Uma das grandes dores de todo gestor da área é o controle do estoque e a aquisição de materiais para laboratório de análises clínicas. Você não pode deixar faltar nenhum material, mas também não pode adquirir mais que o necessário, fazendo com que os insumos passem da data de validade e sejam desperdiçados.
A rotina de um laboratório de análises clínicas é sempre muito agitada, e com um grande fluxo de pessoas, tanto por parte dos funcionários como dos clientes. E além disso, diversos exames diferentes são realizados e mais uma série de atividades administrativas de funcionamento da empresa acontecem em um único dia.
Apesar disso, o laboratório não pode permitir que nenhum tipo de atividade pare, que algum cliente fique sem atendimento ou que os exames não possam ser realizados por falta de material. Isso comprometeria a qualidade dos serviços prestados e até a reputação do local perante aos clientes. Então mesmo com todas essas responsabilidades, você ainda precisa realizar os orçamentos com os fornecedores e negociar a data de entrega para todas as compras, sempre com a preocupação de deixar algum material faltando.
Embora as dificuldades na gestão de um negócio, neste artigo nós vamos focar no controle da aquisição dos materiais para laboratório de análises clínicas, onde vamos entender como ela é feita e quais as vantagens de você garantir um bom relacionamento com seus fornecedores, além de ter fornecedores fixo.
Considerando que você terá diversos fornecedores e uma série de materiais diferentes sendo usados no laboratório, é importante que você tenha um bom controle das compras, permitindo que você consiga descontos e mais algumas vantagens, como melhores datas de entregas ou pagamentos centralizados mensalmente.
Nesse artigo você entenderá como elaborar uma boa gestão de compras, criar um relacionamento mais duradouro com seus fornecedores e como usar isso para garantir o melhor funcionamento da logística do seu laboratório.
Qual a importância da gestão de compras
A gestão de compras tem um papel muito importante na rotina de gestão de um laboratório. É com ela que você vai garantir que o estoque de materiais para laboratório de análises clínicas estará sempre corretamente preenchido.
Mas além de manter o laboratório equipado, você precisa fazer isso tendo em vista sempre o melhor custo-benefício, garantindo assim que apenas o necessário será investido na aquisição de materiais, além de cuidar também da qualidade dos materiais adquiridos. Assim, falhas nesse processo podem comprometer os lucros do laboratório, podendo gerar até mesmo prejuízos para a empresa.
Esse risco é ainda maior em épocas de sazonalidade ou de alta demanda, quando o fluxo de exames feitos no laboratório fica acima do normal e a aquisição de materiais é maior. Nessas épocas, é comum que precise ser feito uma série de compras muito grandes, fazendo com que o armazenamento do estoque seja afetado pela grande quantidade de materiais para laboratório de análises clínicas e também o capital de giro do negócio. E por isso é importante que essas aquisições já estejam planejadas no orçamento da empresa para esses períodos de maior demanda.
Tendo conhecimento de quando haverá maior movimentação, você consegue realizar acordos com os fornecedores garantindo assim a disponibilidade dos materiais e também uma possibilidade de fazer uma negociação de descontos com eles. Mas vamos nos aprofundar mais nesse assunto ao longo do texto e você entenderá melhor como funciona essa negociação e quais os benefícios dessa prática para o seu laboratório.
Uma forma de garantir uma devida gestão dos materiais para laboratório de análises clínicas é o monitoramento da entrada e saída dos insumos. Assim, você entenderá a quantidade necessária de cada material para o mês, quinzena ou semana, dependendo de como funciona a rotina de comprar do seu laboratório em específico.
Tendo esse controle, você conseguirá realizar as compras com antecedência pois saberá exatamente quando que o estoque estará perto de acabar, além de garantir que não serão feitas aquisições em excesso, fazendo com que os insumos fiquem no estoque mais tempo que o permitido, um cuidado que deve ser tomado principalmente com aqueles que possuem data de validade, já que isso significaria prejuízo para o laboratório.
Com esse monitoramento, você também aprenderá sobre os períodos de alta ou baixa demanda dos materiais de laboratório de análises clínicas, que terá uma variação causada pela quantidade de exames realizados em cada período, e então poderá adaptar suas compras nessas temporadas para atender à demanda delas, comprando sempre a quantidade ideal de insumos, evitando desperdícios e também faltas.
Como fazer a priorização dos materiais para laboratório de análises clínicas
A priorização de materiais é muito importante para que você garanta que se houver qualquer limitação no momento da aquisição dos materiais para laboratório de análises clínicas, os de maior importância serão adquiridos primeiro e com maior garantia da qualidade.
Para você fazer essa priorização, o primeiro passo é separar os produtos entre primários e secundários. Os primários serão aqueles que têm um impacto direto no resultado final dos exames. Então se houver qualquer falha ou defeito nesses produtos, o exame todo será posto em risco. Enquanto os secundários são os demais materiais. Eles são usados no laboratório e até durante a execução dos exames, mas eles não têm um impacto direto no resultado dos exames. Um exemplo de material secundário muito utilizado é o esparadrapo. Embora ele seja muito usado em uma grande variedade de exames, a qualidade maior ou menor do esparadrapo não afetará o resultado final de nenhum dos exames.
No momento que você possuir essa separação em mãos, terá mais claro quais os materiais que precisam ser priorizados. Então na hora da compra, você deverá priorizar a verificação de qualidade dos primários, e se precisar optar por marcas, faça a escolha com base na qualidade destes materiais, e não dos secundários.
Por exemplo, supondo que você tenha que escolher entre mais de um fornecedor, avalie a qualidade dos produtos deles com base na dos produtos primários. Pois mesmo que a qualidade dos secundários seja muito boa, o resultado dos seus exames serão afetados principalmente pelos primários, por isso eles têm um peso maior no momento da escolha.
Quais as vantagens de um bom relacionamento com os fornecedores
Manter um relacionamento próximo com fornecedores pode lhe proporcionar uma série de benefícios. Você ganhará a possibilidade de negociar com eles, e normalmente conseguirá realizar acordos que são benéficos para ambos os lados.
Vamos passar aqui por alguns desses pontos de vantagens para que você possa entender a importância de selecionar seus fornecedores com cuidado e de investir em manter um contato mais próximo com eles.
Programas de vantagens
Tendo um bom relacionamento com os fornecedores, você consegue acordos melhores e até programas de vantagens, como os programas de relacionamento e fidelidade. Essa espécie de programa permite que você agende as entregas, realize o pagamento de todas elas em uma vez só e garanta sempre o melhor preço nos materiais para laboratório de análises clínicas.
Então independentemente da demanda do mercado, você garante que terá todos os materiais para laboratório de análises clínicas que você precisa, e sempre pelo mesmo preço, sem estar sujeito à volatilidade de valores do mercado. Com isso, você também consegue manter um planejamento financeiro mais preciso para se negócio, o que facilitará muito o crescimento dele e o planejamento de mudanças na empresa.
Se você tiver o controle de entrada e saída dos materiais, como foi mencionado acima, saberá quanto tempo dura cada um dos seus materiais e também saberá a demanda de cada época, e com isso você consegue deixar as comprar agendadas com os fornecedores, assim sua equipe não precisa monitorar o estoque constantemente ou fazer os mesmos pedidos todos os meses, e você garante que não haverá falta de suprimentos nos períodos de maior movimento no laboratório. Você também conseguirá adicionar nesses acordos agendamento das entregas, deixando as encomendas realizadas com antecedência.
Esse tipo de acordo também é importante porque com ele, o fornecedor vai priorizar as vendas e entregas para o seu laboratório, impedindo assim que você fique dependendo da disponibilidade do mercado e seja prejudicado nos momentos de maior demanda, correndo o risco de não encontrar os materiais para laboratório de análises clínicas disponíveis na velocidade que você precisa, acabando assim por comprometer a entrega de alguns exames e também o bom atendimento ao cliente, o que afeta também a reputação do laboratório.
Mas fazendo parte de um programa ou não, existe uma série de vantagens que você terá simplesmente por manter um bom relacionamento com os seus fornecedores.
Confiabilidade
Um desses benefícios que não depende de um programa de vantagens é a confiabilidade. Quando você trata com apenas um fornecedor e ele lhe provê sempre os mesmos materiais, você tem uma garantia constante da qualidade dos insumos. Os materiais para laboratório de análises clínicas são diferentes de produtos de outros setores no ponto em que eles não podem correr o risco de ter nenhum tipo de perda na qualidade, pois isso pode afetar completamente o resultado de algum exame, e prejudicar tanto a empresa quanto o cliente que está confiando no laboratório e depende dos resultados desses exames.
Acordos de entregas e valores
Quando você tem um fornecedor fixo que realiza todas as suas entregas, você também consegue fazer acordos com ele. E esses acordos podem ser desde acertar os melhores dias e horários para entrega como para os melhores preços ou opções diferentes de formas de pagamento. Você consegue fazer compras maiores em entregas divididas, e isso lhe garante alguns descontos devido ao grande volume da aquisição.
Segurança em períodos de alta demanda
Nos momentos de alta demanda, você também pode deixar seu pedido agendado e entrar em um acordo de desconto. Para os fornecedores, isso é vantajoso por causa da previsibilidade e da grande quantidade da aquisição. Esses são inclusive argumentos que você pode usar em uma negociação de compra. Para o fornecedor é mais vantajoso ter um cliente que todo mês fará determinada compra de insumos porque isso gera previsibilidade de venda, e ele também consegue se programar para fazer a produção dos materiais na quantidade que você precisa e também para realizar a entrega no dia que você precisa deles.
Cuidados ao escolher os fornecedores
Apesar das diversas vantagens de ter fornecedores fixos, é importante que você tenha um cuidado especial no momento de escolher eles, pois serão como seus parceiros no negócio.
Vale mais a pena você dedicar um maior tempo em pesquisar sobre as empresas para ter certeza de que está contratando os melhores, pois se precisar trocar os fornecedores posteriormente, terá que toda realizar a pesquisa e novo e também investir novamente no relacionamento com ele, para conseguir os mesmos acordos que já tinha com o anterior.
Antes de escolher um fornecedor para criar um relacionamento, é interessante que você pesquise sobre a reputação daquela empresa no mercado, na intenção de encontrar as melhores. Isso serve para que você evite problemas futuros. O que você deve analisar nos fornecedores são pontos como a qualidade dos insumos, os materiais para laboratório de análises clínicas que eles têm disponíveis, as opções de pagamentos, as opções de entregas e o histórico com os demais clientes.
Considerando que alguns dos benefícios de se ter uma parceria com os fornecedores é fazer aquisições de grande volume e também deixar comprar agendadas, você pode acabar preso em um contrato com um fornecedor insatisfatório sem a possibilidade de cancelar as compras.
A pontualidade e compromisso do fornecedor também são extremamente importantes. Além de ter a possibilidade de fazer acordos de compras, é importante que o fornecedor tenha a disponibilidade, tanto de tempo como de mão de obra e de materiais, para cumprir com a parte dele. Então ele precisa ter os materiais disponíveis nos momentos certos e também ter a logística necessária para fazer as entregas nos dias e horários corretos.
Um fator que você pode analisar para mitigar esse risco de acabar preso em um contrato com uma empresa de serviços insatisfatórios, é avaliar a capacidade de produção do fornecedor e até mesmo o tamanho dos demais clientes dele. Pois se você tiver uma demanda muito maior do que aquele fornecedor está acostumado a receber, existe o risco de que ele acabe não possuindo a capacidade de produção que você precisa e atrase alguma entrega no futuro, e isso tem efeitos colaterais muito grandes para seu laboratório e seus clientes, que também acabam afetados pela inadimplência do seu fornecedor.
Tendo em vista todos esses fatores, tomando os devidos cuidados no momento de selecionar os fornecedores e fazendo todos os controles de entrada e saída de estoque necessários, você pode trazer muitos benefícios para seu laboratório de análises clínicas tendo fornecedores fixos, negociando com eles, fazendo parte de programas de vantagens e mantendo um contato próximo com seus fornecedores para aproveitar todos os benefícios relacionados a valores, disponibilidade e agendamento de entregas.
E você, já considerou manter um relacionamento mais próximo com seus fornecedores? Nos conte nos comentários um pouco de como funciona hoje o seu processo de compra de materiais para laboratório de análises clínicas, quais as dificuldades que você está encontrando em relação aos seus atuais fornecedores e também um pouco do que você achou mais interessante em todos esses benefícios de ter um melhor relacionamento com os fornecedores.
