Nem sempre é fácil alcançar uma atuação perfeitamente alinhada e eficiente em um laboratório de análises. Com inúmeros processos e responsabilidades passando por diversas mãos, inconsistências acabam surgindo, provocando os temidos gargalos nas operações.
Os gargalos de produção são incidentes negativos que afetam a agilidade e a qualidade das entregas da empresa. Eles podem se originar em diversos pontos do negócio, como no atendimento, na logística, no controle de qualidade e no desempenho dos colaboradores.
Embora os gargalos sejam fatos relativamente comuns, não é interessante deixar de tomar as medidas necessárias para torná-los cada vez mais raros. Nesse ponto, avaliar a performance dos colaboradores e, mais do que isso, investir em ações que a melhore é fundamental.
Por isso, pensando em ajudar, elaboramos este post com algumas ações estratégicas que você pode adotar para otimizar o desempenho individual dos colaboradores do seu laboratório. Acompanhe!
Investimentos em treinamentos
Poucos elementos de uma empresa são tão importantes quanto os seus recursos humanos. Os colaboradores são a base para a maior parte das atividades e, no caso de um laboratório de análises, a realidade não é diferente.
Os gargalos, em geral, estão intimamente relacionados à produtividade individual dos membros das equipes, de modo que basta que um único integrante apresente um desempenho insatisfatório, para que surja problemas, como sobrecarga de trabalho, erros, retrabalho etc.
Por essa razão, investir na qualificação e no desenvolvimento das equipes deve estar entre as prioridades dos líderes do empreendimento. Afinal, os funcionários são os responsáveis por fazer todo o sistema funcionar corretamente, e focar na melhoria individual é o caminho para otimizar os resultados coletivos.
Dito isso, é preciso que a empresa desenvolva uma cultura de aprimoramento, incentivando seus colaboradores a buscar sempre a melhoria. Mais do que isso, é preciso também criar caminhos para que isso aconteça, como os investimentos em cursos externos, capacitações técnicas, workshops, entre outras atividades que contribuam para a melhora da produtividade individual.
Padronização de processos
A performance dos colaboradores, em certos casos, pode estar relacionada à própria forma como a empresa organiza seus processos. Em regra, processos pouco integrados e sem padronização acabam prejudicando o desempenho dos funcionários, criando entraves desnecessários.
O ideal para garantir a eficiência operacional dos funcionários e, consequentemente, do laboratório como um todo, é padronizar todas as fases, desde o atendimento inicial ao paciente até a entrega do laudo.
Para que isso aconteça, cada tarefa deve estar devidamente documentada por meio dos chamados Procedimentos Operacionais Padrão (POP) ou, de maneira ainda mais simples, pelas Instruções de Trabalho (IT). O conteúdo desses documentos deve estar acessível a todos os envolvidos nas atividades do laboratório a fim de que cada um saiba onde, quando e como cada etapa dos processos deve ser executada.
De maneira resumida, a padronização dos processos auxilia no controle destes, facilitando a identificação, a correção e a prevenção de problemas, já que os colaboradores, gestores e líderes conhecem toda a sistemática do trabalho e sabem como intervir em caso de falhas.
Melhor delegação de tarefas
A correta delegação de funções e tarefas também tem impacto direto sobre a performance dos colaboradores. Isso acontece porque essa determinação de funções deve ser realizada de maneira estratégica, considerando sempre as aptidões e afinidades dos funcionários.
Por exemplo, existem pessoas que são mais comunicativas, se expressam com mais facilidade e, por consequência, estabelecem uma comunicação mais eficiente. Sabendo disso, perfis de profissionais como esse podem ser mais bem aproveitados no atendimento ao público, já que nessa função é mais provável que o desempenho seja melhor.
A delegação de funções, como se imagina, depende de um conhecimento mais profundo das equipes, já que avaliar as competências e habilidades, bem como os desejos de cada membro, demanda tempo e uma relação mais próxima dos líderes com seus funcionários.
Além disso, essa proximidade otimiza a comunicação, aumenta a motivação, ao criar um ambiente de colaboração mútua e tira o líder da posição de chefe, que só ordena e delega funções, colocando-o como parte das equipes e uma referência.
Clima organizacional propício ao desenvolvimento
Não há como ter um laboratório produtivo, com colaboradores motivados e desempenhando suas funções de forma eficiente, se o clima organizacional da empresa não é propício ao desenvolvimento pessoal e profissional de todos que a integram.
Em grande parte das situações, os gargalos de produção não estão relacionados a falhas nos sistemas da empresa, em seus equipamentos ou na qualidade técnica dos seus colaboradores. O que acontece é que o clima organizacional é posto de lado, como se não fosse importante para os resultados do empreendimento.
Por isso, se o seu objetivo é melhorar a performance dos funcionários do seu laboratório de análises, é essencial cuidar para que o clima e o ambiente de trabalho estejam compatíveis com alguns fatores psicológicos importantes, como valorização do profissional, motivação das equipes e preocupação com o crescimento profissional, entre outros pontos que estimulem o máximo desempenho do colaborador.
Infraestrutura e recursos adequados
Por último, mas de forma alguma menos importante, a presença dos recursos e infraestrutura adequados para o desempenho do trabalho é crucial para que os funcionários tenham uma produtividade satisfatória.
Nesse sentido, dispor de um ambiente informatizado, simplificado e, sobretudo, organizado, é a base para um trabalho mais estratégico, fluido e livre de erros. Hoje, a tecnologia oferece um grande apoio às empresas. Soluções automatizadas se incumbem da realização de processos lentos, repetitivos e burocráticos, permitindo que os colaboradores possam se dedicar a outras funções mais estratégicas e relacionadas aos objetivos do negócio.
Nesse contexto, o laboratório que tem uma infraestrutura moderna, equipamentos de qualidade e opera com base em metodologias mais avançadas, certamente é um ambiente mais agradável e motivador para se trabalhar. Logo, tais benefícios refletem na performance dos colaboradores, que terão tudo o que necessitam para desempenhar bem as suas atribuições.
Por fim, como foi possível perceber, embora os gargalos de produção estejam presentes no laboratório de análises e sejam relativamente comuns, existem maneiras de minimizá-los para que o seu empreendimento não sofra com a perda de qualidade operacional e, ainda, com a insatisfação dos usuários. Então, inicie as mudanças pelos pontos citados neste post e garanta a máxima eficiência da sua empresa. Agora é com você!
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