem ser avaliadas de acordo com a adequação aos requisitos definidos no plano de negócios, com base em métricas de desempenho quantificáveis, em vez de medidas subjetivas.

5. Garanta o gerenciamento adequado da implementação

Outra característica que distingue as melhores implementações de softwares laboratoriais é o quão bem ela é gerenciada.

Um pré-requisito para uma implementação bem-sucedida de um software para laboratórios é ter um gerente de projetos dedicado, envolvido no planejamento e no gerenciamento contínuo dos esforços.

Além disso, o laboratório também deve estar disposto a comprometer recursos suficientes para o projeto antes, durante e após a implementação. E é igualmente importante ter a combinação certa de recursos internos e externos, como para treinamentos extras, por exemplo.

Os laboratórios geralmente se concentram demais em saber se os recursos de implementação do software laboratorial são internos ou externos à empresa.

Idealmente, você deseja ter recursos externos que já executaram inúmeras implementações de softwares laboratoriais, de preferência em laboratórios com o seu perfil e porte.

Um plano formal de gerenciamento e mitigação de riscos deve ser desenvolvido com antecedência, o que deve incluir revisões contínuas das fases do projeto durante a implementação, com participação total de todos os recursos internos e externos.

Uma combinação de habilidades, recursos e metodologias de gerenciamento de projetos é vital para uma implementação bem-sucedida do software laboratorial.

6. Garanta o apoio das lideranças durante a implantação

Uma característica distintiva para garantir a melhor implementação de um software laboratorial é conquistar o total apoio e comprometimento das lideranças da instituição.

De fato, pode-se argumentar que essa característica é a mais importante para uma implementação bem-sucedida do software. Já que sem esse apoio, é mais provável que as iniciativas não avancem.

As iniciativas geralmente começam com o diretor ou gerente de TI, mas o apoio de outras lideranças, de diferentes níveis, é fundamental.

Essas pessoas são responsáveis ​​por definir a estratégia e a direção dos negócios corporativos, portanto, devem tomar decisões de nível superior sobre como o sistema estará envolvido na administração dos negócios.

Dependendo da amplitude do sistema, as implementações do software também podem causar alterações nos fluxos de trabalho das pessoas em toda a organização, estejam elas envolvidas diretamente na implementação ou não.

Por esse motivo, é importante obter amplo suporte organizacional durante todas as fases de uma implementação do software.

Finalmente, o estabelecimento de revisões regulares do projeto com a equipe executiva ou o comitê diretor do projeto os manterá informados sobre o andamento do projeto. Também fornecerá um fórum para que os tomadores de decisão apropriados possam lidar com os problemas que possam surgir.

7. Reconheça o valor do planejamento antecipado

Em qualquer implementação de softwares laboratoriais, não há substituto para um planejamento cuidadoso e, de fato, o planejamento deve começar nas fases iniciais do projeto.

Os laboratórios ficam entusiasmados com os benefícios da implementação do software e tendem a querer se aprofundar sem um plano totalmente desenvolvido.

Com muita freqüência, os laboratórios não dedicam tempo para produzir um plano sólido de projeto antecipadamente. O plano do projeto deve ter tempo de ser incorporado para as atividades associadas à definição de requisitos, principais medidas de desempenho e avaliação e seleção de fornecedores.

Os melhores planos têm incorporados ao cronograma atividades como testes, migração de dados e eventos imprevistos que ocorrem em todas as implementações.

As empresas que investem em um planejamento abrangente e antecipado geralmente experimentam tempos de implementação mais curtos e gastam menos dinheiro do que seus pares.

8. Não deixe a migração de dados para o final

Concentre-se na migração de dados no início do processo de implementação do software laboratorial.

Muitos laboratórios tendem a se concentrar nos testes e na configuração do software em si e adiam o processo de migração de dados até o final do processo de implementação.

Um atributo das implementações bem-sucedidas é que a migração de dados seja inserida no plano do projeto o mais cedo possível.

Os dados de um laboratório são seus principais ativos e os problemas com a migração de dados entre sistemas podem ter um impacto negativo considerável nas operações laboratoriais, especialmente quando esses problemas ocorrem mais tarde no processo de implementação do software para laboratórios.


Gostou de saber mais sobre como escolher um software de fácil implementação para laboratórios? Então não deixe de conferir o conteúdo sobre melhoria contínua para laboratórios: 5 dicas essenciais!