Em meio ao grande número de processos envolvidos na rotina de um laboratório, a gestão desse tipo de empreendimento demanda uma postura inovadora, capaz de atender com precisão e agilidade as demandas dos clientes e funcionários. Nesse sentido, a opção de adotar um software de automatização laboratorial tornou-se uma necessidade, dado o rigor técnico e complexidade envolvidos nos expedientes.
Com uma gama cada dia maior de serviços prestados, os laboratórios precisam superar o desafio de estar em dia não só com a legislação que regula o setor, mas também com as tendências tecnológicas que otimizam o dia a dia de operações.
Logo, gestores e líderes devem estar atentos à forma de atuação do negócio, tendo sempre o cuidado em garantir o alto padrão dos serviços prestados, a assertividade dos resultados dos exames, a qualidade no atendimento e também o monitoramento das finanças, evitando custos desnecessários.
Para ajudar você nessa tarefa, preparamos este post listando 12 razões que motivam o investimento em um software de automatização laboratorial, a fim de garantir uma atuação competitiva e regular da sua empresa, assim como diversas melhorias nos processos internos do laboratório. Acompanhe!
1. Reforço na inteligência do negócio
Esse é, talvez, um dos pontos de maior destaque na utilização de um software de automatização laboratorial. A partir dessa ferramenta, gestores e líderes têm uma visibilidade muito maior sobre as atividades da empresa, o que eleva a qualidade da gestão.
Assim, com o auxílio de um painel de controle, o qual gerencia dados estratégicos da rotina do empreendimento, é possível avaliar com mais precisão o desempenho dos colaboradores, do atendimento e da empresa de modo geral.
Esse suporte informativo, baseado em dados concretos e precisos, que reúne as informações de todos os setores do laboratório, é a chave para uma tomada de decisão mais consciente e estratégica, pois possibilita uma visão geral do que está acontecendo, tento todas as áreas contempladas, a qual faz toda a diferença na condução da empresa.
Hoje, em razão da intensa competitividade que marca o mercado da saúde suplementar, é cada vez mais importante atuar com eficiência, se apoiando em dados e informações reais da empresa e do mercado, diferentemente do que ocorria no passado, em que gestores e líderes empresariais baseiam suas ações no “tino empresarial”.
2. Melhora no atendimento ao cliente
Melhorar o atendimento ao cliente, além de garantir a satisfação dele durante a consulta em si, fará com que ele retorne para novos exames e também que indique o local para conhecidos, atraindo assim ainda mais clientes.
O software de automatização laboratorial permitirá que o atendimento seja mais ágil e assertivo, diminuindo o tempo de espera do cliente em todos os momentos, desde a recepção até o recebimento do resultado dos exames. O cliente se sentirá melhor atendido no momento que a recepção estiver melhor equipada, conseguindo prestar um serviço rápido, e os exames forem entregues o mais cedo possível, podendo ser entregues até digitalmente, liberando o cliente da necessidade de retornar ao laboratório apenas para buscar seus resultados.
A assertividade está em garantir que não haverá falhas durante a consulta, como erros de agendamento, falta de equipamento ou erro nos resultados.
Esse tipo de melhora no atendimento garantirá a satisfação de todos os clientes e consecutivamente, a atração de novos.
3. Melhora na imagem e visibilidade da empresa
Sabemos o quanto a tecnologia é valorizada pelo mercado atualmente. Empresas inovadoras e que se valem dos mais modernos recursos para oferecer serviços de ponta, certamente têm uma maior credibilidade entre os consumidores. No caso dos laboratórios de análises clínicas não é diferente.
Nesse contexto, investir na modernização dos processos e no reforço da qualidade das entregas é, sem dúvida, um diferencial bastante relevante, capaz não só de melhorar a imagem do empreendimento, mas também a sua visibilidade, já que boas experiências tendem a ser compartilhadas.
Desse modo, investir em inovação, além de aumentar a qualidade operacional do laboratório, também tem um reflexo direto na percepção dos usuários, como já foi mencionado aqui.
4. Melhoria no fluxo de processos
Outra vantagem do software de automatização laboratorial é a melhoria no fluxo de atividades. A integração trazida pela ferramenta possibilita uma comunicação mais eficiente entre as equipes de trabalho, bem como entre os pacientes e terceiros que prestam apoio à realização de determinados procedimentos.
No mesmo sentido, pode-se citar também o potencial de otimização do software no que se refere à atuação dos profissionais da recepção, que podem autorizar com mais agilidade a realização de exames via rede de convênios, como os mais variados planos de saúde e o SUS.
5. Aumento na produtividade
Essa melhoria de processos permite que o laboratório ganhe em performance e produtividade. Além de realizar determinadas atividades de forma automatizada e mais eficiente, o software de automatização laboratorial também agiliza a comunicação entre os funcionários, setores e até clientes, diminuindo o tempo de espera.
O sistema também pode operar integrado a aparelhos de automação de exames, o que possibilitará mais agilidade e segurança na emissão de resultados. Sendo assim, em linhas gerais, o software de automatização laboratorial é um dos pilares para uma boa produtividade do negócio, já que automatiza processos estratégicos e permite a melhor alocação de recursos humanos, utilizando-os de forma mais proveitosa em atividades mais importantes e diretamente ligadas ao core business da empresa.
6. Redução de custos
Organizar a rotina de um laboratório com o apoio de um software de automatização laboratorial é, sem dúvida, cortar uma quantidade considerável de gastos desnecessários decorrentes principalmente da ineficiência de processos manuais.
Por exemplo, o sistema pode assumir uma atividade importante do empreendimento, que é a gestão do estoque de materiais e insumos utilizados nos procedimentos. O reforço tecnológico facilita o gerenciamento de cada produto constante no estoque, evitando compras desnecessárias e o perecimento de mercadorias.
Além disso, a solução também reduz a dependência de recursos humanos em diferentes pontos do empreendimento. A exemplo, desde o atendimento ao público até a realização de exames e análises clínicas, tudo pode ser simplificado a partir do reforço gerencial e operacional trazido pelo software.
7. Desburocratização de processos
A desburocratização dos processos é, sem dúvida, um dos reflexos positivos do investimento em um software de automatização laboratorial.
O fato é que esse tipo de ferramenta dá uma roupagem mais moderna e automatizada aos processos da empresa, como é o caso do atendimento, que pode ser otimizado a partir da substituição de fichas e cadastros manuais por alternativas informatizadas muito mais seguras e ágeis de se trabalhar.
No mesmo sentido, há que se mencionar também a otimização trazida para a agenda do laboratório. Em empresas que lidam com uma alta demanda de procedimentos diariamente, a agenda é um fator crucial para a fluidez e cumprimento de prazos.
Nesse sentido, o software de automatização laboratorial simplifica a gestão dos atendimentos, organizando toda a rotina, evitando erros, atrasos e dificuldade na marcação de exames.
Além disso, é importante mencionar o diferencial do sistema na execução de rotinas administrativas — comuns a qualquer tipo de negócio. A ferramenta pode auxiliar na gestão financeira, organizando dados a partir do faturamento eletrônico, dando total controle aos gestores.
8. Maior segurança das informações
Segurança de dados é um assunto cada vez mais abordado e debatido. Isso acontece porque até pouco tempo atrás, não existiam tantas ameaças no que diz respeito a roubo de informações, e muitas vezes, apenas as informações relacionadas a pagamentos tinham alguma segurança. Hoje em dia já se entende a necessidade de garantir a segurança de todos os dados, tanto da empresa como dos clientes.
O vazamento ou perda de algum dado de cliente afetará muito a reputação do laboratório, fazendo com que o público perca a confiança e opte por outros serviços.
Com o software de automatização laboratorial, você também manterá a segurança das informações dentro do laboratório, pois ele permite que você configure os acessos de cada um dos funcionários. Assim, eles terão acesso apenas aos dados pertinentes ao seu trabalho, e o melhor, terão esse acesso de forma simplificada e fácil acesso.
Além disso, também evitará o risco de perda de informações importantes dentro da empresa, como informações de pagamentos ou compra de materiais.
9. Redução do uso de papel
A tendência é que cada vez mais as informações que antes estavam no papel, passem para os computadores. Isso se dá por uma série de fatores. Um deles é a segurança, como já mencionamos acima, outro é a redução do espaço necessário para armazenamento de todas essas informações, que precisariam de arquivos e até mesmo salas exclusivas apenas para esse fim.
Outra vantagem é a praticidade para encontrar as informações, que estarão todas armazenadas em um local confiável e organizado. Assim como a redução dos custos, tanto da compra do próprio papel, como de impressão, material de escritório e armazenagem. Além disso, você poderá manter o histórico completo de todos os registros, pois muitas empresas precisam se desfazer de documentos antigos por danificação do papel ou falta de espaço para armazenagem física deles.
E por fim, a preocupação com o meio ambiente. Reduzindo o uso de papel você estará, além de reduzindo custos da sua empresa, tornando ela mais consciente ambientalmente, trazendo um impacto mais positivo para a natureza.
10. Redução de erros
Com o software de automatização laboratorial você terá menos transcrição de dados, visto que eles estarão no sistema que é usado por todos os setores da empresa. Então quando um funcionário fizer o cadastro de alguma informação, todos os outros terão acesso a ele, sem existir a necessidade de que ela seja passada de forma escrita entre um setor e outro, reduzindo assim a possibilidade de falhas de comunicação nesse momento.
Além disso, muitos softwares disponibilizam também a opção de fazer cálculos automáticos de resultados de exames, garantindo uma veracidade maior das informações, anulando a possibilidade de erro humano nesses momentos. Por mais qualificados que os funcionários possam ser, sabemos que a possibilidade de erros acontecerem sempre existirá, então o sistema o ajudará a garantir ainda mais a qualidade nos resultados dos exames prestados no laboratório.
Conseguindo fazer essa redução de falhas, você também reduzirá o retrabalho feito, liberando os funcionários para realizar novas tarefas e reduzindo o desperdício, tanto de tempo como de materiais.
Quando você identificar ou suspeitar de erros, tanto em processos administrativos como em resultados de exames, tendo um software de automatização laboratorial, você conseguirá validar essas informações, tento acesso a todo o histórico delas, assim como todas as pessoas envolvidas nele. Com isso você consegue investigar o ocorrido e ajustar os processos de forma mais assertiva para garantir que não haverão erros futuros, fazendo assim uma melhoria contínua dos processos do laboratório, mantendo-os sempre atualizados.
11. Aumento de lucratividade
Já mencionamos aqui sobre a redução dos custos do laboratório, mas o software de automatização laboratorial também permitirá que você aumente a lucratividade do negócio de outras formas com análises e relatórios.
Com ele, você conseguirá analisar o custo e o lucro de cada serviço prestado, assim como analisar fornecedores e prestadores de serviço terceirizados. Com essas informações organizadas, você poderá entender onde estão os maiores custos do laboratório, assim como os maiores lucros, podendo então criar estratégias mais elaboradas de como aumentar ainda mais a lucratividade, sabendo onde você pode investir mais recursos e onde é preciso buscar alternativas que reduzirão os custos.
Fazendo essas análises e mantendo a estratégia do seu negócio sempre otimizada, você aumentará a competitividade do seu laboratório, oferecendo serviços com valores e qualidade cada vez melhores.
12. Melhorias gerais na gestão do negócio
Todo gestor tem dificuldades e medos em relação à gestão do seu negócio. É preciso se manter informado das tendências do mercado, assim como saber de todos os problemas e questões que ocorrem internamente na empresa.
E além da gestão financeira, você também precisa se preocupar com a gestão de pessoas, satisfação de clientes e também de funcionários.
O software de automatização laboratorial irá lhe ajudar a se manter informado de tudo o que ocorre na empresa, garantindo a qualidade de todos os processos existentes e também dos serviços prestados. E com isso, o gestor terá os insumos necessários para otimizar todos os processos e atualizar o laboratório, crescendo cada vez mais o negócio.
Por fim, não há dúvidas de que o investimento em um software de automatização laboratorial é uma medida totalmente recomendada para as empresas que atuam nesse mercado.
Como vimos, a ferramenta atua em diferentes frentes do empreendimento, melhorando a execução de processos ligados às demandas do público, assim como às rotinas gerenciais e administrativas, que tornam a empresa mais eficiente, inteligente e competitiva.
Esse tipo de sistema garantirá ainda mais a qualidade dos serviços do seu laboratório, o que afetará positivamente diversas frentes, começando com os clientes, que estarão mais satisfeitos com o negócio em diversos sentidos, depois, os funcionários, que terão a oportunidade de trabalhar em um estabelecimento moderno, organizado e com uma boa reputação.
E por fim, garantirá a competitividade da empresa no mercado que está constantemente se atualizando, e para se manter a par dos concorrentes, é preciso estar sempre atualizando o laboratório e aproveitando todas as facilidades que a tecnologia pode oferecer.
E você, que dificuldades está enfrentando na gestão do seu laboratório? Nos conte nos comentários que facilidades você está buscando com um software de automatização laboratorial, e em que áreas você acredita que ele poderá facilitar seu trabalho de líder e gestor?
