O lucro faz o mundo e seu laboratório de análises clínicas girarem! Portanto, o sucesso de sua organização depende quase inteiramente dos processos, das políticas e dos procedimentos do departamento de contabilidade.
Sem um sistema que permita a contabilidade abrangente, você estará operando o setor financeiro do seu negócio no escuro e corre o risco de enfrentar problemas como a falta de fluxo de caixa, fraude interna, multas fiscais e outros inúmeros prejuízos.
Transforme seu laboratório implementando um eficiente software para gestão laboratorial e otimize seus resultados através de um poderoso mecanismo financeiro que irá impulsionar o crescimento do seu laboratório de análises clínicas.
Por isso, se você quer saber mais sobre como otimizar a contabilidade de um laboratório de análises clínicas, confira o confira o conteúdo sobre o tema!
12 dicas para otimizar a contabilidade de um laboratório de análises clínicas
Ao estabelecer ou revisar o sistema, os processos, as políticas e os procedimentos contábeis de seu laboratório de análises clínicas, certifique-se de cobrir todas as bases com os seguintes princípios básicos de contabilidade:
1. Contas comerciais dedicadas
A maioria dos laboratórios cumpre essa etapa, mas vale a pena mencioná-la! Para controlar despesas e receitas, as contas bancárias e os cartões de crédito da sua empresa devem ser completamente separados das suas contas pessoais.
2. Gestão de despesas
É absolutamente necessário ter um sistema para gerenciar as despesas dos funcionários e reembolsá-los por essas despesas. Seu sistema deve ter processos para registrar a despesa, rastreamento de recebimento, observando a finalidade da despesa e também registrando quando a despesa será reembolsada.
Se seus funcionários não tiverem acesso a formas de pagamento comerciais, você também precisará desenvolver um processo padrão para relatórios de despesas e solicitação de reembolso.
Além de rastrear o reembolso do funcionário em relação às despesas, você também deve categorizar as despesas para fins de relatórios de gerenciamento e declaração de impostos. Para fazer isso, é preciso estabelecer dois planos de contas separados: um organizado para impostos e outro organizado para contabilidade gerencial.
3. Gestão de contas a pagar
Sem um sistema completo de gerenciamento de contas a pagar, você arrisca a reputação do seu laboratório e tem despesas desnecessárias com taxas e juros atrasados. Pague todas as suas contas em dia ou antecipadamente sempre que um desconto for oferecido para o pagamento pontual.
4. Gestão de contas a receber
O gerenciamento de contas a receber requer que você estabeleça sistemas, políticas e procedimentos para avaliar o crédito e educar os clientes sobre suas expectativas e processos de pagamento, gerar faturas, faturar os clientes com precisão e rapidez, rastrear os pagamentos recebidos e acompanhar as contas vencidas.
5. Treinamento para funcionários
Todos os novos funcionários devem ser devidamente treinados em relação a quaisquer procedimentos de contabilidade que os afetem.
Os funcionários que trabalham no departamento de contabilidade devem compreender os processos pelos quais serão responsáveis ou quaisquer procedimentos pelos quais atuarão como retaguarda. Os funcionários fora do departamento de contabilidade devem receber treinamento para garantir que estejam cientes das expectativas em relação ao controle de despesas, controle de tempo e folha de pagamento.
6. Declarações de receitas, balanços e relatórios financeiros
Quando seu departamento de contabilidade acompanha o registro de despesas e receitas, é fácil gerar esses relatórios financeiros essenciais.
Você deve revisar suas declarações de renda e balanços em uma média regular mensal ou trimestral e sempre olhar para o ano financeiro de seu laboratório como um todo com relatórios anuais.
Implemente sistemas para garantir a geração precisa e oportuna de todos os relatórios financeiros, o que permite medir e rastrear métricas financeiras importantes de forma ágil e segura.
7. Previsão de fluxo de caixa
Você também deve manter uma declaração de fluxo de caixa oportuna para ajudá-lo no processo de previsão de fluxo de caixa.
A falta de fluxo de caixa imprevista pode colocar seu laboratório em uma situação difícil, forçando os sócios a tomarem decisões financeiras não planejadas, como tomar empréstimos com juros altos ou vender ações, para manter o negócio em funcionamento.
A previsão de fluxo de caixa permite que você preveja quando poderá ocorrer falta de fluxo de caixa e faça preparações financeiras sólidas para evitar o problema antes que ele ocorra.
8. Planejamento, preparação e arquivamento tributário
A temporada de impostos não precisa ser causa de pânico e estresse se você estiver sempre pronto para pagar os impostos.
Se você organizar, planejar e se preparar para a temporada de impostos ao longo do ano, deverá ter tudo o que precisa e todos os seus registros arquivados na hora de declarar impostos.
9. Gestão de impostos sobre vendas
Por falar em impostos, os impostos trimestrais e anuais não são os únicos que podem causar estresse na contabilidade, já que os impostos sobre vendas ocorrem todos os dias.
Os laboratórios que lidam com impostos sobre vendas devem acompanhar as mudanças nas taxas, isenções e conjuntos de regras que diferem entre as jurisdições fiscais. Por isso, estabeleça um plano e sistema proativo para contabilizar e acompanhar os impostos sobre vendas.
10. Mitigação de riscos internos
O seu departamento de contabilidade certamente deve ter um sistema para reduzir a exposição ao risco de fraude interna.
Dívida funções, exija verificações e equilíbrios e estabeleça controle duplo para limitar o acesso de qualquer pessoa a contas e informações.
11. Backup de dados
Faça backup de seus dados! A contabilidade em nuvem oferece alguma proteção, mas você deve ter planos para possíveis interrupções ou utilizar um software que garanta essa segurança. Você também deve digitalizar documentos em papel para ter backups digitais no caso de uma emergência no escritório.
12. Automatização laboratorial
Soluções de tecnologia foram desenvolvidas para superar quase todos os desafios da contabilidade moderna e do departamento de contabilidade.
Certifique-se de pesquisar antes de selecionar um software para o seu laboratório. Procure recursos escaláveis e suporte contínuo, mas não tenha medo de usar as ferramentas modernas de contabilidade e gestão laboratorial.
Automatize e integre a contabilidade do laboratório de análises clínicas
As responsabilidades, requisitos e processos necessários para manter um departamento de contabilidade de pequenos ou médios laboratórios podem rapidamente se tornar bastante complicados, especialmente à medida que a organização cresce.
O uso de tecnologia para otimizar, automatizar, agilizar e integrar o máximo possível de etapas dos processos de contabilidade de seu laboratório irá reduzir imensamente a carga de trabalho e melhorar seus dados financeiros.
Com informações financeiras mais claras e atualizadas, você pode acompanhar os principais indicadores de desempenho de seu laboratório para aperfeiçoar seu plano de negócios e operações.
Quando você combina um sistema de contabilidade com controle de tempo inteligente, controle de despesas, contas a pagar e de faturamento, seu laboratório se transforma de uma máquina de conformidade e pagamento de impostos em um centro financeiro estratégico.
Equipado para tomar decisões de negócios mais inteligentes, seu departamento de contabilidade pode ajudá-lo a cortar custos estrategicamente, otimizar preços e processos, obter o máximo de seu investimento em marketing, melhorar a lucratividade e expandir seus negócios. Confira a seguir outros benefícios em adotar um software para gestão laboratorial completo!
Eficiência operacional
A eficiência operacional claramente reduz o custo de tempo dos funcionários para fazerem suas tarefas em comparação com a maneira antiga.
Leva menos tempo para capturar os dados quando você trabalha utilizando um software eficaz, menos tempo para processar uma transação quando você está editando ao invés de criando um novo registro, entre outros inúmeros exemplos.
Inteligência Financeira
A automação tem o maior impacto na inteligência financeira porque permite que você obtenha mais informações e com mais rapidez do que se as coisas fossem feitas manualmente.
Ao baixar ou sincronizar dados, você pode capturar coisas que são mais difíceis ou fatores que você poderia ter perdido com os processos manuais. Conforme explicaremos a seguir, isso pode ser demonstrado principalmente com custo de trabalho, tomada de decisão e fluxo de caixa.
Custo de trabalho
O custeio do trabalho permite capturar todos os custos de um trabalho para que você possa precificar seus itens de forma adequada, garantindo a lucratividade no final da linha. Com procedimentos adequados de custeio de trabalhos em vigor, você pode codificar uma conta, cheque de pagamento ou despesa automaticamente usando qualquer dispositivo que se conecte à internet.
Tomada de decisão eficiente
Soluções sólidas de inteligência financeira permitem que você mova o acesso para as mãos de gerentes e membros da equipe de tomada de decisões. Com cobrança e codificação em tempo real adequadas, os dados são capturados com mais precisão, resultando em uma imagem mais precisa dos verdadeiros custos de um trabalho.
Com ferramentas online e de automação, há menos risco de fechar uma conta e, em seguida, descobrir que despesas ainda estão pendentes. Na maioria das vezes, você não pode voltar e pedir reembolso depois que a despesa foi encerrada pela contabilidade.
Fluxo de caixa aprimorado
Quando as despesas aprovadas entram no sistema contábil rapidamente, você pode condensar o tempo entre o pagamento do cartão de crédito e o reembolso pelo cliente, por exemplo.
Por fim, os sistemas automatizados proporcionam tranquilidade não apenas por terem processos mais eficientes, mas também pela redução do risco de fraudes por meio de inúmeras medidas de segurança.
Sistemas de automação exigem que os aprovadores de pagamento vejam tudo o que está envolvido em cada transação, interrompendo o processo se algo não estiver certo.
Independente do porte, a automação está disponível para o seu laboratório de análises clínicas! É hora de implementar essa ferramenta para otimizar suas operações de contabilidade laboratorial.
Gostou de saber mais sobre como otimizar a contabilidade de um laboratório de análises clínicas? Então não deixe de conferir como escolher um software de fácil implementação para laboratórios!
