Estar com o laboratório organizado, com todos os processos funcionando corretamente é certamente muito bom. Mas será que isso é motivo para relaxar? Nem sempre! Administrar um negócio é um trabalho contínuo, e a busca pela redução de custos em laboratório e por otimização deve ser constante, afinal, os principais beneficiados são o nome da sua empresa e a satisfação dos seus usuários.
Qual a importância da redução de custos em laboratório
Mesmo que tudo esteja fluindo bem, buscar alternativas para a redução de custos do laboratório deve estar entre os objetivos diários de toda a equipe. Isso porque, economizar recursos significa melhorar a sua distribuição, dando a possibilidade de investir em atividades que trarão mais vantagens para o empreendimento.
Existem diferentes formas de otimizar a redução de custos em laboratório,, mas para poupar o seu tempo, neste post vamos apontar as mais eficazes. Continue a leitura e confira as 6 dicas que preparamos para ajudar você!
1. Reduza os custos com papel e impressão
Pode parecer mentira, mas em plena era digital muitas empresas ainda dependem de uma série de processos manuais, lentos e burocráticos, que se baseiam na utilização de papel. Essa postura não condiz com a tecnologia, nem com o nível organizacional exigido atualmente em um laboratório.
Então, se essa é a realidade do seu negócio, talvez seja a hora de pensar em inovar nos processos administrativos, substituindo as velhas fichas e cadastros manuais, que consomem pilhas de papel e tinta de impressão, por alternativas digitais, muito mais seguras e ágeis.
A depender do fluxo de atendimentos do laboratório, o consumo de insumos de papelaria pode representar altos custos no final do mês, com o agravante de não ser o método mais eficiente. Hoje, existem softwares específicos para realizar cadastros e organizar toda a documentação do laboratório e dos seus pacientes, praticamente erradicando o uso do papel.
2. Otimize custos com pessoal
Não há como negar, na maior parte das empresas os custos com pessoal correspondem à parte mais onerosa do orçamento. Por isso, gerir de forma eficiente os recursos humanos do seu laboratório é, também, uma boa pedida para a redução de custos em laboratório.
O primeiro ponto que deve ser observado é a produtividade. Nem sempre equipes produzem mais, então é preciso avaliar se todos estão trabalhando bem e produzindo como deveriam.
Um outro aspecto relevante nesse sentido é o nível de automatização do empreendimento. Muitas vezes, a utilização de métodos burocráticos acaba demandando mais pessoas para atender as demandas.
Por exemplo, um laboratório que faz cadastro manual dos seus pacientes acaba necessitando de mais recepcionistas para conseguir atender e cadastrar sem causar filas e muita espera. Por outro lado, em ambientes automatizados, em que a tecnologia assume essas tarefas, tudo seria mais rápido. Assim, menos pessoas seriam necessárias para suprir os atendimentos na recepção.
Em outras palavras, inovar no laboratório, utilizando-se da tecnologia, em muitos casos diminui a demanda de mão de obra humana, sobretudo em tarefas repetitivas e que pouco agregam aos objetivos do negócio.
3. Evite o desperdício de materiais
No dia a dia de atividades de um laboratório de análises clínicas podem ser realizados inúmeros procedimentos. A necessidade de insumos, materiais e equipamentos é bastante grande. Por essa razão, é preciso ter um controle eficiente sobre esses materiais, primeiro para que não faltem; segundo para que não sejam desperdiçados.
Um dos problemas que mais gera desperdício de insumos em laboratórios é o controle ineficiente do estoque. Não raras vezes, a falta de organização dá margem para que o prazo de validade de produtos vença e faz com que sejam descartados, gerando um prejuízo totalmente desnecessário.
Mais uma vez, a tecnologia se mostra a melhor solução para esse tipo de problema. Atualmente, existem softwares capazes de realizar toda a gestão do estoque do laboratório, cadastrando os produtos e todas as informações relevantes, como lote, data de fabricação, validade etc. Assim, o responsável pelo setor tem total controle sobre o estoque, evitando o desperdício.
4. Monitore os processos
Caso estivéssemos listando as dicas por ordem de importância, essa deveria ser a primeira. O fato é que para conter gastos, reduzir custos e melhorar a performance financeira da empresa, é indispensável antes conhecer o desempenho de cada atividade.
Desse modo, monitorar os processos é uma etapa fundamental da redução de custos em laboratório. Só depois de mensurar é que será possível reduzir, concorda? Então, a dica aqui é investir em soluções que auxiliem você a ter visibilidade sobre os processos da empresa.
Conhecer a fundo o negócio, desde a parte operacional, a partir de um painel de controle, até as rotinas administrativas, é exatamente o que você precisa para entender onde, quando e como otimizar os custos do laboratório.
Tendo essa compreensão mais ampla fica mais fácil, por exemplo, identificar que um determinado tipo de teste é improdutivo ou que determinado equipamento está representando um custo mais elevado do que o retorno que traz.
5. Trabalhe com parcerias
As parcerias são, sem dúvida, uma excelente maneira de otimizar a redução de custos em laboratório. Por exemplo, imagine que o seu negócio não tenha um determinado equipamento e nem tenha uma demanda suficiente que justifique sua aquisição. Certamente não seria interessante fazer essa compra, mas por outro lado, ter um parceiro que possa prestar o serviço já seria mais vantajoso.
Desse modo, trabalhar com alguns parceiros, além de aumentar a gama de procedimentos, também gera uma redução nos custos em laboratório a partir de uma operação mais estratégica.
6. Adote um software de gestão para laboratórios
Diante de todas as dicas que trouxemos, a melhor solução para a redução dos custos em laboratório está na adoção de um sistema desenvolvido especialmente para atender a realidade de um laboratório. Como dito, um software é capaz de otimizar uma série de processos, como o atendimento, organizando melhor a agenda, o cadastro e toda a parte burocrática.
Além disso, essa solução ainda auxilia nas rotinas financeiras a partir do faturamento eletrônico, possibilitando uma maior integração e regularidade das finanças da empresa, inclusive com entidades públicas que fiscalizam o setor.
Por fim, como vimos, a redução de custos em laboratório não é nenhum exercício impossível dentro da empresa. Ainda que as coisas estejam fluindo bem, é sempre muito importante buscar alternativas para tornar tudo ainda melhor. Então, agora é com você!
Gostou deste post? Quer aprender mais sobre como melhorar as finanças do seu empreendimento? Confira também nosso artigo sobre o controle de estoque e descubra como essa tarefa pode ser útil nesse aspecto!
