Talvez você já saiba, mas administrar um laboratório não é tão diferente de administrar uma empresa!
Como qualquer empresa, um laboratório é composto por diferentes pessoas com diversas habilidades que trabalham em equipe. Além disso, o laboratório precisa de uma boa gestão financeira para que os recursos necessários possam ser disponibilizados e o lucro seja viabilizado.
Sendo assim, um laboratório deve ter um plano com objetivos claros e maneiras de alcançá-los. E, mais importante, um laboratório precisa de alguém capacitado para dirigi-lo, ou seja, alguém que dê instruções de forma adequada e torne possíveis todas as atividades laboratoriais.
Por isso, se você quer saber mais sobre como otimizar a gestão financeira do laboratório, confira o conteúdo que preparamos sobre o tema!
O que envolve o gerenciamento financeiro de um laboratório de análises clínicas?
O objetivo do gerenciamento financeiro do laboratório é orientar a equipe para cumprir suas tarefas atribuídas dentro de tempo e recursos limitados.
Isso inclui obter recursos, profissionais adequados, os equipamentos e as ferramentas necessárias, bem como projetar o fluxo de trabalho, supervisionar a operação diária do laboratório e treinar novos funcionários do laboratório.
Na maior parte, o gerenciamento financeiro do laboratório envolve o acompanhamento de inúmeras tarefas de gerenciamento laboratorial, como manutenção de instrumentos, reabastecimento de consumíveis, programação, aconselhamento técnico e manutenção de registros de certas atividades de laboratório ou incidências no laboratório.
Um aspecto importante do gerenciamento financeiro laboratorial é garantir que as condições do laboratório e a equipe estejam de acordo com os padrões atuais.
Por exemplo, em um laboratório clínico, a equipe deve aderir a padrões éticos de conduta na obtenção de informações, realização de experimentos, análise de dados e sua entrega ao paciente.
A gestão financeira do laboratório apoia a implementação de tais regulamentos, já que o bom gerenciamento do laboratório pode acostumar os membros do laboratório a essas regras, na medida em que eles voluntariamente adotam essas medidas e as percebem como um bem comum para a rotina laboratorial.
Quais aspectos influenciam a gestão financeira do laboratório?
A posição de gerente de laboratório pode assumir várias formas. Além do gerenciamento financeiro, em alguns estabelecimentos, um gerente de laboratório pode ser denominado como o coordenador de operações de laboratório.
Isso ocorre porque as tarefas de um gerente de laboratório podem ser estratégicas, táticas ou operacionais, dependendo do tamanho e da natureza da organização afiliada ao laboratório.
Em um laboratório maior, por exemplo, as funções estratégicas, táticas e operacionais podem ser divididas entre dois ou mais funcionários que interagem com a equipe do laboratório e se reportam aos executivos da organização.
Isso acontece porque uma função influencia a outra e todas elas influenciam na gestão financeira. Por este motivo, saiba mais sobre os principais aspectos:
Funções Estratégicas
Os gestores que conduzem as funções estratégicas de gerenciamento de laboratório são altamente experientes.
Eles são responsáveis pela direção do laboratório e garantem que a operação do laboratório se encaixe nas visões e missões do laboratório a longo prazo. Exemplos de funções estratégicas dos gestores de laboratório são:
- Definir objetivos do laboratório;
- Desenhar planos de longo prazo;
- Supervisionar as operações do laboratório e regulamentos relevantes;
- Atribuição de tarefas, monitoramento e avaliação do progresso da equipe, desempenho e satisfação do cliente;
- Desenvolvimento e administração do orçamento;
- Revisão de requisitos regulatórios,
Além dessas funções, os gerentes de laboratório em algumas organizações podem supervisionar, dar conselhos técnicos e contribuir para certas funções executivas.
Por exemplo, os gerentes de laboratório podem aconselhar sobre as qualificações desejadas e formação técnica no processo de recrutamento de pessoal e auxiliar no orçamento e nos planos de aquisição ao redigir propostas de financiamento ou planos de negócios.
Funções táticas e operacionais
Do ponto de vista tático e operacional, os gerentes de laboratório fornecem um sistema de implementação para o plano estratégico geral.
Eles facilitam a operação diária no laboratório, estabelecendo esquemas e cronogramas para cada trabalho, incluindo o pessoal envolvido em cada trabalho e a extensão do envolvimento. Isso pode ser amplamente categorizado nas seguintes formas:
Processos de trabalho internos
Os gerentes de laboratório são responsáveis por vários processos de trabalho internos que são cruciais para o funcionamento do dia-a-dia laboratorial. Alguns exemplos de processos de trabalho internos são
- Gestão de inventário;
- Reserva de equipamento compartilhado;
- Manutenção de Equipamento;
- Aquisição e gestão de recursos;
- Gestão de resíduos;
- Gestão de informação.
Adesão regulatória
A maior parte das tarefas do dia-a-dia devem ser realizados de acordo com certos regulamentos.
Nesse sentido, os gestores devem garantir que as operações do laboratório estejam em conformidade com os regulamentos relevantes, sem comprometer as horas de trabalho ou a produção de trabalho. Para conseguir isso, os gerentes de laboratório podem fazer um dos seguintes modos:
Organização dos fluxos de trabalho
Nesse sentido, fluxos de trabalho simplificados são essenciais, porque permitem que a equipe do laboratório cumpra facilmente os protocolos regulamentares e também apóiam o procedimento de controle.
Em particular, um gerente de laboratório pode decidir instalar em uma única área de trabalho os procedimentos com uma substância tóxica, que deve ser descartada de maneira específica. Nesta área de trabalho, a substância pode ser armazenada, utilizada e descartada, o que garantirá que o uso e descarte da substância seja contido em uma única área de trabalho e facilitará o procedimento de fiscalização regulatória, mantendo tarefas adicionais para fins de conformidade regulatória ao mínimo.
Mentoria sobre as regras laboratoriais
Os gerentes de laboratório muitas vezes assumem a função de mentoria, especialmente na forma de orientação de laboratório.
Isso serve para informar aos novos funcionários do laboratório as regras que eles devem seguir ao trabalhar no laboratório e para torná-los cientes dos riscos à saúde associados e como minimizá-los.
Burocracia da gestão financeira
Além das funções de laboratório ativas, os gerentes de laboratório geralmente recebem alguma forma de burocracia, especialmente aquelas envolvendo compras e requisitos regulatórios.
Isso varia entre laboratórios e configurações de laboratorial. A burocracia varia desde a coleta de faturas ou comprovante de compra até a redação, revisão e apresentação de documentos regulamentares.
No caso da papelada regulamentar, muitas vezes, os gerentes de laboratório ainda precisam coletar dados, manter registros e relatá-los de acordo com a conformidade legal, mesmo depois que a autoridade os processou e aprovou.
Em última análise, a função de um gerente de laboratório é garantir que a equipe se concentre em suas tarefas, sem ter que sacrificar sua atenção ou seu tempo para trabalhos burocráticos. Para lidar com tudo isso, um software para a gestão laboratorial é fundamental!
Quais habilidades o gestor financeiro do laboratório deve ter?
Existem muitos elementos envolvidos na configuração e operação de um laboratório, em termos de plano de longo prazo e operação do dia-a-dia.
Por isso, um gestor financeiro de laboratório deve possuir não apenas a formação técnica para o trabalho, ele ou ela também deve ter as habilidades discutidas abaixo:
Habilidades analíticas
Essas habilidades são para o gerente de laboratório analisar e avaliar a complexidade, tecnicidade, importância, urgência e frequência das tarefas em mãos e garantir que todas elas sejam realizadas no prazo e com o mínimo de recursos.
Habilidades gerenciais
Habilidades de gerenciamento incluem planejamento, priorização, tomada de decisão, delegação e resolução de problemas.
Essas habilidades são semelhantes às habilidades analíticas. Os gestores financeiros do laboratório devem ser capazes de formular um plano, determinar a importância de cada tarefa, atrasar ou delegar certas tarefas, incluindo a nomeação da melhor equipe para lidar com essa tarefa.
Habilidades organizacionais
Outra habilidade gerencial importante é a habilidade organizacional. Estar organizado é fundamental para que os gerentes de laboratório efetuem seus planos.
A habilidade organizacional é particularmente prática na realização de certas tarefas de longa data com recursos mínimos.
Um bom exemplo disso é um fluxo de trabalho bem organizado e estabelecido para manutenção de equipamentos, que os funcionários do laboratório podem adotar como parte de sua rotina, para diminuir o tempo que os gerentes de laboratório gastam na inspeção e manutenção do equipamento enquanto realizam também outros trabalhos.
Habilidades interpessoais
Uma vez que muitas das funções dos gestores financeiros de laboratórios de análises clínicas exigem contato com a equipe, habilidades interpessoais e habilidades pessoais são imperativas.
Além disso, essas habilidades também são úteis para gerentes de laboratório em interações externas com clientes, visitantes ou fornecedores. Essas habilidades interpessoais são:
Comunicação
Os gerentes de laboratório devem ser capazes de se comunicar claramente, seja técnico ou geral, tanto por escrito quanto verbalmente.
Isso é particularmente importante para o treinamento de novos funcionários do laboratório ou quando há uma mudança de direção, novas expectativas ou novos planos sendo colocados em ação.
Coordenação
Os gerentes de laboratório geralmente precisam coordenar os líderes da organização e os funcionários do laboratório para alinhar o funcionamento do laboratório com o plano estratégico geral.
Um bom gerente de laboratório sabe como se envolver com seus funcionários, ajuda-os a reconhecer seus potenciais e os motiva a lidar com suas deficiências para atingir seus objetivos.
Negociação
Habilidades de negociação podem ser muito úteis para funções financeiras, estratégicas, táticas e operacionais.
A título de ilustração, a negociação eficaz durante a alocação de orçamento e aquisição pode aumentar o faturamento e os benefícios e economizar os gastos do laboratório.
No geral, as habilidades analíticas, de gerenciamento e interpessoais de um gerente de laboratório, juntamente com o conhecimento técnico do trabalho no laboratório, permitirão que a equipe desfrute de um ambiente de trabalho amigável que lhes permitirá atingir seu potencial máximo.
4 dicas fundamentais para otimizar a gestão financeira do laboratório
1. Noções básicas sobre termos e técnicas laboratoriais
Como o nome indica, a maioria das funções de um gestor de laboratório está no laboratório, então as interações com outros membros do laboratório devem ser eficientes e eficazes.
Na maioria das vezes, esses funcionários do laboratório são técnicos ou graduados altamente qualificados, que se sentem confortáveis usando termos especializados ao enviar mensagens sobre seus trabalhos.
A compreensão de sua linguagem e a capacidade de usá-la ajudará muito na comunicação. Um processo de comunicação eficaz apoiará o gerente do laboratório na identificação e resolução de quaisquer obstáculos que precisam ser superados e fornecerá uma imagem abrangente do trabalho – como está progredindo e se mudanças estratégicas ou táticas devem ser feitas para garantir o sucesso e a rentabilidade do trabalho.
2. Conhecer a equipe do laboratório
O sucesso do laboratório depende do sucesso da equipe do laboratório! Portanto, é benéfico conhecer e compreender o pessoal do laboratório – quem são, de onde vêm, quais são suas aspirações e como trabalham.
Esse conhecimento ajudará o gerente do laboratório a colocar o profissional certo na posição certa. Também ajudará a ajustar o envolvimento do pessoal e apoiar o processo de tomada de decisão de uma forma que seja mais eficaz para a produtividade do laboratório, aumentado assim os lucros.
3. Manter-se atualizado e adquirir novas habilidades
À medida que a ciência e a tecnologia evoluem, as atividades do laboratório também são afetadas.
Manter-se atualizado sobre os últimos desenvolvimentos na área favorecerá o crescimento, em termos de escopo de trabalho e competência da equipe.
Um gerente de laboratório, em particular, geralmente possui uma formação técnica, mas também requer habilidades não técnicas para preencher a função. Investir em sessões de treinamento relacionadas, de modo que novas habilidades relevantes possam ser adquiridas, pode ser benéfico para você e para o laboratório a longo prazo.
4. Escolher o software para gestão laboratorial e usá-lo
As funções de um gestor financeiro de laboratório são, em sua maioria, tarefas rotineiras e recorrentes, como revisão de receitas e despesas, reabastecimento de suprimentos, preparação para inspeção regulamentar ou renovação de licenças.
A maioria dessas tarefas pode ser realizada em menos tempo se as ferramentas certas forem usadas. Por exemplo, existem softwares confiáveis de rastreamento de receitas e despesas disponíveis, que também podem fornecer uma visão sobre o orçamento geral do laboratório.
No caso de reabastecimento de suprimentos, por exemplo, pode-se implementar um sistema de código de barras, no qual cada item retirado do estoque é rastreado e registrado por meio de seu código de barras. Isso economizará o tempo que um gestor gasta fazendo uma verificação regular de suprimentos, além de fornecer informações corretas e seguras sobre o inventário do laboratório.
Sendo assim, concluímos que um gestor financeiro de laboratório é semelhante a um gerente de negócios, ou seja, ele é responsável por acompanhar todos os aspectos, desde a configuração do laboratório até a definição da direção para mantê-lo funcionando.
Tudo isso requer conhecimento técnico, analítico, organizacional, habilidades interpessoais e, o mais importante, a adoção de tecnologias laboratoriais.
Investir em tecnologia, compreender a tecnicidade do laboratório, bem como a sua equipe, é a chave para se tornar o gestor financeiro de um laboratório eficiente! Além disso, não se esqueça, gestores bem-sucedidos estão sempre abertos a novas ideias.
Gostou de saber mais sobre como otimizar a gestão financeira do laboratório? Então não deixe de conferir como escolher um software de fácil implementação para laboratórios!
