Atualmente, os laboratórios de análises clínicas são uma parte essencial dos cuidados relacionados à saúde da população. Eles fornecem aos médicos informações vitais que os ajudam a tomar decisões que salvam vidas, diagnosticar condições e monitorar o tratamento dos pacientes.
Com um papel tão crítico na prestação de serviços de saúde, os profissionais de laboratórios e as equipes de suporte dependem das mais recentes tecnologias para ajudá-los a realizar seus trabalhos.
Eles precisam de soluções, como softwares, que funcionem de maneira adequada, que se integrem aos dispositivos e tecnologias que usam e que acelerem as atividades e as análises que fazem todos os dias.
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Agilidade e precisão no laboratório de análises clínicas
Os softwares para laboratórios de análises clínicas são projetado com as necessidades desses profissionais em mente. São sistemas abrangentes de gerenciamento de informações de laboratório que ajudam os profissionais técnicos e a equipe de gerenciamento a rastrearem amostras e processos de teste, comunicar resultados a outros profissionais de saúde, monitorar custos e acompanhar a gestão por meio de relatórios.
Compatíveis com os padrões e protocolos de informação mais amplamente utilizados no setor, ajudam a conectar funcionários de laboratórios com os demais envolvidos em todo o ecossistema de saúde.
Muitos desses softwares incluem funcionalidades dedicadas para todos os setores de laboratório, incluindo a patologia, e cada módulo do software é projetado para permitir que os usuários criem fluxos de trabalho inteligentes, ajudando-os a concluir as tarefas do laboratório da maneira mais eficiente.
Um fator importante por trás dessa aceitação generalizada é a flexibilidade do software. Os gestores podem personalizar o produto para funcionar exatamente como suas organizações exigem, enquanto usuários individuais podem modificar funções específicas para se adequar aos processos em um ambiente de laboratório específico.
Essas ferramentas possuem uma construção modular para que os laboratórios possam optar por lançar as análises em etapas. Muitos laboratórios preferem implantar um módulo por vez, garantindo um processo de transição tranqüilo dos sistemas anteriores.
Todos os laboratórios entendem que a tecnologia da saúde, em última análise, tem um único objetivo: melhorar o atendimento ao paciente. Ao aumentar a velocidade e a eficiência dos laboratórios, o software certo ajuda as instituições a fazer exatamente isso.
Como melhorar a eficiência do laboratório?
Trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil, não é apenas uma frase, é uma filosofia que pode ser realizada através da avaliação da eficiência.
De acordo com o dicionário, a eficiência é definida como a operação efetiva, medida pela comparação da produção com o custo. A razão entre a energia útil fornecida por um sistema dinâmico e a energia fornecida a ele. Melhorar a eficiência de uma organização deve ser a meta de todo empresário e gerente.
Muitas pessoas tendem a relacionar maior eficiência com atalhos que reduzem a qualidade do produto e serviço. Isso não é verdade. Eficiência é simplesmente gerenciamento eficaz de tempo e recursos. É isso. O objetivo é eliminar ineficiências e tornar os processos mais consistentes e confiáveis, repetíveis e reprodutíveis. Em teoria, isso irá melhorará a qualidade, por isso, aproveite ao máximo o tempo, invista na melhoria da eficiência.
A administração de um laboratório é muito parecida com o gerenciamento de projetos. Existem três fatores importantes que devem ser constantemente equilibrados; escopo, custo e tempo.
Usando uma leve combinação dos princípios de gerenciamento de projetos e engenharia de sistemas, as dicas a seguir são fornecidas para influenciar e inspirar a facilitação de uma tarefa em que o objetivo é melhorar a eficiência laboratorial.
01. Ajuste seu processo
A melhor maneira de aumentar a eficiência é reduzir o tempo necessário para concluir um processo. A maneira mais comum e eficaz de reduzir a duração do processo é eliminar ineficiências. Para isso, será necessário avaliar os processos laboratoriais.
Crie um esboço e desenhe um fluxograma identificando cada etapa do processo. Pense no processo como um sistema, onde entradas são convertidas em saídas. Mantenha as etapas em ordem. Isso ajudará durante a avaliação.
Com o esboço e o fluxograma desenvolvidos, faça uma avaliação detalhada do começo ao fim. Use um cronômetro e registre o horário de início e de término de cada tarefa. Carregue um bloco de notas e faça anotações sobre as observações feitas durante o passo a passo. Ao fazer observações, procure eficiências, erros e tarefas redundantes.
Após a conclusão do passeio, avalie os resultados. Realize uma avaliação de cima para baixo e de baixo para cima. Elimine tarefas, ineficiências e redundâncias desnecessárias.
Avalie se várias tarefas podem ou não ser executadas simultaneamente. Avalie a duração de cada tarefa e determine se elas podem ser executadas em menos tempo sem afetar outras etapas do processo.
Use o processo de avaliação para identificar problemas e restrições. Em seguida, formule soluções e redesenhe o processo. Implemente o novo processo, realize outra avaliação passo a passo e verifique os resultados. Determine se as soluções propostas foram ou não um sucesso. Caso contrário, reavalie e repita o processo até que o resultado desejado seja alcançado.
Quando o processo mais eficiente for implementado e verificado com êxito, valide o novo processo e altere os procedimentos operacionais padrão necessários. Monitore o desempenho do novo processo ao longo do tempo. Procure constantemente novas maneiras de melhorar a eficiência do processo laboratorial.
02. Aloque seus recursos
A alocação de recursos é um aspecto geralmente negligenciado do gerenciamento laboratorial. No entanto, é uma tarefa crítica que deve ser executada para aumentar a eficiência. Os benefícios da alocação adequada de recursos são um aumento direto na produtividade e uma redução nos custos operacionais.
Avalie as estações de trabalho da equipe laboratorial
Olhe para as estações de trabalho dos funcionários. Determine se eles estão efetivamente configurados para realizar 80% do trabalho necessário. Pense no Princípio de Pareto, também conhecido como regra de 80/20, sem movimento ou deslocamento mínimo. Caso contrário, redesenhe a estação de trabalho.
Uma experiência empírica concluiu que em uma empresa, os funcionários administrativos precisavam viajar pelo edifício para recuperar papéis da impressora. Em uma média de 62 segundos cada ida e volta e uma média de 30 viagens por dia, eles estavam perdendo aproximadamente 31 minutos de produtividade por pessoa. Este exemplo comprova que projetar uma estação de trabalho eficaz também pode fazer toda a diferença para garantir agilidade nos processos laboratoriais.
Planeje e programe a utilização dos recursos
Programar o trabalho e os recursos é outra tarefa crítica que pode aumentar a eficiência. Embora tedioso e complicado, o agendamento deve ser realizado para evitar os perigos da autonomia. Além disso, a falta de planejamento é a tarefa que apresenta maior risco de impactar financeiramente uma organização.
Ao considerar a calibração de equipamentos internos, sejam eles de manutenção interna ou terceirizada, pense em programar o serviço no momento em que o uso do equipamento será menos frequente e provável. Isso ajudará a evitar atrasos no tempo de resposta do trabalho do laboratório, o que afeta diretamente a satisfação do cliente e afeta a retenção do cliente.
Para controlar o fluxo do trabalho de laboratório, agende serviços de calibração com os fornecedores. Ofereça aos fornecedores incentivos para enviar o equipamento quando for conveniente para o laboratório. É muito mais fácil e eficiente atender centenas de itens semelhantes ao mesmo tempo do que ter uma grande diversidade de equipamentos para atender. Programe as fases do trabalho recebido mensalmente ou trimestralmente para garantir o alinhamento com as necessidades.
Esteja sempre pronto para atender
A prontidão é outro fator que afeta a eficiência. A alocação adequada de recursos, como explicado anteriormente, aumentará a prontidão. Os clientes não querem ser informados de que os serviços de análises não podem ser executados devido ao equipamento estar fora de calibração ou em outra instalação usada para prestar serviços a um cliente diferente.
03. Utilize um software para gestão laboratorial
Treinar funcionários é uma tarefa que deve ser rotineira e redundante para ser eficaz. A maioria dos empregadores facilita programas de treinamento que se concentram principalmente no conhecimento e nas habilidades relacionadas ao trabalho.
Não é comum que os empregadores atribuam uma importância à gestão do tempo como uma habilidade. No entanto, treinar funcionários para gerenciar seu tempo com eficiência pode ter um impacto significativo na eficiência e um software para gestão laboratorial pode ajudar nesta missão.
Observe as ações dos funcionários em seu ambiente de trabalho e avalie seu nível de produtividade e qualidade. Identifique quais funcionários são os de melhor desempenho.
Esses funcionários são o fator chave que influenciará um programa de treinamento em que o foco é a gestão do tempo como método para melhorar a eficiência. Ao observar as ações e o feedback dos melhores desempenhos, seu conhecimento pode ser utilizado para treinar outras pessoas para executar tarefas de maneira semelhante. Lembre-se também de que ações repetíveis e reproduzíveis melhorarão a eficiência e a qualidade e devem ser feitas por meio de ferramentas adequadas.
Imagine um laboratório em que todos os funcionários tenham o melhor desempenho. Muitas vezes, os gerentes permitem que sua força de trabalho se torne complacente e autônoma.
Quando cada funcionário opera sistemas de gestão de forma independente, a ineficiência é inexistente e a qualidade é controlada. Aproveite para incorporar o treinamento em gerenciamento de tempo e estabelecer metas. Beneficiará a organização como um todo.
Os laboratórios, independentemente da composição, são máquinas destinadas a gerar receita. Uma máquina mais eficiente será mais produtiva e mais lucrativa. Todos os funcionários devem ter um desempenho semelhante para aumentar a eficiência do sistema e a subotimização extra criará apenas problemas adicionais.
Gestão é uma ciência! É responsabilidade da gerência garantir que seus funcionários estejam desempenhando em um nível ideal para beneficiar ao laboratório e aos clientes que ele serve.
Quando a gerência falha em buscar a melhoria constante, ela não está gerenciando efetivamente. Habilidades são tipicamente transferíveis de uma função para outra. Se um gerente não está gerenciando efetivamente o tempo, é provável que também não esteja gerenciando efetivamente o custo e a qualidade.
Embora existam muitas maneiras de melhorar o fluxo de trabalho no laboratório de análises clínicas, é possível transformar o laboratório de um centro de custos para uma fonte de receita. Para aumentar o potencial de receita é necessário levar a eficiência além da parte operacional do laboratório para outros departamentos, a fim de reduzir custos, permitir a geração de receita e fornecer uma vantagem competitiva.
Gostou de saber mais sobre como garantir agilidade nos processos laboratoriais? Então não deixe de conferir o conteúdo sobre como escolher um software de fácil implementação para laboratórios!
