Muitos dizem que os dias estão ficando mais curtos. Isso fica claro diante da rotina cada vez mais densa e corrida em que vivemos. Diante disso, a otimização de processos é fundamental para que ferramentas de todas as áreas de atuação funcionem com maior dinamismo e velocidade. Dentro do mesmo conceito, os laboratórios não escapam desta digitalização, que vem acompanhada pelos software para laboratório clínico.
A transformação digital de laboratórios parte do uso de um software especializado nas operações realizadas dentro do ambiente, com o objetivo de acelerar processos – o que garante consequentemente economia de tempo -, ampliar a capacidade de armazenamento de dados e diminuir custos. Com base nisso, o software para laboratório clínico garante uma base de dados muito maior para os profissionais administrativos e gerenciais.
Além desses benefícios, automatizar o controle por meio de um software é o método mais eficiente para evitar gargalos recorrentes nas áreas de análises clínicas, como falhas na comunicação interna, falta de insumos durante o atendimento laboratorial e, posteriormente, prejuízos financeiros. Nesse contexto, o ideal é utilizar o software Autolac. Mais completo, ele oferece ferramentas de gestão que vão desde a recepção, até a entrega dos laudos e controle financeiro e de estoque.
Fora o que o programa já disponibiliza para o operacional, o Grupo SYM conta com uma equipe de Sucesso do Cliente que auxilia no acompanhamento dos dados obtidos pelo software, que parte do levantamento das necessidades até a resolução dos problemas. O Autolac oferece módulos básicos, que ficam disponíveis para todos os clientes, e complementares – que podem ser contratados de acordo com o que o cliente busca.
Interfaceamento
É muito comum laboratórios que utilizam o LIS (sistema de informação para laboratório) no gerenciamento do fluxo de informações e controle interno. O LIS é um software que permite o monitoramento desde o momento em que o cliente preenche a ficha na recepção, passa pelo rastreamento de amostras e vai até a emissão do laudo e faturamento. No entanto, é normal que instituições mantenham o LIS apenas na área técnica e usem outro software na gestão administrativa – focados, por exemplo, em contas a pagar e receber.
É aí que surge o problema: com a duplicação de informações, existe a necessidade de um interfaceamento e, para isso, é crucial adotar o uso de um único programa que atenda todas as demandas internas, como o Autolac. Além de evitar a necessidade do interfaceamento, a integração de sistemas traz um custo benefício mais vantajoso, agiliza o processo de implementação e facilita o dia a dia dos funcionários, já que eles vão precisar alimentar apenas o software para laboratório clínico.
Gestão de estoque
O uso de um software especializado permite maior fluidez na gestão de estoque. Com ele, o profissional do laboratório pode cadastrar todas as informações de um novo lote no sistema. Um exemplo: com as informações armazenadas, o sistema gerencia todos os vencimentos e data de validade, apontando para os profissionais quais materiais devem ser utilizados primeiro. Além disso, o software traz a vantagem de controlar os níveis de produtos no almoxarifado – mínimo e máximo -, gerando um alerta quando a quantidade chegar a números extremos e facilitando durante a compra de novos materiais.
Outro ponto é que, com os avisos gerados pelo software, o laboratório de análises clínicas consegue analisar, por exemplo, se a quantidade de estoque que está disponível é suficiente para realizar exames previstos em semanas seguintes. Isso também evita o armazenamento em excesso de materiais e gastos desnecessários.
Gerenciamento de soroteca
O gerenciamento de soroteca é fundamental para facilitar a gestão de armazenamento, pesquisa e descarte de amostras de exames de urinas e de sangue que precisam ser guardados para análises. Além de aprimorar o controle das amostras, evita que os pacientes tenham transtornos e refaçam os procedimentos no laboratório.
Integração
Um laboratório de análises clínicas estruturado e organizado, além de evitar desperdícios e gastos desnecessários, precisa apoiar a gestão empresarial. Um sistema de módulo financeiro e administrativo integrado, por exemplo, permite gerenciar notas a pagar, emissão de notas fiscais, compra de produtos e monitoramento de entrada e saída de todos os itens.
Além disso, facilita o gerenciamento dos fornecedores de insumos e, assim, facilita na checagem dos últimos pedidos que foram feitos, prazo para pagamento e, por fim, a entrega.
Segurança
O uso de um software de controle especializado, como o Autolac, garante um estoque atualizado e trabalha com materiais sempre dentro do prazo de validade. Tudo isso agrega qualidade ao processo, gera segurança aos clientes do laboratório e, acima de tudo, aumenta a credibilidade do estabelecimento.
Menos custo, mais rentabilidade
Com o controle preciso de estoque, o aumento de rentabilidade do laboratório de análises clínicas aliado à redução de gastos é consequência. Com o programa de controle de gerenciamento é possível saber exatamente a quantidade de insumos que o estabelecimento possui e conhecer o giro de cada produto.
Diante desse cenário, é possível negociar o prazo de entrega e de pagamento com o fornecedor, diminuindo o volume de estoque, evitando o desperdício de produtos e melhorando o fluxo de caixa. Outro fator é que a modernização do laboratório garante mais credibilidade ao atendimento, otimiza a gestão empresarial e diminui todas as chances de falhas humanas.
Controle de recepção
Para garantir a continuidade de processos, o controle de recepção deve ser bem feito. A recepção é o contato inicial do cliente com o estabelecimento e principal fonte de alimentação para o banco de dados. É o momento em que acontece o agendamento de exames, por exemplo. Com um software para laboratório clínico é possível realizar buscas mais dinâmicas com filtros personalizados, geração de relatórios e outras ferramentas de gerenciamento.
Controle de coletas e triagens
Um software para laboratório clínico permite também o controle de coletas e triagens, setor responsáveis por monitorar a coleta e triagem de todos os materiais que irão passar para as análises.
Redução do uso de papel
Com a disponibilização de resultados online, o fluxo de trabalho voltado para um sistema digitalizado reduz significativamente o consumo de papel. Quem nunca viu instituições de saúde que ainda utilizam papéis em todos os processo? No Brasil, principalmente em cidades menores, isso ainda é muito comum. Na área técnica, por exemplo o mapa de trabalho pode ser automatizado através de um relatório, além de eliminar os registros manuais na microbiologia.
Fidelização de médicos
Históricos de exames, laudos evolutivos, alertas por e-mail, resultados que podem ser consultados online. Essas e outras funcionalidades garantem um diferencial competitivo de serviços oferecidos por laboratórios de análises clínicos. Diante dessa digitalização, que não está presente em grande parte dos estabelecimentos, médicos e clientes recebem a credibilidade da empresa e isso, consequentemente, gera a fidelização.
Controle de orçamentos
Uma outra funcionalidade interessante é o controle de orçamentos. O Autolac possui uma solução que permite metrificar quais solicitações converteram em vendas ou não, por um determinado motivo.
É possível anexar os motivos no sistema para facilitar a consulta posterior.
Todas essas informações são valiosas e viram indicadores para que o gestor seja capaz de avaliar de forma ampla quais são as necessidades do laboratório, tomando atitudes comerciais com o intuito de converter ainda mais clientes e aumentar a rentabilidade do negócio.
Redução no tempo de entrega
Operacional digitalizado, menos trabalho humano e mais tempo economizado. Com um software para laboratório clínico, é possível liberar resultados com verificação automatizada, permitindo a configuração de parâmetros para a liberação de exames e fazendo correlação entre os dados analisados.
Reduzir a margem de erros humanos é crucial em qualquer setor mas, em âmbito clínico, é ainda mais. Os benefícios são reais para gestão e crescimento do negócio. A moeda do futuro é a credibilidade aliada à digitalização e, por isso, procurar soluções de gerenciamento automatizadas permite um rápido retorno de investimento e ganhos de produtividade para a empresa.
Ao todo, laboratórios que passam a utilizar sistemas de informação e banco de dados transformados digitalmente chegam a registrar uma redução média de 20% no tempo de atendimento e um incremento próximo a 15% no volume de exames processados por mês, com o mesmo quadro de colaboradores. Tudo isso em um prazo de menos de 12 meses desde sua implementação.
Além da agilidade, se um software para laboratórios de análise clínica for escolhido de maneira correta, ele pode atender o que muitos laboratórios mais se preocupam: confidencialidade de informações de clientes. Com o software, o processo se torna ainda mais seguro – o que promove um aumento na satisfação dos clientes e de médicos, agregando qualidade ao processo.
A melhora no atendimento também é um ponto essencial e muito importante quando a empresa decide aderir aos softwares para laboratórios. Cada serviço prestado para um cliente necessita de uma metodologia diferente para a realização. Diante disso, reestruturar os processos com a finalidade de aprimorar o fluxo e alcançar melhorias relevantes em desempenhos como o atendimento ao cliente.
O bom atendimento é um dos principais fatores que podem trazer sucesso no negócio. Ter um sistema de gerenciamento que otimize processos desde a recepção até a saída do paciente faz toda a diferença. Em muitas entidades de saúde, a desorganização de cadastros por conta do uso de papéis ou softwares desatualizados, a ampliação de filas por conta de demoras no atendimento, são muito comuns.
O primeiro passo para que o seu laboratório de análises clínicas se destaque no mercado é a compreensão das necessidades e expectativas dos clientes de forma ágil. Para isso, o software é crucial. Além disso, a área da saúde se transforma diariamente e, diante dessas mudanças, é essencial prezar por melhorias constantes nos processos. Sem essa agilidade para transformação contínua, o resultado é perder consideravelmente o número de clientes e perder competitividade.
A utilização do software para laboratório clínico é uma ferramenta fundamental na gestão operacional, sendo capaz de oferecer diversas soluções para melhorar o desempenho de atividades. Por isso, o Grupo Sym oferece o Autolac, programa de gerenciamento ideal para digitalizar perfeitamente a sua instituição.
O Grupo Sym, responsável pelo desenvolvimento do Autolac, é uma empresa de softwares para a área de saúde. Além do Autolac, conta com os sistemas Nefrodata e Meu Consultório. Criada em 1997, a empresa mantém a motivação desde sua criação: desenvolver soluções de gestão mais práticas e seguras. Em busca de promover a melhor experiência dos consumidores com os sistemas, oferece:
- Equipe de Sucesso do Cliente: responsável por acompanhar as etapas de implantação e uso dos softwares, dando todo o apoio para o consumidor;
- Melhorias: o Grupo Sym conta com um time especializado para atualizar os sistemas de acordo com as novas tendências do mercado e demandas do próprio software da empresa;
- Cursos: com uma plataforma de EAD (ensino a distância), o cliente do Grupo Sym pode acessar conteúdos que mostram como usar o Autolac. A intenção é que, futuramente, o EAD do Grupo Sym seja uma plataforma de conhecimento relacionado à gestão de laboratórios, clínicas e consultórios no geral.
A equipe do Grupo Sym está disponível de segunda a sexta-feira das 8h às 18h e, nos sábados, das 9h às 12h. Em caso de pedidos, dúvidas, suporte e qualquer outra demanda, basta entrar em contato pelo e-mail: contato@autolac.com.br ou pelo telefone (37) 2102-5532 e WhatsApp (37) 9 9968-8314. Faça seu orçamento conosco.
